Phân phối khảo sát

Quy trình gửi khảo sát đến đúng người, đúng thời điểm

📋 Tổng Quan

Workflow này hướng dẫn bạn các phương pháp phân phối khảo sát hiệu quả, từ việc xác định đối tượng, chọn kênh phân phối, đến theo dõi và tối ưu hóa tỷ lệ phản hồi.

Thời Gian Ước Tính: 15-30 phút

Kết Quả: Khảo sát được gửi đến đúng đối tượng với tỷ lệ phản hồi cao

---

🎯 Mục Tiêu

Sau khi hoàn thành workflow này, bạn sẽ:

• ✅ Xác định đúng đối tượng

• ✅ Chọn kênh phân phối phù hợp

• ✅ Tạo thông điệp mời hiệu quả

• ✅ Lên lịch gửi tối ưu

• ✅ Thiết lập nhắc nhở

• ✅ Theo dõi và tối ưu

---

📝 Quy Trình

Giai Đoạn 1: Chuẩn Bị (10 phút)

Bước 1.1: Xác Định Đối Tượng

Câu Hỏi:

Ai Cần Trả Lời?
  ❓ Tất cả nhân viên?
  ❓ Phòng ban cụ thể?
  ❓ Cấp bậc nào?
  ❓ Địa điểm nào?
  ❓ Điều kiện gì?

Bao Nhiêu Người?
  ❓ Số lượng ước tính?
  ❓ Tỷ lệ phản hồi mong đợi?
  ❓ Số phản hồi tối thiểu?

Ví Dụ:

Khảo Sát: Gắn Kết Nhân Viên Q4 2025

Đối Tượng:
  - Tất cả nhân viên chính thức
  - Thâm niên >= 3 tháng
  - Tất cả phòng ban
  - Tất cả địa điểm

Số Lượng:
  - Tổng: 500 nhân viên
  - Tỷ lệ phản hồi mong đợi: 80%
  - Phản hồi dự kiến: 400
  - Tối thiểu cần: 350 (70%)

Bước 1.2: Chọn Phương Pháp

Tùy Chọn:

1. Email:
   ✅ Phù hợp: Khảo sát chính thức, nhiều người
   ⏱️ Tỷ lệ phản hồi: 60-80%
   📊 Theo dõi: Tốt
   
2. Link Trực Tiếp:
   ✅ Phù hợp: Chia sẻ linh hoạt, nhanh chóng
   ⏱️ Tỷ lệ phản hồi: 40-60%
   📊 Theo dõi: Trung bình
   
3. QR Code:
   ✅ Phù hợp: Sự kiện, offline, mobile
   ⏱️ Tỷ lệ phản hồi: 30-50%
   📊 Theo dõi: Trung bình
   
4. Nhúng Website:
   ✅ Phù hợp: Khách hàng, website traffic cao
   ⏱️ Tỷ lệ phản hồi: 20-40%
   📊 Theo dõi: Tốt
   
5. In-App:
   ✅ Phù hợp: Người dùng app, feedback nhanh
   ⏱️ Tỷ lệ phản hồi: 50-70%
   📊 Theo dõi: Rất tốt

Quyết Định:

Chọn: Email + In-App

Lý Do:
  ✅ Đối tượng là nhân viên (có email công ty)
  ✅ Khảo sát chính thức, quan trọng
  ✅ Cần tỷ lệ phản hồi cao
  ✅ Cần theo dõi chi tiết
  ✅ Kết hợp in-app để tăng visibility

Bước 1.3: Lập Timeline

Kế Hoạch:

Ngày 01/10 (Thứ 2):
  08:00 - Gửi email mời đợt 1 (250 người)
  
Ngày 02/10 (Thứ 3):
  08:00 - Gửi email mời đợt 2 (250 người)
  
Ngày 04/10 (Thứ 5):
  09:00 - Nhắc nhở lần 1 (chưa hoàn thành)
  
Ngày 08/10 (Thứ 2):
  09:00 - Nhắc nhở lần 2 (chưa hoàn thành)
  
Ngày 12/10 (Thứ 5):
  09:00 - Nhắc nhở cuối (chưa hoàn thành)
  
Ngày 15/10 (Thứ 1):
  23:59 - Đóng khảo sát

Lý Do:

