Mẫu danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra toàn diện cho quy trình onboarding và offboarding

📚 Tổng Quan

Mẫu này cung cấp danh sách kiểm tra sẵn sàng sử dụng cho các tình huống vòng đời khác nhau. Sử dụng chúng để đảm bảo không bỏ sót gì trong quá trình chuyển đổi nhân viên.

---

🎯 Danh Sách Kiểm Tra Onboarding

Danh Sách Kiểm Tra Pre-boarding (2 Tuần Trước Bắt Đầu)

Nhiệm Vụ HR:
  ☐ Gửi thư đề nghị và thu thập bản đã ký
  ☐ Tiến hành kiểm tra lý lịch (nếu yêu cầu)
  ☐ Gửi email chào mừng với chi tiết bắt đầu
  ☐ Gửi giấy tờ pre-boarding (I-9, W-4, gửi tiền trực tiếp)
  ☐ Thu thập thông tin liên hệ khẩn cấp
  ☐ Đăng ký trong hệ thống HRIS
  ☐ Đặt danh thiếp (nếu có)
  ☐ Chuẩn bị bộ chào mừng
  ☐ Lên lịch phiên định hướng
  ☐ Phân công số ID nhân viên
  ☐ Tạo kế hoạch onboarding từ mẫu
  ☐ Thông báo các phòng ban liên quan (IT, Cơ sở vật chất, Bảng lương)

Nhiệm Vụ IT:
  ☐ Đặt hàng laptop và thiết bị
  ☐ Tạo tài khoản email
  ☐ Tạo tài khoản cho tất cả hệ thống (Slack, HRIS, v.v.)
  ☐ Thiết lập số điện thoại/máy nhánh
  ☐ Cấu hình truy cập VPN
  ☐ Thêm vào danh sách phân phối liên quan
  ☐ Thiết lập quyền truy cập vào ổ đĩa chia sẻ
  ☐ Cài đặt phần mềm chuẩn trên laptop
  ☐ Gửi thiết bị cho nhân viên
  ☐ Gửi hướng dẫn thiết lập
  ☐ Lên lịch định hướng IT

Nhiệm Vụ Quản Lý:
  ☐ Chọn và hướng dẫn buddy onboarding
  ☐ Chuẩn bị không gian làm việc (bàn, văn phòng phẩm)
  ☐ Lên lịch cuộc họp tuần đầu
  ☐ Chuẩn bị chương trình ngày đầu tiên
  ☐ Thông báo đội về nhân viên mới
  ☐ Lập kế hoạch giới thiệu đội
  ☐ Chuẩn bị nhiệm vụ đầu tiên
  ☐ Xem xét kế hoạch onboarding
  ☐ Xác định nhu cầu đào tạo
  ☐ Lập kế hoạch ăn trưa tuần đầu

Nhiệm Vụ Cơ Sở Vật Chất:
  ☐ Phân công bàn/văn phòng
  ☐ Thiết lập không gian làm việc (bàn, ghế, văn phòng phẩm)
  ☐ Đặt văn phòng phẩm
  ☐ Tạo thẻ truy cập
  ☐ Phân công chỗ đỗ xe (nếu có)
  ☐ Cung cấp mã truy cập tòa nhà
  ☐ Chuẩn bị biển chào mừng (tùy chọn)

---

Danh Sách Kiểm Tra Ngày Đầu Tiên

Buổi Sáng (9:00 SA - 12:00 CH):
  ☐ Chào đón nhân viên tại lối vào
  ☐ Tham quan văn phòng
  ☐ Chỉ các địa điểm chính (nhà vệ sinh, bếp, lối thoát)
  ☐ Giới thiệu với thành viên đội gần đó
  ☐ Thiết lập không gian làm việc
  ☐ Xác minh thiết bị đã nhận và hoạt động
  ☐ Đăng nhập vào tất cả hệ thống
  ☐ Kiểm tra email và công cụ giao tiếp
  ☐ Xem xét chương trình ngày đầu tiên
  ☐ Hoàn thành xác minh I-9
  ☐ Xem xét và ký tài liệu tuyển dụng
  ☐ Giải thích phúc lợi và quy trình đăng ký

