Khái niệm chính
Hiểu các khái niệm cốt lõi của Quản Lý Vòng Đời Nhân Viên
📚 Tổng Quan
Hướng dẫn này giải thích các khái niệm cơ bản bạn cần hiểu để sử dụng hiệu quả module Quản Lý Vòng Đời Nhân Viên.
🎯 Khái Niệm Cốt Lõi
1. Quản Lý Vòng Đời
Định Nghĩa: Quy trình có hệ thống quản lý hành trình của nhân viên từ khi gia nhập đến khi rời khỏi tổ chức.
Hai Giai Đoạn Chính:
Onboarding: Hòa nhập nhân viên mới (Pre-boarding đến 90 ngày)
Offboarding: Quy trình rời đi chuyên nghiệp (Thông báo đến sau khi rời đi)
Mục Đích:
Đảm bảo trải nghiệm nhất quán
Duy trì tuân thủ
Cải thiện tỷ lệ giữ chân và năng suất
Thu thập cái nhìn sâu sắc để cải tiến
2. Kế Hoạch vs Mẫu
Kế Hoạch
Là Gì: Các trường hợp cá nhân cho nhân viên cụ thể Khi Nào: Được tạo cho mỗi nhân viên mới hoặc nhân viên rời đi Đặc Điểm:
Dành riêng cho nhân viên
Chứa ngày và phân công thực tế
Theo dõi tiến độ thực tế
Có thể sửa đổi trong quá trình thực hiện
Có trạng thái (Nháp, Đang Hoạt Động, Đã Hoàn Thành, Đã Hủy)
Ví Dụ:
Mẫu
Là Gì: Bản thiết kế có thể tái sử dụng để tạo kế hoạch Khi Nào: Được tạo một lần, sử dụng nhiều lần Đặc Điểm:
Dành riêng cho vai trò hoặc phòng ban
Chứa thời gian tương đối (ví dụ: "Ngày 1", "Tuần 1")
Xác định nhiệm vụ và mốc quan trọng tiêu chuẩn
Có thể tùy chỉnh mỗi lần sử dụng
Cải thiện tính nhất quán
Ví Dụ:
Mối Quan Hệ:
3. Các Mốc Quan Trọng
Định Nghĩa: Các giai đoạn chính trong hành trình onboarding nhóm các nhiệm vụ liên quan.
Các Mốc Onboarding
Pre-boarding
Thời Gian: Chấp nhận đề nghị đến Ngày 1
Thời Lượng: 1-2 tuần
Trọng Tâm: Chuẩn bị và mong đợi
Hoạt Động: Giấy tờ, thiết lập IT, giao tiếp chào mừng
Ngày 1
Thời Gian: Ngày đầu tiên
Thời Lượng: 1 ngày
Trọng Tâm: Chào mừng và định hướng
Hoạt Động: Gặp đội ngũ, thiết lập không gian làm việc, đào tạo ban đầu
Tuần 1
Thời Gian: Ngày 1-7
Thời Lượng: 1 tuần
Trọng Tâm: Hòa nhập ban đầu
Hoạt Động: Định hướng phòng ban, đào tạo vai trò, gặp các bên liên quan
Tháng 1 (30 Ngày)
Thời Gian: Ngày 1-30
Thời Lượng: 1 tháng
Trọng Tâm: Học tập và đóng góp
Hoạt Động: Hoàn thành đào tạo, dự án đầu tiên, check-in 30 ngày
Ngày 90
Thời Gian: Ngày 1-90
Thời Lượng: 3 tháng
Trọng Tâm: Hòa nhập hoàn toàn và đánh giá
Hoạt Động: Làm việc độc lập, đánh giá 60 và 90 ngày, đạt mục tiêu
Các Giai Đoạn Offboarding
Thời Gian Thông Báo
Thông báo nghỉ việc/chấm dứt
Lập kế hoạch chuyển giao
Khởi tạo chuyển giao kiến thức
Chuẩn Bị Rời Đi
Hoàn thành công việc đang chờ
Ghi lại quy trình
Chuyển giao trách nhiệm
Tuần Cuối Cùng
Phỏng vấn rời công ty
Trả lại tài sản
Thu hồi quyền truy cập
Sau Khi Rời Đi
Xử lý cuối cùng
Mạng lưới cựu nhân viên
Phân tích rời đi
4. Nhiệm Vụ
Định Nghĩa: Các hoạt động cụ thể cần được hoàn thành như một phần của quy trình vòng đời.