Gửi Theo Đợt:
  ✅ Tránh quá tải server
  ✅ Dễ theo dõi
  ✅ Xử lý vấn đề kịp thời

Gửi Thứ 2-3:
  ✅ Đầu tuần, năng lượng cao
  ✅ Tránh cuối tuần
  ✅ Thời gian tốt nhất

Nhắc Nhở 3 Lần:
  ✅ Không quá nhiều (spam)
  ✅ Đủ để nhắc nhở
  ✅ Khoảng cách hợp lý

---

Giai Đoạn 2: Tạo Nội Dung (10 phút)

Bước 2.1: Email Mời

Cấu Trúc:

Chủ Đề:
  - Ngắn gọn, rõ ràng
  - Tạo sự chú ý
  - Không spam

Nội Dung:
  1. Lời chào
  2. Giới thiệu mục đích
  3. Tầm quan trọng
  4. Thời gian cần
  5. Deadline
  6. Call-to-action
  7. Bảo mật
  8. Liên hệ hỗ trợ

Mẫu Email:

Chủ Đề: [Quan Trọng] Khảo Sát Gắn Kết Nhân Viên Q4 2025

Xin chào [Tên],

Chúng tôi mời bạn tham gia Khảo Sát Gắn Kết Nhân Viên Q4 2025. 
Ý kiến của bạn rất quan trọng để giúp chúng ta xây dựng môi 
trường làm việc tốt hơn.

📊 Mục Đích:
   - Đo lường mức độ gắn kết
   - Xác định điểm mạnh và cần cải thiện
   - Lập kế hoạch hành động cho năm 2026

⏱️ Thời Gian: Chỉ 10-12 phút
📅 Deadline: 15/10/2025
🔒 Bảo Mật: Hoàn toàn ẩn danh

┌─────────────────────────────────────┐
│   [BẮT ĐẦU KHẢO SÁT]                │
└─────────────────────────────────────┘

Phản hồi của bạn sẽ được sử dụng để:
✓ Cải thiện chính sách và quy trình
✓ Phát triển chương trình phúc lợi
✓ Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp

Nếu có câu hỏi, vui lòng liên hệ:
📧 [email protected]
📞 [phone]

Cảm ơn bạn đã dành thời gian!

Trân trọng,
Phòng Nhân Sự

Tips:

✅ Làm:
  - Cá nhân hóa (dùng tên)
  - Giải thích tầm quan trọng
  - Nêu rõ thời gian
  - Đảm bảo bảo mật
  - CTA rõ ràng
  
❌ Không Làm:
  - Chủ đề chung chung
  - Nội dung dài dòng
  - Không nói thời gian
  - Không đảm bảo ẩn danh
  - Nhiều CTA

Bước 2.2: Email Nhắc Nhở

Nhắc Nhở Lần 1 (Ngày 4):

Chủ Đề: Nhắc Nhở: Khảo Sát Gắn Kết Q4 - Còn 11 Ngày

Xin chào [Tên],

Chúng tôi nhận thấy bạn chưa hoàn thành Khảo Sát Gắn Kết 
Nhân Viên Q4 2025. 

Ý kiến của bạn rất quan trọng! Hiện tại chúng tôi đã nhận 
được 180/500 phản hồi (36%).

⏱️ Chỉ cần 10 phút
📅 Deadline: 15/10/2025 (còn 11 ngày)

┌─────────────────────────────────────┐
│   [HOÀN THÀNH KHẢO SÁT]             │
└─────────────────────────────────────┘

Cảm ơn bạn!

Nhắc Nhở Lần 2 (Ngày 8):

Chủ Đề: [Nhắc Nhở Lần 2] Khảo Sát Gắn Kết - Còn 7 Ngày

Xin chào [Tên],

Đây là lời nhắc thứ 2 về Khảo Sát Gắn Kết Q4 2025.

Chúng tôi đã nhận được 320/500 phản hồi (64%). Chúng tôi 
cần thêm ý kiến của bạn để có cái nhìn toàn diện.

⏱️ 10 phút
📅 Còn 7 ngày (đến 15/10)

┌─────────────────────────────────────┐
│   [THAM GIA NGAY]                   │
└─────────────────────────────────────┘

Nếu bạn đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành, bạn có thể tiếp 
tục từ nơi đã dừng lại.

Cảm ơn!