Buổi Chiều (1:00 CH - 5:00 CH):
  ☐ Ăn trưa đội (hoặc ăn trưa ảo)
  ☐ Cuộc họp giới thiệu đội
  ☐ Xem xét cấu trúc và vai trò đội
  ☐ Giải thích chuẩn mực giao tiếp
  ☐ Cuộc họp 1-on-1 với quản lý
  ☐ Thảo luận kỳ vọng vai trò
  ☐ Xem xét mục tiêu 30-60-90 ngày
  ☐ Giới thiệu buddy
  ☐ Xem xét kế hoạch onboarding cùng nhau
  ☐ Trả lời câu hỏi
  ☐ Check-in cuối ngày

Tài Liệu Cần Hoàn Thành:
  ☐ I-9 Xác Minh Đủ Điều Kiện Tuyển Dụng
  ☐ W-4 Khấu Trừ Thuế
  ☐ Mẫu Gửi Tiền Trực Tiếp
  ☐ Mẫu Liên Hệ Khẩn Cấp
  ☐ Mẫu Đăng Ký Phúc Lợi
  ☐ Xác Nhận Sổ Tay Nhân Viên
  ☐ Thỏa Thuận Quy Tắc Ứng Xử
  ☐ Thỏa Thuận Bảo Mật
  ☐ Chính Sách Sử Dụng IT Chấp Nhận Được
  ☐ Chính Sách Bảo Mật và Bảo Vệ Dữ Liệu

---

Danh Sách Kiểm Tra Tuần Đầu

Đào Tạo và Định Hướng:
  ☐ Hoàn thành đào tạo tổng quan công ty
  ☐ Hoàn thành đào tạo chính sách HR
  ☐ Hoàn thành đào tạo bảo mật và tuân thủ
  ☐ Hoàn thành đào tạo cụ thể vai trò
  ☐ Xem xét sổ tay nhân viên
  ☐ Xem xét tài liệu đội
  ☐ Học các công cụ và hệ thống chính
  ☐ Tham dự tất cả cuộc họp đội

Cuộc Họp và Giới Thiệu:
  ☐ Check-in hàng ngày với quản lý
  ☐ Check-in hàng ngày với buddy
  ☐ Gặp HR để xem xét phúc lợi
  ☐ Gặp IT để thiết lập kỹ thuật
  ☐ Gặp thành viên đội chính
  ☐ Gặp đối tác liên chức năng
  ☐ Tham dự cuộc họp đội
  ☐ Cuộc họp xem xét tuần 1 (Thứ Sáu)

Nhiệm Vụ và Dự Án:
  ☐ Thiết lập môi trường phát triển (nếu kỹ thuật)
  ☐ Xem xét dự án hiện tại
  ☐ Theo dõi thành viên đội
  ☐ Nhận nhiệm vụ đầu tiên
  ☐ Hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên
  ☐ Gửi công việc để xem xét
  ☐ Kết hợp phản hồi

Hành Chính:
  ☐ Hoàn thành tất cả giấy tờ yêu cầu
  ☐ Đăng ký phúc lợi
  ☐ Thiết lập bảng lương và gửi tiền trực tiếp
  ☐ Xác minh tất cả quyền truy cập hệ thống
  ☐ Thêm vào lịch đội
  ☐ Tham gia kênh Slack/Teams liên quan
  ☐ Cập nhật LinkedIn (tùy chọn)

---

Danh Sách Kiểm Tra Tháng Đầu

Học Tập và Phát Triển:
  ☐ Hoàn thành tất cả module đào tạo yêu cầu
  ☐ Hoàn thành chứng chỉ cụ thể vai trò
  ☐ Đọc tất cả tài liệu đội
  ☐ Hiểu quy trình và quy trình làm việc của đội
  ☐ Thành thạo các công cụ và hệ thống chính
  ☐ Học sản phẩm/dịch vụ công ty
  ☐ Hiểu cơ sở khách hàng