Thuộc Tính Nhiệm Vụ
Danh Mục Nhiệm Vụ
Nhiệm Vụ HR
Đăng ký phúc lợi
Xác nhận chính sách
Tài liệu
Đào tạo tuân thủ
Giấy tờ rời đi
Nhiệm Vụ IT
Tạo tài khoản
Cấp phát thiết bị
Cài đặt phần mềm
Quản lý quyền truy cập
Thu hồi tài sản
Nhiệm Vụ Quản Lý
Giới thiệu đội ngũ
Đào tạo vai trò
Đặt mục tiêu
Đánh giá hiệu suất
Chuyển giao kiến thức
Nhiệm Vụ Buddy
Cố vấn
Hòa nhập văn hóa
Trả lời câu hỏi
Hoạt động xã hội
Thu thập phản hồi
Nhiệm Vụ Nhân Viên
Hoàn thành biểu mẫu
Tham dự đào tạo
Đọc chính sách
Thiết lập không gian làm việc
Tham gia hoạt động
Trạng Thái Nhiệm Vụ
Đang Chờ: Chưa bắt đầu
Đang Thực Hiện: Đang được thực hiện
Đã Hoàn Thành: Hoàn thành thành công
Đã Bỏ Qua: Không áp dụng hoặc bỏ qua
Mức Độ Ưu Tiên Nhiệm Vụ
Cao: Quan trọng, phải hoàn thành đúng hạn
Trung Bình: Quan trọng, nên hoàn thành
Thấp: Tốt nếu có, thời gian linh hoạt
5. Vai Trò và Trách Nhiệm
Quản Trị Viên HR
Trách Nhiệm:
Tạo và quản lý mẫu
Khởi tạo kế hoạch cho nhân viên mới/rời đi
Giám sát tiến độ toàn tổ chức
Tạo báo cáo và phân tích
Đảm bảo tuân thủ
Cấu hình cài đặt hệ thống
Quyền:
Truy cập đầy đủ vào tất cả kế hoạch và mẫu
Tạo, chỉnh sửa, xóa kế hoạch
Phân công nhiệm vụ cho bất kỳ vai trò nào
Xem tất cả phân tích
Quản lý thông báo
Quản Lý
Trách Nhiệm:
Xem xét kế hoạch cho thành viên nhóm
Hoàn thành nhiệm vụ dành cho quản lý
Thực hiện check-in và đánh giá
Cung cấp phản hồi và hỗ trợ
Giám sát tiến độ thành viên nhóm
Tùy chỉnh kế hoạch khi cần
Quyền:
Xem và chỉnh sửa kế hoạch cho báo cáo trực tiếp
Hoàn thành nhiệm vụ được phân công
Thêm ghi chú và phản hồi
Lên lịch check-in
Xem phân tích nhóm
Buddy/Cố Vấn
Trách Nhiệm:
Chào đón và hướng dẫn nhân viên mới
Hoàn thành nhiệm vụ được phân công cho buddy
Trả lời câu hỏi
Chia sẻ kiến thức và văn hóa
Cung cấp phản hồi không chính thức
Báo cáo tiến độ hòa nhập
Quyền:
Xem kế hoạch onboarding được phân công
Hoàn thành nhiệm vụ buddy
Thêm ghi chú và quan sát
Giao tiếp với nhân viên mới
Quản Trị Viên IT
Trách Nhiệm:
Cấp phát tài khoản và quyền truy cập
Cung cấp thiết bị
Cài đặt phần mềm
Khắc phục sự cố kỹ thuật
Thu hồi quyền truy cập khi rời đi
Theo dõi tài sản IT
Quyền:
Xem nhiệm vụ liên quan đến IT
Hoàn thành nhiệm vụ IT
Cập nhật trạng thái thiết bị
Thêm ghi chú kỹ thuật
Nhân Viên
Trách Nhiệm:
Hoàn thành nhiệm vụ được phân công
Tham dự các hoạt động theo lịch
Tham gia check-in
Đặt và theo dõi mục tiêu
Cung cấp phản hồi
Đặt câu hỏi
Quyền:
Xem kế hoạch onboarding/offboarding của riêng mình
Hoàn thành nhiệm vụ nhân viên
Xem tiến độ
Truy cập tài nguyên
Giao tiếp với đội ngũ
6. Check-in và Mục Tiêu
Check-in
Mục Đích: Các điểm tiếp xúc thường xuyên để đánh giá tiến độ, cung cấp hỗ trợ và thu thập phản hồi.