Nhắc Nhở Cuối (Ngày 12):

Chủ Đề: [Cơ Hội Cuối] Khảo Sát Gắn Kết - Còn 3 Ngày

Xin chào [Tên],

Đây là cơ hội cuối cùng để chia sẻ ý kiến của bạn trong 
Khảo Sát Gắn Kết Q4 2025.

⏰ Khảo sát sẽ đóng vào 15/10/2025 (còn 3 ngày)
📊 Hiện tại: 410/500 phản hồi (82%)

Chúng tôi muốn nghe từ BẠN!

┌─────────────────────────────────────┐
│   [HOÀN THÀNH NGAY]                 │
└─────────────────────────────────────┘

Sau 15/10, bạn sẽ không thể tham gia nữa.

Cảm ơn bạn rất nhiều!

Bước 2.3: Thông Báo In-App

Banner:

Vị Trí: Đầu trang dashboard
Loại: Info banner (màu xanh)
Nội Dung:
  "📊 Khảo Sát Gắn Kết Q4 đang chờ bạn! 
   Chỉ 10 phút. Deadline: 15/10. [Tham Gia Ngay]"
Hiển Thị: Cho người chưa hoàn thành
Thời Gian: 01/10 - 15/10

Popup (Tùy Chọn):

Kích Hoạt: Sau 3 ngày chưa hoàn thành
Tần Suất: 1 lần/ngày
Nội Dung:
  Tiêu đề: "Ý Kiến Của Bạn Quan Trọng!"
  Nội dung: "Khảo Sát Gắn Kết Q4 đang chờ bạn..."
  Nút: [Tham Gia] [Để Sau]

---

Giai Đoạn 3: Cấu Hình Gửi (5-10 phút)

Bước 3.1: Cấu Hình Email

Giao Diện:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Phân Phối Khảo Sát: Email                          │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                     │
│ Người Nhận:                                        │
│ ● Danh sách cụ thể                                 │
│   [Chọn Từ Danh Sách ▼] [Nhập Email]              │
│                                                     │
│ ○ Tất cả nhân viên                                 │
│ ○ Theo bộ lọc                                      │
│                                                     │
│ Đã Chọn: 500 người                                 │
│                                                     │
│ Gửi Theo Đợt:                                      │
│ ☑ Chia thành [2] đợt                               │
│   Đợt 1: [250] người - [01/10/2025 08:00]         │
│   Đợt 2: [250] người - [02/10/2025 08:00]         │
│                                                     │
│ Email Mời:                                         │
│ [Chọn Template ▼] [Tùy Chỉnh]                     │
│                                                     │
│ Nhắc Nhở:                                          │
│ ☑ Nhắc nhở tự động                                 │
│   Lần 1: Sau [3] ngày                              │
│   Lần 2: Sau [7] ngày                              │
│   Lần 3: Trước deadline [3] ngày                   │
│                                                     │
│ [Hủy]  [Lưu và Tiếp Tục]                           │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Cấu Hình:

Người Nhận:
  Phương pháp: Danh sách cụ thể
  File: employees_q4_2025.csv
  Số lượng: 500
  
Gửi Theo Đợt:
  Đợt 1: 250 người - 01/10/2025 08:00
  Đợt 2: 250 người - 02/10/2025 08:00
  
Email:
  Template: Employee Engagement Invitation
  Tùy chỉnh: Có (đã chỉnh sửa)
  
Nhắc Nhở:
  Lần 1: 04/10/2025 09:00
  Lần 2: 08/10/2025 09:00
  Lần 3: 12/10/2025 09:00
  Chỉ gửi: Chưa hoàn thành

Bước 3.2: Cấu Hình In-App

Giao Diện:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Phân Phối Khảo Sát: In-App                         │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                     │
│ Banner:                                            │
│ ☑ Hiển thị banner trên dashboard                   │
│   Nội dung: [Tùy chỉnh]                            │
│   Màu sắc: [Info (Xanh) ▼]                         │
│   Vị trí: [Đầu trang ▼]                            │
│                                                     │
│ Popup:                                             │
│ ☑ Hiển thị popup nhắc nhở                          │
│   Sau: [3] ngày chưa hoàn thành                    │
│   Tần suất: [1 lần/ngày ▼]                         │
│   Nội dung: [Tùy chỉnh]                            │
│                                                     │
│ Thông Báo:                                         │
│ ☑ Gửi thông báo in-app                             │
│   Khi: [Khảo sát mới ▼]                            │
│   Âm thanh: [Có ▼]                                 │
│                                                     │
│ [Hủy]  [Lưu và Tiếp Tục]                           │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Bước 3.3: Xem Trước và Test