Công Việc và Đóng Góp:
  ☐ Hoàn thành dự án thực đầu tiên
  ☐ Tham gia cuộc họp đội
  ☐ Đóng góp ý tưởng và phản hồi
  ☐ Gửi code/công việc để xem xét (nếu có)
  ☐ Xem xét công việc của người khác (nếu có)
  ☐ Đảm nhận trách nhiệm ngày càng tăng
  ☐ Làm việc với giám sát tối thiểu

Mối Quan Hệ:
  ☐ Lên lịch coffee chat với thành viên đội
  ☐ Lên lịch coffee chat với đối tác liên chức năng
  ☐ Xây dựng mối quan hệ với quản lý
  ☐ Xây dựng mối quan hệ với buddy
  ☐ Tham dự sự kiện xã hội
  ☐ Tham gia nhóm quan tâm hoặc ERG
  ☐ Kết nối qua tổ chức

Cột Mốc:
  ☐ Check-in 30 ngày với quản lý
  ☐ Xem xét mục tiêu 30 ngày
  ☐ Nhận phản hồi
  ☐ Đặt mục tiêu 60 ngày
  ☐ Hoàn thành khảo sát onboarding
  ☐ Cung cấp phản hồi về quy trình onboarding

---

Danh Sách Kiểm Tra 90 Ngày

Hiệu Suất:
  ☐ Đạt mục tiêu 30 ngày
  ☐ Đạt mục tiêu 60 ngày
  ☐ Đạt mục tiêu 90 ngày
  ☐ Thực hiện ở mức độ mong đợi
  ☐ Làm việc độc lập
  ☐ Giao công việc chất lượng nhất quán
  ☐ Đáp ứng thời hạn

Tích Hợp:
  ☐ Tích hợp đầy đủ vào đội
  ☐ Hiểu động lực đội
  ☐ Đóng góp vào văn hóa đội
  ☐ Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ
  ☐ Cộng tác hiệu quả
  ☐ Giao tiếp rõ ràng

Phát Triển:
  ☐ Xác định điểm mạnh và lĩnh vực phát triển
  ☐ Tạo kế hoạch phát triển
  ☐ Tìm kiếm phản hồi thường xuyên
  ☐ Áp dụng phản hồi
  ☐ Theo đuổi cơ hội học tập
  ☐ Chia sẻ kiến thức với người khác

Bước Cuối Cùng:
  ☐ Hoàn thành tự đánh giá 90 ngày
  ☐ Đánh giá hiệu suất 90 ngày với quản lý
  ☐ Chuyển đổi từ onboarding sang nhân viên chính thức
  ☐ Đặt mục tiêu hiệu suất liên tục
  ☐ Kỷ niệm hoàn thành

---

🎯 Danh Sách Kiểm Tra Offboarding

Danh Sách Kiểm Tra Hành Động Ngay Lập Tức (Ngày 1 Thông Báo)

Nhiệm Vụ Quản Lý:
  ☐ Chấp nhận từ chức (nếu tự nguyện)
  ☐ Thảo luận thời gian chuyển đổi
  ☐ Bày tỏ sự đánh giá cao
  ☐ Thông báo HR ngay lập tức
  ☐ Bắt đầu lập kế hoạch chuyển giao kiến thức
  ☐ Xác định kiến thức và dự án quan trọng
  ☐ Xác định trách nhiệm chuyển đổi
  ☐ Lập kế hoạch thông báo đội

Nhiệm Vụ HR:
  ☐ Nhận thông báo rời đi
  ☐ Tạo kế hoạch offboarding
  ☐ Lên lịch phỏng vấn rời công ty
  ☐ Chuẩn bị giấy tờ rời đi
  ☐ Tính lương và phúc lợi cuối cùng
  ☐ Chuẩn bị thông tin COBRA
  ☐ Cập nhật HRIS
  ☐ Thông báo các phòng ban liên quan

Nhiệm Vụ IT:
  ☐ Tạo danh sách thu hồi quyền truy cập
  ☐ Lập kế hoạch sao lưu và chuyển dữ liệu
  ☐ Lên lịch trả thiết bị
  ☐ Chuẩn bị chuyển tiếp email
  ☐ Lập kế hoạch vô hiệu hóa tài khoản

