Khái niệm chính
Thuật ngữ và khái niệm cần thiết cho Module Tổ Chức
📚 Tổng Quan
Hướng dẫn này giải thích các khái niệm và thuật ngữ chính được sử dụng trong Module Tổ Chức. Hiểu các khái niệm này sẽ giúp bạn sử dụng module một cách hiệu quả.
👥 Khái Niệm Quản Lý Nhân Viên
Nhân Viên (Employee)
Một cá nhân làm việc cho tổ chức. Mỗi nhân viên có:
Mã Nhân Viên: Định danh duy nhất
Tài Khoản Người Dùng: Liên kết đến đăng nhập hệ thống
Trạng Thái: Đang làm việc, Tạm nghỉ, Nghỉ phép, Đã nghỉ việc
Ngày Tuyển Dụng: Ngày bắt đầu làm việc
Chức Danh Chính: Vai trò công việc chính
Phòng Ban Chính: Đơn vị tổ chức chính
Ví dụ:
Nhân Viên:
Mã: EMP001
Tên: Nguyễn Văn A
Email: [email protected]
Trạng Thái: Đang làm việc
Ngày Tuyển Dụng: 15/01/2024
Chức Danh: Kỹ Sư Phần Mềm
Phòng Ban: Kỹ ThuậtTrạng Thái Nhân Viên
Tình trạng hiện tại của nhân viên:
Đang làm việc (Active): Hiện đang làm việc
Tạm nghỉ (Inactive): Tạm thời không làm việc (nghỉ không lương)
Nghỉ phép (On Leave): Tạm vắng mặt (nghỉ có lương, thai sản, v.v.)
Đã nghỉ việc (Terminated): Không còn làm việc
Trạng Thái Vòng Đời
Theo dõi hành trình nhân viên qua tuyển dụng và việc làm:
CANDIDATE_APPLIED: Đã nộp đơn ứng tuyển
SCREENING: Đang sàng lọc ban đầu
INTERVIEWING: Trong quá trình phỏng vấn
OFFER_PENDING: Đang chuẩn bị đề nghị
OFFER_ACCEPTED: Đã chấp nhận đề nghị công việc
PREBOARDING: Trước ngày bắt đầu chính thức
ACTIVE_PROBATION: Trong thời gian thử việc
CONVERTED: Đã vượt qua thử việc, nhân viên chính thức
TERMINATED: Kết thúc việc làm
🏢 Khái Niệm Cơ Cấu Tổ Chức
Đơn Vị Tổ Chức (Org Unit)
Một phòng ban, bộ phận hoặc nhóm trong tổ chức. Đơn vị tổ chức tạo thành cấu trúc phân cấp.
Thuộc tính:
Tên: Tên đơn vị (ví dụ: "Kỹ Thuật", "Kinh Doanh")
Đơn Vị Cha: Đơn vị cha trong cấu trúc phân cấp
Đường Dẫn: Đường dẫn đầy đủ từ gốc (ví dụ: ["Công ty", "Kỹ Thuật", "Backend"])
Độ Sâu: Cấp độ trong cấu trúc phân cấp (0 = gốc)
Thứ Tự Sắp Xếp: Thứ tự hiển thị giữa các đơn vị cùng cấp
Ví dụ:
Quan Hệ Báo Cáo
Mối quan hệ quản lý-nhân viên:
Báo Cáo Trực Tiếp: Nhân viên báo cáo trực tiếp cho quản lý
Báo Cáo Gián Tiếp: Nhân viên báo cáo qua trung gian
Đường Chấm: Quan hệ báo cáo thứ cấp
Báo Cáo Ma Trận: Nhiều đường báo cáo
Biên Chế (Headcount)
Số lượng nhân viên trong một đơn vị hoặc chức danh:
Biên Chế Kế Hoạch: Số lượng vị trí được ngân sách
Biên Chế Đã Lấp Đầy: Số lượng nhân viên hiện tại
Vị Trí Trống: Kế hoạch - Đã lấp đầy
Tỷ Lệ Lấp Đầy: (Đã lấp đầy / Kế hoạch) × 100%
💼 Khái Niệm Quản Lý Chức Danh
Chức Danh (Position)
Một vai trò công việc được định nghĩa trong tổ chức.