Lịch Trình Tiêu Chuẩn:
Mục Tiêu
Mục Tiêu 30-60-90 Ngày: Các mục tiêu có cấu trúc cho nhân viên mới.
Mục Tiêu 30 Ngày (Học Tập)
Hiểu văn hóa công ty
Học quy trình đội ngũ
Hoàn thành đào tạo ban đầu
Xây dựng mối quan hệ
Hoàn thành nhiệm vụ nhỏ đầu tiên
Mục Tiêu 60 Ngày (Đóng Góp)
Làm việc trên các dự án đội ngũ
Áp dụng kỹ năng đã học
Tham gia tích cực
Tìm kiếm phản hồi
Xác định lĩnh vực cải thiện
Mục Tiêu 90 Ngày (Thực Hiện)
Làm việc độc lập
Cung cấp kết quả chất lượng
Cố vấn người khác
Đề xuất cải tiến
Thể hiện năng lực
7. Phỏng Vấn Rời Công Ty
Mục Đích: Thu thập phản hồi từ nhân viên rời đi để cải thiện tổ chức.
Thành Phần:
Danh Mục Câu Hỏi
Lý do rời đi
Sự hài lòng công việc
Hiệu quả quản lý
Văn hóa công ty
Môi trường làm việc
Phát triển nghề nghiệp
Lương và phúc lợi
Đề xuất cải tiến
Loại Câu Hỏi
Trắc nghiệm
Thang đo đánh giá
Văn bản mở
Câu hỏi Có/Không
Hình Thức Phỏng Vấn
Phỏng vấn trực tiếp
Bảng câu hỏi trực tuyến
Phỏng vấn qua điện thoại
Khảo sát bằng văn bản
Bảo Mật
Tùy chọn ẩn danh có sẵn
Phản hồi bảo mật
Báo cáo tổng hợp
Lưu trữ an toàn
8. Thông Báo và Nhắc Nhở
Mục Đích: Giữ cho mọi người được thông báo và đúng hướng.
Loại Thông Báo:
Thông Báo Nhiệm Vụ
Nhiệm vụ được phân công
Nhiệm vụ sắp đến hạn (3 ngày trước)
Nhiệm vụ quá hạn
Nhiệm vụ đã hoàn thành
Thông Báo Kế Hoạch
Kế hoạch được tạo
Kế hoạch được kích hoạt
Đạt mốc quan trọng
Kế hoạch đã hoàn thành
Thông Báo Check-in
Check-in đã lên lịch
Nhắc nhở check-in (1 ngày trước)
Check-in đã hoàn thành
Thông Báo Hệ Thống
Mẫu được cập nhật
Báo cáo có sẵn
Cập nhật hệ thống
Kênh Thông Báo:
Thông báo trong ứng dụng
Cảnh báo email
Cập nhật bảng điều khiển
Thông báo di động (nếu được bật)
9. Phân Tích và Chỉ Số
Chỉ Số Onboarding
Tỷ Lệ Hoàn Thành
Thời Gian Đạt Năng Suất
Thời Gian Hoàn Thành Nhiệm Vụ
Sự Hài Lòng Của Nhân Viên Mới
Chỉ Số Offboarding
Tỷ Lệ Nghỉ Việc
Lý Do Rời Đi
Phân Tích Thời Gian Làm Việc
Đủ Điều Kiện Tuyển Lại
🔗 Tài Nguyên Liên Quan
Giới Thiệu - Tổng quan module
Bắt Đầu Nhanh - Bắt đầu nhanh chóng
Tổng Quan Bảng Điều Khiển - Điều hướng giao diện
Hướng Dẫn Tính Năng - Tính năng chi tiết
Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt
Last updated