---

Danh Sách Kiểm Tra Chuyển Giao Kiến Thức

Tài Liệu:
  ☐ Liệt kê tất cả dự án hiện tại và trạng thái
  ☐ Tài liệu hóa trách nhiệm đang diễn ra
  ☐ Tạo tài liệu quy trình
  ☐ Tài liệu hóa hướng dẫn khắc phục sự cố
  ☐ Liệt kê liên hệ và mối quan hệ chính
  ☐ Tài liệu hóa mật khẩu và quyền truy cập (an toàn)
  ☐ Liệt kê tệp và vị trí quan trọng
  ☐ Tạo hướng dẫn mẹo và thực hành tốt nhất
  ☐ Tổ chức tệp và thư mục một cách hợp lý
  ☐ Chia sẻ quyền truy cập vào tài liệu

Phiên Chuyển Giao Kiến Thức:
  ☐ Lên lịch phiên với người kế nhiệm
  ☐ Hướng dẫn từng dự án
  ☐ Trình diễn quy trình
  ☐ Giải thích công cụ và hệ thống
  ☐ Giới thiệu với liên hệ chính
  ☐ Trả lời câu hỏi
  ☐ Xác minh sự hiểu biết
  ☐ Cung cấp thông tin liên hệ để theo dõi

Bàn Giao Dự Án:
  ☐ Tài liệu hóa trạng thái dự án
  ☐ Liệt kê các bước tiếp theo
  ☐ Xác định trở ngại
  ☐ Chuyển quyền sở hữu
  ☐ Hướng dẫn chủ sở hữu mới
  ☐ Giới thiệu với các bên liên quan
  ☐ Cung cấp hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi

---

Danh Sách Kiểm Tra Tuần Cuối

Nhiệm Vụ Nhân Viên:
  ☐ Hoàn thành tất cả chuyển giao kiến thức
  ☐ Hoàn thiện tất cả tài liệu
  ☐ Hoàn thành công việc ưu tiên cao
  ☐ Chuyển công việc đang diễn ra
  ☐ Tổ chức tệp và thư mục
  ☐ Xóa tệp cá nhân
  ☐ Tham gia phỏng vấn rời công ty
  ☐ Trả tất cả tài sản công ty
  ☐ Hoàn thành giấy tờ rời đi
  ☐ Nói lời tạm biệt với đội

Nhiệm Vụ Quản Lý:
  ☐ Xác minh chuyển giao kiến thức hoàn thành
  ☐ Đảm bảo tất cả công việc đã chuyển đổi
  ☐ Tiến hành 1-on-1 cuối cùng
  ☐ Bày tỏ sự đánh giá cao
  ☐ Đề nghị làm tham chiếu
  ☐ Trao đổi thông tin liên hệ
  ☐ Tổ chức chia tay đội

Nhiệm Vụ HR:
  ☐ Tiến hành phỏng vấn rời công ty
  ☐ Hoàn thành giấy tờ rời đi
  ☐ Xử lý lương cuối cùng
  ☐ Gửi thông tin phúc lợi
  ☐ Thu thập tài liệu đã ký
  ☐ Cập nhật trạng thái nhân viên
  ☐ Gửi thông tin cựu sinh viên (tùy chọn)

Nhiệm Vụ IT:
  ☐ Thu thập tất cả thiết bị
  ☐ Sao lưu dữ liệu nhân viên
  ☐ Chuyển quyền sở hữu tệp
  ☐ Chuyển tiếp email đến quản lý
  ☐ Thiết lập trả lời tự động email
  ☐ Thu hồi tất cả quyền truy cập hệ thống (Cuối ngày ngày cuối)
  ☐ Vô hiệu hóa thẻ truy cập
  ☐ Xóa khỏi danh sách phân phối
  ☐ Xác minh tất cả quyền truy cập đã xóa

---

Danh Sách Kiểm Tra Trả Tài Sản

Thiết Bị Công Nghệ:
  ☐ Laptop
  ☐ Máy tính để bàn
  ☐ Màn hình
  ☐ Bàn phím và chuột
  ☐ Tai nghe
  ☐ Webcam
  ☐ Điện thoại di động
  ☐ Máy tính bảng
  ☐ Sạc và cáp
  ☐ Docking station
  ☐ Ổ cứng ngoài
  ☐ USB drive

