Các Khái Niệm Chính
Hiểu rõ các khái niệm cơ bản của Meeting Management
📚 Các Khái Niệm
1. Cuộc Họp (Meeting)
Định Nghĩa: Một sự kiện có người tham gia, thời gian và địa điểm
Các Loại:
Một Lần: Cuộc họp không lặp lại
Định Kỳ: Cuộc họp lặp lại theo lịch
Các Trạng Thái:
Nháp: Chưa lên lịch
Lên Lịch: Đã lên lịch, chờ bắt đầu
Đang Diễn Ra: Đang diễn ra
Hoàn Thành: Đã kết thúc
Hủy: Đã bị hủy
Ví Dụ:
Họp đội hàng tuần
Họp khách hàng
Họp dự án
Họp quản lý
2. Phòng Họp (Meeting Room)
Định Nghĩa: Một không gian vật lý để tổ chức cuộc họp
Thông Tin Chính:
Tên: Tên phòng (ví dụ: "Phòng A", "Phòng Họp Lớn")
Vị Trí: Tòa nhà, tầng, địa chỉ
Sức Chứa: Số người tối đa
Tài Nguyên: Máy chiếu, bảng trắng, điện thoại, v.v.
Tính Năng: Video conference, ghi âm, v.v.
Quy Tắc Đặt Phòng:
Có Thể Đặt: Phòng có thể được đặt
Cần Phê Duyệt: Yêu cầu đặt phòng cần được phê duyệt
Giờ Làm Việc: Phòng chỉ có sẵn trong giờ làm việc
Ví Dụ:
Phòng Họp A (10 người)
Phòng Họp B (20 người)
Phòng Họp Lớn (50 người)
3. Mẫu Cuộc Họp (Meeting Template)
Định Nghĩa: Một mẫu tái sử dụng cho các loại cuộc họp phổ biến
Các Loại:
Họp Đội: Họp toàn bộ đội
Một-Một: Họp riêng giữa hai người
Standup: Họp cập nhật nhanh
Retrospective: Họp rút kinh nghiệm
Planning: Họp lập kế hoạch
Review: Họp đánh giá
Thông Tin Mẫu:
Thời Lượng Mặc Định: Thời gian họp thường là bao lâu
Agenda Mặc Định: Các điểm cần thảo luận
Vai Trò Mặc Định: Các vai trò người tham gia
Nhắc Nhở Mặc Định: Khi nào gửi nhắc nhở
Ví Dụ:
Mẫu "Họp Đội Hàng Tuần" (60 phút)
Mẫu "Standup Hàng Ngày" (15 phút)
Mẫu "Họp Khách Hàng" (90 phút)
4. Người Tham Gia (Participant)
Định Nghĩa: Một người tham gia cuộc họp
Thông Tin:
Tên & Email: Thông tin liên hệ
Vai Trò: Người tổ chức, người tham gia, v.v.
Trạng Thái: Chờ phản hồi, chấp nhận, từ chối, tạm thời
Trạng Thái Tham Gia:
Chờ Phản Hồi: Chưa phản hồi lời mời
Chấp Nhận: Đã chấp nhận tham gia
Từ Chối: Đã từ chối tham gia
Tạm Thời: Chưa chắc chắn
5. Địa Điểm Cuộc Họp (Meeting Location)
Các Loại:
Trực Tuyến: Cuộc họp trên nền tảng trực tuyến
Trực Tiếp: Cuộc họp tại phòng họp vật lý
Kết Hợp: Kết hợp trực tuyến và trực tiếp
Thông Tin Trực Tuyến:
Nền Tảng: LiveRoom, Zoom, Teams, Google Meet
Liên Kết: Đường dẫn cuộc họp
Mật Khẩu: Mật khẩu cuộc họp (nếu có)
Thông Tin Trực Tiếp:
Phòng Họp: Phòng được sử dụng
Vị Trí: Tòa nhà, tầng
Tài Nguyên: Tài nguyên cần thiết
6. Agenda (Chương Trình)
Định Nghĩa: Danh sách các điểm cần thảo luận trong cuộc họp
Thông Tin:
Tiêu Đề: Tên điểm thảo luận
Mô Tả: Chi tiết về điểm thảo luận
Thời Lượng: Bao lâu để thảo luận
Người Phụ Trách: Ai sẽ dẫn dắt
Ví Dụ:
Cập nhật dự án (10 phút)
Thảo luận vấn đề (20 phút)
Lập kế hoạch tiếp theo (15 phút)
Q&A (10 phút)
7. Nhắc Nhở (Reminder)
Định Nghĩa: Thông báo nhắc nhở người tham gia về cuộc họp
Các Loại:
Email: Gửi email nhắc nhở
Thông Báo: Gửi thông báo trong hệ thống
SMS: Gửi tin nhắn SMS
Thời Gian:
15 Phút Trước: Nhắc nhở 15 phút trước cuộc họp
1 Giờ Trước: Nhắc nhở 1 giờ trước
1 Ngày Trước: Nhắc nhở 1 ngày trước
8. Báo Cáo (Report)
Định Nghĩa: Thống kê và phân tích về cuộc họp
Thông Tin:
Số Cuộc Họp: Tổng số cuộc họp
Tham Gia: Tỷ lệ tham gia
Sử Dụng Phòng: Phòng được sử dụng nhiều nhất
Thời Gian: Tổng thời gian họp
🔄 Mối Quan Hệ
💡 Ví Dụ Thực Tế
Ví Dụ 1: Họp Đội Hàng Tuần
Loại: Định kỳ (hàng tuần)
Địa Điểm: Trực tuyến (LiveRoom)
Thời Gian: Thứ 2, 10:00 - 11:00
Người Tham Gia: 5 người
Agenda: Cập nhật, vấn đề, kế hoạch
Ví Dụ 2: Họp Khách Hàng
Loại: Một lần
Địa Điểm: Trực tiếp (Phòng Họp A)
Thời Gian: 14:00 - 15:30
Người Tham Gia: 3 người
Agenda: Giới thiệu, thảo luận, kế hoạch tiếp theo
📞 Cần Giúp Đỡ?
Tài Liệu
Support
Tiếp theo: Feature Guides 📖
Last updated