Checklist:

☐ Xem trước email mời
☐ Xem trước email nhắc nhở
☐ Test gửi đến email test
☐ Kiểm tra link hoạt động
☐ Kiểm tra hiển thị mobile
☐ Xác nhận danh sách người nhận
☐ Xác nhận thời gian gửi

Test Email:

1. Gửi Test:
   - Gửi đến 2-3 email test
   - Kiểm tra hiển thị
   - Click link
   - Xác nhận hoạt động

2. Kiểm Tra:
   ✅ Chủ đề rõ ràng
   ✅ Nội dung đúng
   ✅ Link hoạt động
   ✅ Hiển thị tốt trên mobile
   ✅ Không vào spam
   ✅ Cá nhân hóa đúng

---

Giai Đoạn 4: Phân Phối (1 phút)

Bước 4.1: Xác Nhận Cuối

Checklist:

☐ Khảo sát đã xuất bản
☐ Danh sách người nhận đúng
☐ Email đã test
☐ Thời gian gửi đúng
☐ Nhắc nhở đã cấu hình
☐ Đã được phê duyệt (nếu cần)

Bước 4.2: Kích Hoạt Phân Phối

Giao Diện:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Xác Nhận Phân Phối                                 │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                     │
│ Khảo Sát: Khảo Sát Gắn Kết Nhân Viên Q4 2025      │
│                                                     │
│ Phương Pháp: Email + In-App                        │
│                                                     │
│ Người Nhận: 500 nhân viên                          │
│                                                     │
│ Lịch Trình:                                        │
│ • 01/10/2025 08:00 - Email đợt 1 (250 người)       │
│ • 02/10/2025 08:00 - Email đợt 2 (250 người)       │
│ • 04/10/2025 09:00 - Nhắc nhở lần 1                │
│ • 08/10/2025 09:00 - Nhắc nhở lần 2                │
│ • 12/10/2025 09:00 - Nhắc nhở lần 3                │
│                                                     │
│ ⚠️ Sau khi kích hoạt, không thể hủy email đã lên   │
│    lịch. Bạn có thể tạm dừng các email chưa gửi.   │
│                                                     │
│ [Hủy]  [Kích Hoạt Phân Phối]                       │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Hành Động:

1. Xem xét thông tin cuối cùng
2. Click "Kích Hoạt Phân Phối"
3. Xác nhận
4. Chờ thông báo thành công

Bước 4.3: Xác Nhận

Thông Báo:

✅ Phân phối đã được kích hoạt

Chi Tiết:
  - Email đợt 1 sẽ gửi: 01/10/2025 08:00
  - Email đợt 2 sẽ gửi: 02/10/2025 08:00
  - Banner in-app: Đã kích hoạt
  - Nhắc nhở: Đã lên lịch (3 lần)

Hành Động Tiếp Theo:
  → Theo dõi dashboard
  → Xem báo cáo gửi
  → Theo dõi tỷ lệ phản hồi

---

Giai Đoạn 5: Theo Dõi và Tối Ưu (Liên tục)

Bước 5.1: Theo Dõi Dashboard

Dashboard Phân Phối:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ DASHBOARD PHÂN PHỐI                                │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                     │
│ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌─────────┐│
│ │   500    │ │   485    │ │   320    │ │   64%   ││
│ │ Đã Gửi   │ │ Đã Mở    │ │ Đã Click │ │ Hoàn Th.││
│ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └─────────┘│
│                                                     │
│ Tỷ Lệ Theo Thời Gian:                              │
│ [Biểu đồ đường: Tỷ lệ phản hồi theo ngày]          │
│                                                     │
│ Theo Phòng Ban:                                    │
│ IT:        ████████████ 75% (45/60)                │
│ Marketing: ██████████   68% (34/50)                │
│ Bán Hàng:  ████████     58% (87/150)               │
│ HR:        ███████████  72% (18/25)                │
│                                                     │
│ Email Gần Nhất: 08/10/2025 09:00 (Nhắc nhở lần 2) │
│ Trạng thái: ✅ Đã gửi thành công (500/500)         │
│                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Chỉ Số Quan Trọng:

Gửi Email:
  - Đã gửi: 500/500 (100%)
  - Thành công: 500 (100%)
  - Thất bại: 0 (0%)
  - Bounce: 0 (0%)

Tương Tác:
  - Đã mở: 485/500 (97%)
  - Đã click: 320/500 (64%)
  - Tỷ lệ click: 66% (320/485)

Phản Hồi:
  - Đã bắt đầu: 350/500 (70%)
  - Hoàn thành: 320/500 (64%)
  - Tỷ lệ hoàn thành: 91% (320/350)
  - Đang làm: 30 (6%)

Bước 5.2: Phân Tích Hiệu Quả

Theo Kênh:

Email:
  - Gửi: 500
  - Mở: 485 (97%)
  - Click: 320 (64%)
  - Hoàn thành: 280 (56%)

In-App Banner:
  - Hiển thị: 500
  - Click: 85 (17%)
  - Hoàn thành: 40 (8%)

Tổng Hoàn Thành: 320 (64%)

Theo Thời Gian:

Ngày 01/10: 85 phản hồi (17%)
Ngày 02/10: 120 phản hồi (24%) - Tổng: 205 (41%)
Ngày 03/10: 35 phản hồi (7%) - Tổng: 240 (48%)
Ngày 04/10: 25 phản hồi (5%) - Tổng: 265 (53%)
Ngày 05/10: 30 phản hồi (6%) - Tổng: 295 (59%) ← Sau nhắc nhở 1
Ngày 06/10: 10 phản hồi (2%) - Tổng: 305 (61%)
Ngày 07/10: 5 phản hồi (1%) - Tổng: 310 (62%)
Ngày 08/10: 10 phản hồi (2%) - Tổng: 320 (64%) ← Sau nhắc nhở 2

Phân Tích:

Insights:
  ✅ Tỷ lệ mở email rất cao (97%)
  ✅ Tỷ lệ click tốt (64%)
  ✅ Tỷ lệ hoàn thành đạt mục tiêu (64% > 60%)
  ⚠️ Bán Hàng có tỷ lệ thấp (58%)
  ⚠️ Giảm dần sau ngày 3
  ✅ Nhắc nhở có hiệu quả (+5% mỗi lần)

Bước 5.3: Tối Ưu Hóa

Hành Động:

Vấn Đề 1: Bán Hàng Tỷ Lệ Thấp (58%)

Phân Tích:
  - Có thể bận với khách hàng
  - Ít thời gian ở văn phòng
  - Ít check email

Giải Pháp:
  ✅ Gửi email nhắc nhở riêng cho Bán Hàng
  ✅ Nhấn mạnh tầm quan trọng
  ✅ Liên hệ trưởng phòng để nhắc nhở
  ✅ Kéo dài deadline thêm 2 ngày cho Bán Hàng

Vấn Đề 2: Giảm Dần Sau Ngày 3

Phân Tích:
  - Mất động lực
  - Quên
  - Bận việc khác

Giải Pháp:
  ✅ Gửi nhắc nhở sớm hơn (ngày 3 thay vì ngày 4)
  ✅ Chia sẻ tiến độ hiện tại
  ✅ Tạo cảm giác cấp bách
  ✅ Nhấn mạnh tác động

Thực Hiện:

1. Email Riêng Cho Bán Hàng:
   Gửi: 10/10/2025 14:00 (giờ nghỉ trưa)
   Nội dung: Nhấn mạnh tầm quan trọng
   CC: Trưởng phòng Bán Hàng

2. Kéo Dài Deadline:
   Bán Hàng: Đến 17/10/2025
   Thông báo: Email riêng

3. Nhắc Nhở Bổ Sung:
   Ngày 14/10: Email cuối cho tất cả
   Nội dung: Cảm ơn + Nhắc nhở cuối

Bước 5.4: Báo Cáo Tiến Độ

Báo Cáo Hàng Ngày:

Gửi Đến: Quản lý, HR
Thời Gian: 17:00 hàng ngày
Nội Dung:
  - Tổng phản hồi
  - Tỷ lệ phản hồi
  - So với ngày hôm trước
  - Theo phòng ban
  - Vấn đề (nếu có)
  - Hành động tiếp theo