Quyền Truy Cập Vật Lý:
  ☐ Chìa khóa văn phòng
  ☐ Thẻ truy cập
  ☐ Thẻ đỗ xe
  ☐ Fob truy cập tòa nhà
  ☐ Chìa khóa hộp thư
  ☐ Chìa khóa tủ tài liệu

Tài Chính:
  ☐ Thẻ tín dụng công ty
  ☐ Biên lai chi phí đã gửi
  ☐ Tiền mặt nhỏ đã trả
  ☐ Đơn đặt hàng đã đóng

Tài Liệu và Vật Liệu:
  ☐ Tài liệu công ty
  ☐ Thông tin khách hàng
  ☐ Thông tin độc quyền
  ☐ Tài liệu đào tạo
  ☐ Sách
  ☐ Văn phòng phẩm (nếu đáng kể)

Xác Minh:
  ☐ Tất cả các mục đã trả và kiểm tra
  ☐ Tình trạng đã ghi chú
  ☐ Biên nhận trả đã ký
  ☐ IT xác minh chức năng thiết bị

---

Danh Sách Kiểm Tra Thu Hồi Quyền Truy Cập

Email và Giao Tiếp:
  ☐ Tài khoản email (chuyển tiếp đến quản lý)
  ☐ Slack/Microsoft Teams
  ☐ Zoom/hội nghị video
  ☐ Hệ thống điện thoại
  ☐ Thư thoại

Hệ Thống Kinh Doanh Cốt Lõi:
  ☐ HRIS
  ☐ Hệ thống bảng lương
  ☐ Theo dõi thời gian
  ☐ Quản lý chi phí
  ☐ CRM (Salesforce, HubSpot, v.v.)
  ☐ Công cụ quản lý dự án
  ☐ Quản lý tài liệu
  ☐ Lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive)

Hệ Thống Kỹ Thuật (nếu có):
  ☐ Kho code (GitHub, GitLab, Bitbucket)
  ☐ Môi trường phát triển
  ☐ Hệ thống sản xuất
  ☐ Môi trường staging
  ☐ Cơ sở dữ liệu
  ☐ Truy cập VPN
  ☐ SSH keys
  ☐ API keys
  ☐ Nền tảng đám mây (AWS, Azure, GCP)

Quyền Truy Cập Vật Lý:
  ☐ Truy cập tòa nhà
  ☐ Truy cập văn phòng
  ☐ Truy cập đỗ xe
  ☐ Mã báo động
  ☐ Tổ hợp két sắt

Quyền Truy Cập Khác:
  ☐ Tài khoản mạng xã hội (công ty)
  ☐ Đăng ký và giấy phép
  ☐ Tài khoản nhà cung cấp
  ☐ Cổng thông tin khách hàng
  ☐ Mật khẩu chia sẻ (thay đổi)
  ☐ Danh sách phân phối
  ☐ Lịch đội

Xác Minh:
  ☐ Tất cả quyền truy cập đã thu hồi
  ☐ Kiểm tra quyền truy cập đã hoàn thành
  ☐ Không còn quyền nào
  ☐ Đội bảo mật đã thông báo

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất Danh Sách Kiểm Tra

Sử Dụng Danh Sách Kiểm Tra Hiệu Quả: ✅ Tùy chỉnh cho từng tình huống ✅ Phân công chủ sở hữu cho từng mục ✅ Đặt ngày hạn ✅ Theo dõi hoàn thành ✅ Xem xét thường xuyên ✅ Cập nhật dựa trên bài học kinh nghiệm

Duy Trì Danh Sách Kiểm Tra: ✅ Xem xét hàng quý ✅ Cập nhật cho thay đổi quy trình ✅ Thêm mục từ các bước bị bỏ lỡ ✅ Xóa mục lỗi thời ✅ Nhận phản hồi từ người dùng ✅ Giữ mẫu cập nhật

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Mẫu Kế Hoạch Onboarding - Mẫu onboarding đầy đủ

• Mẫu Kế Hoạch Offboarding - Mẫu offboarding đầy đủ

• Quản Lý Mẫu - Quản lý mẫu

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt