Hệ thống đề cử

Hướng dẫn đầy đủ về nộp, xem xét và quản lý đề cử trong Module Thi Đua & Khen Thưởng

📋 Tổng Quan

Hệ Thống Đề Cử cho phép nhân viên, quản lý và đồng nghiệp ghi nhận những đóng góp và thành tích xuất sắc. Hướng dẫn này bao gồm toàn bộ vòng đời đề cử từ nộp đến quyết định trao giải.

---

🎯 Đề Cử Là Gì?

Đề Cử là đề xuất chính thức để ghi nhận một nhân viên về thành tích, đóng góp hoặc hành vi gương mẫu của họ. Nó bao gồm:

• Người được đề cử: Nhân viên được ghi nhận

• Người đề cử: Người nộp đề cử

• Bằng chứng: Tài liệu và chi tiết hỗ trợ

• Tiêu chí: Thành tích hoặc hành vi cụ thể

• Quy trình xem xét: Quy trình phê duyệt nhiều cấp

---

🏆 Các Loại Đề Cử

1. Tự Đề Cử

Mục đích: Nhân viên tự đề cử cho thành tích của mình

Khi nào sử dụng:

• Đạt được cột mốc cá nhân

• Thành thạo kỹ năng

• Đạt được chứng chỉ

• Hoàn thành dự án

Ví dụ:

Đề cử: "Chứng Chỉ Bán Hàng Nâng Cao"
Người được đề cử: Nguyễn Văn A (tự đề cử)
Thành tích: Hoàn thành Đào tạo Bán hàng Nâng cao
Bằng chứng: Chứng chỉ, điểm kiểm tra (95%), hoàn thành dự án
Trạng thái: Đang chờ quản lý xem xét

2. Đề Cử Từ Đồng Nghiệp

Mục đích: Đồng nghiệp ghi nhận lẫn nhau

Khi nào sử dụng:

• Làm việc nhóm xuất sắc

• Giúp đỡ người khác thành công

• Vượt xa kỳ vọng

• Tác động tích cực đến nhóm

Ví dụ:

Đề cử: "Xuất Sắc Hợp Tác Nhóm"
Người được đề cử: Trần Thị B
Đề cử bởi: Lê Văn C (đồng nghiệp)
Lý do: Dẫn dắt dự án liên nhóm, cố vấn 3 thành viên mới
Bằng chứng: Kết quả dự án, phản hồi đồng nghiệp
Trạng thái: Đã phê duyệt

3. Đề Cử Từ Quản Lý

Mục đích: Quản lý ghi nhận thành viên nhóm

Khi nào sử dụng:

• Hiệu suất xuất sắc

• Thể hiện khả năng lãnh đạo

• Vượt mục tiêu

• Xuất sắc nhất quán

Ví dụ:

Đề cử: "Người Xuất Sắc Nhất Q4"
Người được đề cử: Phạm Thị D
Đề cử bởi: Hoàng Quản Lý
Thành tích: 150% mục tiêu bán hàng, đánh giá KH 4.9/5
Bằng chứng: Báo cáo bán hàng, phản hồi khách hàng
Trạng thái: Đang chờ HR xem xét

4. Đề Cử Tự Động

Mục đích: Hệ thống tạo dựa trên kích hoạt

Khi nào sử dụng:

• Đạt cấp độ năng lực

• Hoàn thành đào tạo

• Đạt ngưỡng hiệu suất

• Đạt cột mốc

Ví dụ:

Đề cử: "Giải Thưởng 5 Năm Cống Hiến"
Người được đề cử: Võ Văn E
Kích hoạt bởi: Hệ thống (cột mốc thời gian)
Thành tích: 5 năm làm việc
Bằng chứng: Hồ sơ HR
Trạng thái: Tự động phê duyệt

---

📝 Nộp Đề Cử

Quy Trình Từng Bước

Bước 1: Truy Cập Form Đề Cử

Điều hướng: Module Thi Đua → Đề Cử → [+ Đề Cử Mới]
Hoặc: Từ trang Chương trình → [Đề Cử Nhân Viên]

Bước 2: Chọn Người Được Đề Cử

Tìm kiếm nhân viên:
- Theo tên
- Theo phòng ban
- Theo vai trò

Chọn: [Tên Nhân Viên]
Xác minh điều kiện: ✓ Đủ điều kiện cho chương trình này

Bước 3: Chọn Thành Tích/Chương Trình

Chọn loại đề cử:
○ Cho chương trình cụ thể (vd: "Nhân Viên Của Tháng")
○ Cho thành tích chung (vd: "Giải Thưởng Đổi Mới")
○ Cho cột mốc năng lực
○ Cho hoàn thành đào tạo

Chương trình: [Chọn từ danh sách]
Loại Thành Tích: [Chọn danh mục]

Bước 4: Cung Cấp Chi Tiết

Tiêu Đề Đề Cử: [Tiêu đề ngắn gọn, mô tả]

Mô tả: [Giải thích chi tiết]
- Người được đề cử đã đạt được gì?
- Họ đã thể hiện sự xuất sắc như thế nào?
- Tác động là gì?
- Tại sao họ xứng đáng được ghi nhận?

Ví dụ:
"Trần Thị B dẫn dắt sáng kiến giữ chân khách hàng Q4,
triển khai hệ thống theo dõi mới tăng tỷ lệ giữ chân 25%.
Cô ấy đào tạo 5 thành viên nhóm và tạo tài liệu
cho việc sử dụng trong tương lai."

Bước 5: Thêm Bằng Chứng

Bằng Chứng Hỗ Trợ:

☑ Tài liệu:
  - Tải lên file (PDF, DOCX, hình ảnh)
  - Tối đa 10 file, mỗi file 5MB
  
☑ Chỉ số:
  - Doanh số: 3 tỷ VNĐ (150% mục tiêu)
  - Hài lòng khách hàng: 4.9/5
  - Dự án hoàn thành: 8/8 đúng hạn
  
☑ Lời chứng thực:
  - Phản hồi khách hàng
  - Xác nhận đồng nghiệp
  - Bình luận quản lý
  
☑ Liên kết:
  - Tài liệu dự án
  - Bản ghi trình bày
  - Mục portfolio

Bước 6: Ánh Xạ Với Tiêu Chí

Danh Sách Kiểm Tra Tiêu Chí Chương Trình:

✅ Tiêu chí 1: Đạt Mục Tiêu Bán Hàng
   Bằng chứng: Báo cáo bán hàng cho thấy 150% mục tiêu
   Điểm: 30/30
   
✅ Tiêu chí 2: Hài Lòng Khách Hàng
   Bằng chứng: Điểm CSAT 4.9/5
   Điểm: 25/25
   
⏳ Tiêu chí 3: Đề Cử Từ Đồng Nghiệp
   Bằng chứng: 1 xác nhận đồng nghiệp (cần 2)
   Điểm: 10/20
   
Tổng Điểm: 65/75 (87%)

Bước 7: Thêm Bình Luận

Bình Luận Thêm (tùy chọn):
[Bất kỳ ngữ cảnh bổ sung, hoàn cảnh đặc biệt,
hoặc thông tin hỗ trợ đề cử]

Ví dụ:
"Trần Thị B đạt được những kết quả này trong khi
cũng cố vấn hai thành viên nhóm mới và thay thế
cho đồng nghiệp nghỉ ốm."

Bước 8: Xem Lại và Nộp

Tóm Tắt Xem Lại:
- Người được đề cử: Trần Thị B
- Chương trình: Nhân Viên Của Tháng - Tháng 10
- Điểm: 65/75 (87%)
- Bằng chứng: 3 tài liệu, 5 chỉ số
- Trạng thái: Sẽ chuyển đến Xem Xét Quản Lý

☑ Tôi xác nhận tất cả thông tin chính xác
☑ Tôi có sự đồng ý của người được đề cử (nếu yêu cầu)

[Lưu Nháp] [Nộp Để Xem Xét]

---

🔍 Quy Trình Đề Cử

Luồng Phê Duyệt Tiêu Chuẩn

┌─────────────────────────────────────────┐
│  1. NỘP                                 │
│  Nhân viên/Quản lý nộp đề cử            │
│  Trạng thái: Đã nộp                     │
└──────────────┬──────────────────────────┘
               ↓
┌─────────────────────────────────────────┐
│  2. XEM XÉT QUẢN LÝ                     │
│  Quản lý trực tiếp xem xét và phê duyệt │
│  Trạng thái: Đang Xem Xét Quản Lý       │
│  Hành động: Phê duyệt / Từ chối / Yêu cầu│
└──────────────┬──────────────────────────┘
               ↓
┌─────────────────────────────────────────┐
│  3. XEM XÉT HR                          │
│  HR xác minh điều kiện và tiêu chí      │
│  Trạng thái: Đang Xem Xét HR            │
│  Hành động: Phê duyệt / Từ chối / Yêu cầu│
└──────────────┬──────────────────────────┘
               ↓
┌─────────────────────────────────────────┐
│  4. QUYẾT ĐỊNH ỦY BAN                   │
│  Ủy ban giải thưởng quyết định cuối cùng│
│  Trạng thái: Đang Xem Xét Ủy Ban        │
│  Hành động: Trao giải / Từ chối         │
└──────────────┬──────────────────────────┘
               ↓
┌─────────────────────────────────────────┐
│  5. PHÂN PHỐI GIẢI THƯỞNG               │
│  Giải thưởng được trao cho người được đề cử│
│  Trạng thái: Đã Phê Duyệt & Trao Giải   │
│  Thông báo gửi đến tất cả các bên       │
└─────────────────────────────────────────┘