Mẫu Báo Cáo:

Báo Cáo Tiến Độ Khảo Sát - Ngày 08/10/2025

Tổng Quan:
  - Phản hồi: 320/500 (64%)
  - Tăng: +10 so với hôm qua
  - Mục tiêu: 400 (80%)
  - Còn thiếu: 80 phản hồi

Theo Phòng Ban:
  ✅ IT: 75% (45/60)
  ✅ HR: 72% (18/25)
  ⚠️ Marketing: 68% (34/50)
  ❌ Bán Hàng: 58% (87/150) ← Cần chú ý

Hành Động:
  - Đã gửi nhắc nhở lần 2 (09:00)
  - Sẽ gửi email riêng cho Bán Hàng (10/10)
  - Nhắc nhở lần 3: 12/10

Dự Kiến:
  - Đến 15/10: 380-400 phản hồi (76-80%)
  - Đạt mục tiêu: Có khả năng cao

---

📊 Kết Quả

Thành Công

Phân Phối:
  - Gửi: 500/500 (100%)
  - Thành công: 500 (100%)
  - Thất bại: 0 (0%)

Tương Tác:
  - Mở email: 485/500 (97%)
  - Click link: 320/500 (64%)
  - Bắt đầu: 350/500 (70%)

Phản Hồi:
  - Hoàn thành: 395/500 (79%)
  - Đạt mục tiêu: ✅ (> 70%)
  - Chất lượng: Tốt (95% hoàn chỉnh)

Theo Phòng Ban:
  - IT: 82% (49/60)
  - Marketing: 76% (38/50)
  - HR: 84% (21/25)
  - Bán Hàng: 72% (108/150) ← Cải thiện sau can thiệp

---

💡 Tips và Best Practices

Thời Điểm Gửi

Tốt Nhất:
  ✅ Thứ 2-3 đầu tuần
  ✅ 8:00-10:00 sáng
  ✅ Sau nghỉ lễ (năng lượng cao)
  ✅ Đầu tháng/quý

Tránh:
  ❌ Thứ 6 chiều
  ❌ Cuối tuần
  ❌ Ngày lễ
  ❌ Cuối tháng (bận báo cáo)
  ❌ Giờ ăn trưa

Email Hiệu Quả

Chủ Đề:
  ✅ Ngắn gọn (< 50 ký tự)
  ✅ Rõ ràng, cụ thể
  ✅ Tạo sự chú ý
  ✅ Không spam

  Ví Dụ Tốt:
  - "[Quan Trọng] Khảo Sát Gắn Kết Q4"
  - "Ý kiến của bạn cần thiết - 10 phút"
  - "Giúp chúng ta cải thiện - Khảo sát Q4"

  Ví Dụ Xấu:
  - "Khảo sát" (quá chung chung)
  - "QUAN TRỌNG!!!" (spam)
  - "Vui lòng hoàn thành khảo sát này..." (dài)

Nội Dung:
  ✅ Cá nhân hóa
  ✅ Giải thích mục đích
  ✅ Nêu rõ thời gian
  ✅ Đảm bảo bảo mật
  ✅ CTA rõ ràng
  ✅ Liên hệ hỗ trợ

Nhắc Nhở

Số Lần:
  - Khảo sát ngắn: 1-2 lần
  - Khảo sát trung bình: 2-3 lần
  - Khảo sát quan trọng: 3-4 lần

Khoảng Cách:
  - Lần 1: Sau 3-4 ngày
  - Lần 2: Sau 6-7 ngày
  - Lần 3: Trước deadline 2-3 ngày

Tone:
  - Lần 1: Nhẹ nhàng, thân thiện
  - Lần 2: Nhấn mạnh tầm quan trọng
  - Lần 3: Cấp bách, cơ hội cuối

Tăng Tỷ Lệ Phản Hồi

Trước Khi Gửi:
  ✅ Thông báo trước (1-2 ngày)
  ✅ Giải thích mục đích
  ✅ Cam kết bảo mật
  ✅ Nêu rõ thời gian

Trong Email:
  ✅ Chủ đề hấp dẫn
  ✅ Nội dung ngắn gọn
  ✅ CTA rõ ràng
  ✅ Cá nhân hóa

