Quy trình thực hiện đào tạo
Quy trình làm việc từng bước hoàn chỉnh cho thực hiện chương trình đào tạo
📋 Tổng Quan
Quy trình này hướng dẫn giảng viên và chuyên gia HR qua quy trình hoàn chỉnh thực hiện chương trình đào tạo từ ghi danh đến hoàn thành.
Vai Trò: Giảng Viên / Điều Phối Viên HR / Chuyên Gia L&D Thời Gian Yêu Cầu: Thay đổi theo chương trình (1-6 tháng) Độ Khó: Trung Bình Điều Kiện Tiên Quyết: Chương trình đã phê duyệt, truy cập Module Đào Tạo
🎯 Mục Tiêu Quy Trình
Bằng cách hoàn thành quy trình này, bạn sẽ:
Thiết lập chương trình đào tạo trong hệ thống
Quản lý ghi danh và phê duyệt
Chuẩn bị tài liệu đào tạo
Triển khai các buổi đào tạo
Theo dõi tham dự và tham gia
Thực hiện đánh giá
Cấp chứng chỉ
Thu thập phản hồi
📊 Các Bước Quy Trình
Bước 1: Thiết Lập Chương Trình (Tuần 1)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Chương Trình → Tạo Chương Trình
Làm gì:
Nhấp "Tạo Chương Trình Mới"
Nhập chi tiết chương trình:
Tên: "Xuất Sắc Dịch Vụ Khách Hàng 2025"
Mã: CSE-2025-Q1
Mô Tả: Tổng quan chương trình
Mục Tiêu: Kết quả học tập
Thời Lượng: 4 tuần
Ngày Bắt Đầu: 15/01/2025
Ngày Kết Thúc: 15/02/2025
Số Học Viên Tối Đa: 30
Thêm cấu trúc chương trình:
Module 1: Kỹ Năng Giao Tiếp (Tuần 1)
Module 2: Giải Quyết Vấn Đề (Tuần 2)
Module 3: Kiến Thức Sản Phẩm (Tuần 3)
Module 4: Thực Hành & Đánh Giá (Tuần 4)
Thiết lập cài đặt ghi danh:
Mở ghi danh: 01/12/2024
Đóng ghi danh: 10/01/2025
Yêu cầu phê duyệt: Có
Phê duyệt quản lý: Có
Nhấp "Lưu"
Đầu Ra: Chương trình được tạo trong hệ thống
Bước 2: Mở Ghi Danh (Tuần 1-2)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Chương Trình → Quản Lý Ghi Danh
Làm gì:
Nhấp "Mở Ghi Danh"
Thiết lập tiêu chí ghi danh:
Phòng ban mục tiêu
Cấp độ công việc
Điều kiện tiên quyết (nếu có)
Tạo thông báo ghi danh:
Lợi ích chương trình
Lịch trình và cam kết
Cách ghi danh
Gửi thông báo qua:
Email đến đối tượng mục tiêu
Đăng trên intranet
Briefing quản lý
Theo dõi ghi danh hàng ngày
Trả lời câu hỏi từ nhân viên quan tâm
Mẫu Email Ghi Danh:
Đầu Ra: Ghi danh mở, thông báo được gửi
Bước 3: Xử Lý Phê Duyệt (Tuần 2-3)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Ghi Danh → Yêu Cầu Chờ Xử Lý
Làm gì:
Xem xét yêu cầu ghi danh hàng ngày
Kiểm tra mỗi yêu cầu:
Đáp ứng tiêu chí không?
Có điều kiện tiên quyết không?
Phê duyệt quản lý?
Phê duyệt hoặc từ chối với lý do
Gửi email xác nhận cho học viên được phê duyệt
Gửi email từ chối với lý do và lựa chọn thay thế
Theo dõi số lượng đăng ký (mục tiêu: 30)
Tiêu Chí Phê Duyệt:
✅ Từ phòng ban mục tiêu
✅ Đáp ứng điều kiện tiên quyết
✅ Có phê duyệt quản lý
✅ Có chỗ trống
✅ Không xung đột lịch trình
Đầu Ra: Danh sách học viên được phê duyệt
Bước 4: Chuẩn Bị Tài Liệu (Tuần 3-4)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Chương Trình → Tài Liệu
Làm gì:
Tải lên tài liệu đào tạo:
Slide bài giảng
Tài liệu tham khảo
Bài tập
Đánh giá
Tạo sổ tay học viên
Chuẩn bị tài liệu in:
Danh sách tham dự
Bảng tên
Chứng chỉ (mẫu)
Thiết lập công cụ:
Truy cập LMS
Tài khoản Zoom (nếu trực tuyến)
Khảo sát phản hồi
Kiểm tra tất cả liên kết và tài nguyên
Danh Sách Kiểm Tra Tài Liệu:
Đầu Ra: Tất cả tài liệu sẵn sàng
Bước 5: Truyền Đạt Trước Đào Tạo (Tuần 4)
Làm gì:
Gửi email chào mừng cho học viên
Cung cấp thông tin quan trọng:
Lịch trình chi tiết
Địa điểm/liên kết
Chuẩn bị gì
Liên hệ
Gửi lịch mời
Chia sẻ tài liệu trước đào tạo (nếu có)
Tạo nhóm chat/diễn đàn
Mẫu Email Chào Mừng:
Đầu Ra: Học viên được thông báo và chuẩn bị
Bước 6: Triển Khai Đào Tạo (Tuần 5-8)
Vị Trí: Phòng đào tạo / Nền tảng trực tuyến
Làm gì cho mỗi buổi:
Trước Buổi (30 phút):
Đến sớm, thiết lập phòng
Kiểm tra thiết bị (máy chiếu, âm thanh, v.v.)