Thuộc tính:
Tên Chức Danh: Chức danh công việc (ví dụ: "Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp")
Mã Chức Danh: Định danh duy nhất
Phòng Ban: Đơn vị tổ chức
Cấp Bậc: Cấp độ nghề nghiệp (1-10)
Nhóm Công Việc: Nhóm các chức danh liên quan
Mô Tả: Trách nhiệm vai trò
Yêu Cầu Năng Lực: Kỹ năng cần thiết
Ví dụ:
Nhóm Chức Danh (Position Group)
Một tập hợp các chức danh liên quan (còn gọi là Nhóm Công Việc):
Kỹ Thuật: Tất cả chức danh kỹ thuật
Kinh Doanh: Tất cả chức danh kinh doanh
Quản Lý: Tất cả chức danh quản lý
Cấp Bậc (Grade Level)
Cấp độ tiến triển nghề nghiệp trong tổ chức:
1-3: Cấp độ mới vào nghề
4-6: Cấp độ trung cấp
7-9: Cấp độ cao cấp
10+: Cấp độ điều hành
Lộ Trình Công Việc (Job Track)
Loại lộ trình nghề nghiệp:
IC (Individual Contributor): Lộ trình kỹ thuật/chuyên gia
MANAGER: Lộ trình quản lý con người
EXEC: Lộ trình lãnh đạo điều hành
OTHER: Các lộ trình nghề nghiệp khác
🎯 Khái Niệm Khung Năng Lực
Năng Lực (Competency)
Một kỹ năng, kiến thức hoặc khả năng cần thiết cho hiệu suất công việc.
Loại:
Năng Lực Cốt Lõi: Yêu cầu cho tất cả nhân viên
Năng Lực Lãnh Đạo: Yêu cầu cho quản lý
Năng Lực Kỹ Thuật: Kỹ năng cụ thể theo công việc
Năng Lực Tuân Thủ: Yêu cầu quy định
Ví dụ:
Cấp Độ Năng Lực
Cấp độ thành thạo cho một năng lực (thường là 1-5):
Cấp 1: Nhận thức/Cơ bản
Cấp 2: Kiến thức làm việc
Cấp 3: Thành thạo
Cấp 4: Chuyên gia
Cấp 5: Bậc thầy/Người dẫn đầu tư tưởng
Khung Năng Lực
Cấu trúc tổ chức của các năng lực:
Cụm: Nhóm các năng lực liên quan
Danh Mục: Loại năng lực (Cốt lõi, Lãnh đạo, Kỹ thuật)
Cấp Độ: Định nghĩa thành thạo
Yêu Cầu: Ánh xạ chức danh-năng lực
Ví dụ:
Yêu Cầu Chức Danh-Năng Lực
Liên kết chức danh với năng lực yêu cầu:
Chức Danh: Vai trò công việc
Năng Lực: Kỹ năng cần thiết
Cấp Độ Yêu Cầu: Thành thạo tối thiểu cần thiết
Trọng Số: Tầm quan trọng (0-100%)
Ví dụ:
Tiến Độ Năng Lực Người Dùng
Theo dõi cấp độ năng lực của nhân viên:
Cấp Độ Hiện Tại: Thành thạo hiện tại của nhân viên
Cấp Độ Mục Tiêu: Thành thạo mong muốn
Khoảng Cách: Mục tiêu - Hiện tại
Ngày Đánh Giá: Khi được đánh giá
Người Đánh Giá: Ai thực hiện đánh giá
📊 Khái Niệm Phân Tích Khoảng Cách
Khoảng Cách Năng Lực
Sự khác biệt giữa cấp độ năng lực yêu cầu và hiện tại:
Khoảng Cách = Cấp Độ Yêu Cầu - Cấp Độ Hiện Tại
Khoảng Cách Dương: Nhân viên vượt yêu cầu
Khoảng Cách Không: Nhân viên đáp ứng yêu cầu
Khoảng Cách Âm: Nhân viên dưới yêu cầu
Ví dụ:
Ưu Tiên Khoảng Cách
Tầm quan trọng của việc thu hẹp khoảng cách:
Ưu Tiên Cao: Quan trọng cho hiệu suất công việc
Ưu Tiên Trung Bình: Quan trọng nhưng không quan trọng
Ưu Tiên Thấp: Tốt để có
Yếu tố:
Kích thước khoảng cách (lớn hơn = ưu tiên cao hơn)
Trọng số năng lực (quan trọng hơn = ưu tiên cao hơn)
Tác động kinh doanh
Tính nhạy cảm về thời gian
Ma Trận Ưu Tiên