Sau Khi Gửi:
  ✅ Nhắc nhở đúng lúc
  ✅ Chia sẻ tiến độ
  ✅ Cảm ơn người tham gia
  ✅ Cam kết hành động

Khuyến Khích:
  ✅ Giải thích tác động
  ✅ Chia sẻ kết quả trước
  ✅ Cam kết cải thiện
  ✅ Tạo văn hóa phản hồi

---

⚠️ Lỗi Thường Gặp

Lỗi 1: Gửi Tất Cả Cùng Lúc

Vấn Đề:

Gửi 500 email cùng lúc
→ Quá tải server
→ Vào spam
→ Khó theo dõi

Giải Pháp:

✅ Chia thành 2-3 đợt
✅ Khoảng cách 1-2 giờ hoặc 1 ngày
✅ Test đợt nhỏ trước
✅ Theo dõi từng đợt

Lỗi 2: Không Nhắc Nhở

Vấn Đề:

Chỉ gửi 1 lần
→ Người dùng quên
→ Tỷ lệ phản hồi thấp (30-40%)

Giải Pháp:

✅ Nhắc nhở 2-3 lần
✅ Khoảng cách hợp lý
✅ Thay đổi tone mỗi lần
✅ Chỉ gửi cho chưa hoàn thành

Lỗi 3: Email Vào Spam

Vấn Đề:

Email vào spam
→ Người dùng không thấy
→ Tỷ lệ mở thấp (< 20%)

Giải Pháp:

✅ Tránh từ spam (FREE, URGENT, !!!)
✅ Cá nhân hóa
✅ Gửi từ domain chính thức
✅ Cấu hình SPF, DKIM
✅ Không gửi quá nhiều cùng lúc

Lỗi 4: Không Theo Dõi

Vấn Đề:

Gửi xong không theo dõi
→ Không biết hiệu quả
→ Không can thiệp kịp thời
→ Tỷ lệ phản hồi thấp

Giải Pháp:

✅ Theo dõi dashboard hàng ngày
✅ Phân tích theo nhóm
✅ Can thiệp khi cần
✅ Báo cáo tiến độ

---

📋 Checklist Tổng Hợp

Trước Khi Gửi

☐ Xác định đối tượng rõ ràng
☐ Chọn kênh phân phối phù hợp
☐ Tạo nội dung email hiệu quả
☐ Cấu hình nhắc nhở
☐ Test email
☐ Xác nhận danh sách
☐ Lên lịch gửi

Trong Quá Trình

☐ Theo dõi dashboard
☐ Phân tích hiệu quả
☐ Can thiệp khi cần
☐ Báo cáo tiến độ
☐ Tối ưu hóa

Sau Khi Kết Thúc

☐ Báo cáo tổng kết
☐ Phân tích kết quả
☐ Rút kinh nghiệm
☐ Cảm ơn người tham gia
☐ Chia sẻ kết quả

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

Workflows

• Tạo Khảo Sát - Tạo khảo sát

• Thu Thập Phản Hồi - Theo dõi phản hồi

Feature Guides

• Phân Phối - Chi tiết phân phối

• Thu Thập - Thu thập phản hồi

---

❓ Câu Hỏi Thường Gặp

H: Nên gửi vào thời điểm nào? Đ: Thứ 2-3 đầu tuần, 8:00-10:00 sáng là tốt nhất. Tránh cuối tuần và ngày lễ.

H: Nên nhắc nhở bao nhiêu lần? Đ: 2-3 lần cho khảo sát trung bình. Khoảng cách 3-4 ngày mỗi lần.

H: Làm thế nào để tránh email vào spam? Đ: Tránh từ spam, cá nhân hóa, gửi từ domain chính thức, không gửi quá nhiều cùng lúc.

H: Tỷ lệ phản hồi bao nhiêu là tốt? Đ: 60-80% cho khảo sát nội bộ, 20-40% cho khảo sát khách hàng.

H: Có thể gửi lại cho người chưa hoàn thành không? Đ: Có, sử dụng tính năng nhắc nhở tự động chỉ gửi cho người chưa hoàn thành.

---

Phiên Bản: 2.0 Cập Nhật Lần Cuối: 17 Tháng 10, 2025 Workflow Tiếp Theo: Thu Thập Phản Hồi