Chuẩn bị tài liệu
Chào đón học viên
Trong Buổi (2 giờ):
Điểm danh (5 phút)
Xem xét buổi trước (10 phút)
Giảng dạy nội dung mới (60 phút)
Hoạt động thực hành (30 phút)
Q&A (10 phút)
Tóm tắt và bài tập về nhà (5 phút)
Sau Buổi (15 phút):
Cập nhật tham dự trong hệ thống
Trả lời câu hỏi còn lại
Tải lên tài liệu buổi học
Gửi email tóm tắt
Mẹo Triển Khai:
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Khuyến khích tham gia
Sử dụng ví dụ thực tế
Kiểm tra hiểu biết thường xuyên
Linh hoạt với tốc độ
Đầu Ra: Buổi đào tạo được triển khai thành công
Bước 7: Theo Dõi Tiến Độ (Liên Tục)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Chương Trình → Theo Dõi
Làm gì:
Theo dõi tham dự hàng ngày
Xác định học viên có nguy cơ:
Vắng mặt > 20%
Điểm thấp
Tham gia thấp
Liên hệ học viên có nguy cơ
Cung cấp hỗ trợ bổ sung:
Buổi bổ sung
Tài liệu thêm
Coaching 1-1
Cập nhật quản lý về tiến độ
Chỉ Số Theo Dõi:
Tham Dự: Mục tiêu 90%+
Tham Gia: Mục tiêu 80%+
Hoàn Thành Bài Tập: Mục tiêu 85%+
Điểm Trung Bình: Mục tiêu 75%+
Đầu Ra: Tất cả học viên trên đường đạt thành công
Bước 8: Thực Hiện Đánh Giá (Tuần 8)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Đánh Giá → Tạo Đánh Giá
Làm gì:
Tạo đánh giá cuối cùng:
20 câu hỏi trắc nghiệm
2 câu hỏi tình huống
1 bài tập thực hành
Thiết lập cài đặt đánh giá:
Thời gian: 90 phút
Điểm đậu: 75%
Số lần thử: 2
Lên lịch đánh giá
Thông báo cho học viên
Giám sát trong đánh giá
Chấm điểm và cung cấp phản hồi
Cho phép thử lại nếu cần
Tiêu Chí Đánh Giá:
Kiến Thức: 40% (quiz)
Kỹ Năng: 40% (thực hành)
Ứng Dụng: 20% (tình huống)
Đầu Ra: Tất cả học viên được đánh giá
Bước 9: Cấp Chứng Chỉ (Tuần 9)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Chứng Chỉ → Tạo Chứng Chỉ
Làm gì:
Xác định học viên đủ điều kiện:
Tham dự ≥ 80%
Điểm đánh giá ≥ 75%
Hoàn thành tất cả bài tập
Tạo chứng chỉ:
Nhấp "Tạo Chứng Chỉ Hàng Loạt"
Chọn học viên đủ điều kiện
Xem trước và phê duyệt
Gửi chứng chỉ qua email
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Lên lịch lễ tốt nghiệp (tùy chọn)
Mẫu Email Chứng Chỉ:
Đầu Ra: Chứng chỉ được cấp
Bước 10: Thu Thập Phản Hồi (Tuần 9)
Vị Trí: Module Đào Tạo → Khảo Sát → Tạo Khảo Sát
Làm gì:
Tạo khảo sát phản hồi:
Sự hài lòng tổng thể
Chất lượng nội dung
Hiệu quả giảng viên
Tài liệu và công cụ
Ứng dụng vào công việc
Đề xuất cải tiến
Gửi khảo sát cho tất cả học viên
Theo dõi tỷ lệ phản hồi (mục tiêu: 80%+)
Phân tích kết quả
Tạo báo cáo tóm tắt
Chia sẻ với các bên liên quan
Lập kế hoạch cải tiến
Câu Hỏi Khảo Sát Chính:
Đánh giá chương trình tổng thể (1-5)
Nội dung có liên quan đến công việc không?
Giảng viên có hiệu quả không?
Bạn sẽ giới thiệu chương trình này không?
Bạn sẽ áp dụng gì vào công việc?
Đề xuất cải tiến?
Đầu Ra: Phản hồi được thu thập và phân tích
✅ Danh Sách Kiểm Tra Quy Trình
💡 Thực Hành Tốt Nhất
Chuẩ Bị Kỹ: Chuẩn bị tất cả tài liệu trước
Giao Tiếp Thường Xuyên: Giữ học viên được thông báo
Gắn Kết: Làm cho đào tạo tương tác và thú vị
Theo Dõi: Xác định và hỗ trợ học viên có nguy cơ
Linh Hoạt: Điều chỉnh dựa trên phản hồi
Tài Liệu: Ghi lại mọi thứ trong hệ thống
📞 Bước Tiếp Theo
Sau khi hoàn thành quy trình này:
Đánh Giá Hiệu Quả: Làm theo Quy Trình 3 (Đánh Giá & Đánh Giá)
Tạo Báo Cáo: Sử dụng Quy Trình 4 (Báo Cáo & Phân Tích)
Lập Kế Hoạch Cải Tiến: Áp dụng phản hồi cho lần chạy tiếp theo
Chia Sẻ Thành Công: Truyền đạt kết quả cho các bên liên quan
Phiên Bản: 1.0 Ngày: 2025-10-19 Trạng Thái: ✅ Hoàn Thành
Last updated