Ma trận 2x2 để ưu tiên khoảng cách:
Ưu Tiên Cao: Tác động cao, gap cao → Giải quyết ngay lập tức
Duy Trì: Tác động cao, gap thấp → Giữ cấp độ hiện tại
Theo Dõi: Tác động thấp, gap cao → Theo dõi và cải thiện
Ưu Tiên Thấp: Tác động thấp, gap thấp → Không cần hành động
📈 Khái Niệm Phân Tích
Phân Tích Biên Chế
Chỉ số phân bố nhân viên:
Tổng Biên Chế: Tất cả nhân viên
Biên Chế Đang Làm Việc: Hiện đang làm việc
Biên Chế theo Phòng Ban: Phân bố qua các đơn vị
Tăng Trưởng Biên Chế: Thay đổi theo thời gian
Tỷ Lệ Nghỉ Việc: Nhân viên rời đi / Tổng nhân viên
Tỷ Lệ Lấp Đầy
Chỉ số lấp đầy chức danh:
Tỷ Lệ Lấp Đầy = (Vị Trí Đã Lấp Đầy / Vị Trí Kế Hoạch) × 100%
100%: Tất cả vị trí đã lấp đầy
<100%: Có vị trí trống
>100%: Thừa nhân viên
Phân Bố Năng Lực
Phân bố cấp độ kỹ năng:
Cấp Độ Trung Bình: Cấp độ năng lực trung bình
Phân Bố Cấp Độ: Đếm theo cấp độ (1-5)
Phân Bố Khoảng Cách: Đếm theo kích thước khoảng cách
Phạm Vi: % nhân viên được đánh giá
🔗 Khái Niệm Tích Hợp
Liên Kết Nhân Viên-Người Dùng
Kết nối giữa hồ sơ nhân viên và người dùng hệ thống:
userId: Liên kết đến Meteor.users
Một-đến-Một: Mỗi nhân viên có một tài khoản người dùng
Trạng Thái Tài Khoản: Đang hoạt động, Tạm ngưng, Không có tài khoản
Liên Kết Nhân Viên-Ứng Viên
Kết nối giữa ứng viên và nhân viên:
sourceType: Cách nhân viên tham gia (direct_hire, from_candidate, transfer)
sourceCandidateId: Liên kết đến hồ sơ ứng viên gốc
Chuyển Đổi: Chuyển đổi Ứng viên → Nhân viên
Phân Công Chức Danh
Liên kết nhân viên với chức danh:
Chức Danh Chính: Vai trò công việc chính
Chức Danh Thứ Cấp: Vai trò bổ sung
Ngày Phân Công: Khi được phân công
Lịch Sử Phân Công: Theo dõi thay đổi theo thời gian
💡 Thực Hành Tốt Nhất
Quy Ước Đặt Tên
✅ Sử dụng tên rõ ràng, mô tả ✅ Nhất quán trong toàn tổ chức ✅ Tránh viết tắt trừ khi là tiêu chuẩn ✅ Sử dụng chữ hoa đầu từ cho chức danh ✅ Sử dụng chữ thường câu cho năng lực
Chất Lượng Dữ Liệu
✅ Giữ thông tin cập nhật ✅ Kiểm tra và dọn dẹp thường xuyên ✅ Xác thực nhập dữ liệu ✅ Ghi chú thay đổi ✅ Sử dụng định dạng tiêu chuẩn
Thiết Kế Cấu Trúc Phân Cấp
✅ Giữ cấu trúc đơn giản (3-5 cấp) ✅ Quan hệ báo cáo rõ ràng ✅ Nhóm logic ✅ Lập kế hoạch cho tăng trưởng ✅ Xem xét thường xuyên
🔗 Khái Niệm Liên Quan
Từ Các Module Khác:
Mục Tiêu Hiệu Suất (Module Hiệu Suất): Liên kết đến năng lực
Khóa Đào Tạo (Module Đào Tạo): Liên kết đến phát triển năng lực
Tin Tuyển Dụng (Module Tuyển Dụng): Liên kết đến chức danh
Kế Hoạch Onboarding (Module Vòng Đời): Liên kết đến chức danh và đơn vị tổ chức
📞 Cần Trợ Giúp?
Giới Thiệu - Tổng quan module
Bắt Đầu Nhanh - Bắt đầu nhanh chóng
Tổng Quan Bảng Điều Khiển - Điều hướng giao diện
Hướng Dẫn Tính Năng - Tài liệu chi tiết
Phiên bản: 2.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt
Last updated