Biến Thể Quy Trình

Nhanh (Tự Động Phê Duyệt):

Nộp → Tự Động Phê Duyệt → Trao Giải
(Cho thành tích kích hoạt bởi hệ thống)

Chỉ Quản Lý:

Nộp → Xem Xét Quản Lý → Trao Giải
(Cho ghi nhận cấp nhóm)

Xem Xét Mở Rộng:

Nộp → Quản Lý → Trưởng Phòng → HR → Ủy Ban → Trao Giải
(Cho giải thưởng giá trị cao)

---

👥 Xem Xét Đề Cử

Cho Quản Lý

Truy Cập Đang Chờ Xem Xét:

Điều hướng: Module Thi Đua → Đề Cử → Đang Chờ Xem Xét Của Tôi
Lọc: [Nhóm Của Tôi] [Tháng Này] [Chương Trình Cụ Thể]

Danh Sách Kiểm Tra Xem Xét:

☑ Xác minh điều kiện người được đề cử
☑ Kiểm tra tính đầy đủ bằng chứng
☑ Xác thực tiêu chí đã đạt
☑ Đánh giá tác động và ý nghĩa
☑ So sánh với đề cử tương tự
☑ Xem xét động lực nhóm
☑ Xem xét ảnh hưởng ngân sách

Hành Động Xem Xét:

1. Phê Duyệt:

Quyết định: Phê duyệt
Bình luận: [Giải thích tại sao phê duyệt]
Khuyến nghị: [Bậc Vàng/Bạc/Đồng]
[Nộp Phê Duyệt]

2. Yêu Cầu Thêm Thông Tin:

Quyết định: Yêu cầu Thêm Thông Tin
Yêu cầu cụ thể:
- Cần báo cáo bán hàng Q4
- Yêu cầu lời chứng thực khách hàng
- Làm rõ tiến độ dự án
Hạn chót: [Đặt thời hạn]
[Gửi Yêu Cầu]

3. Từ Chối:

Quyết định: Từ chối
Lý do: [Giải thích rõ ràng]
- Không đáp ứng tiêu chí
- Bằng chứng không đủ
- Thời điểm không phù hợp
Phản hồi: [Bình luận mang tính xây dựng]
[Nộp Từ Chối]

Cho HR/Ủy Ban

Xem Xét Hàng Loạt:

Xem: Tất cả đề cử đang chờ
Sắp xếp theo: [Ưu tiên/Ngày/Điểm/Phòng ban]
Lọc: [Chương trình/Loại Thành Tích/Khoảng Điểm]

Hành động:
- Xem xét nhiều đề cử
- So sánh ứng viên
- Đảm bảo công bằng và nhất quán
- Đưa ra quyết định cuối cùng

Chấm Điểm và Xếp Hạng:

Đề cử #1: Trần Thị B - 95/100
Đề cử #2: Nguyễn Văn A - 92/100
Đề cử #3: Lê Văn C - 88/100

Khuyến nghị:
🥇 Vàng: Trần Thị B
🥈 Bạc: Nguyễn Văn A
🥉 Đồng: Lê Văn C

---

📊 Theo Dõi Đề Cử

Cho Người Được Đề Cử

Dashboard Đề Cử Về Tôi:

┌─────────────────────────────────────────┐
│  Đề Cử Về Tôi                           │
│  Tổng: 5  |  Đã duyệt: 3  |  Đang chờ: 2│
├─────────────────────────────────────────┤
│  Đề Cử Gần Đây:                         │
│                                         │
│  ✅ Nhân Viên Của Tháng - Tháng 10     │
│     Trạng thái: Đã Phê Duyệt & Trao Giải│
│     Giải thưởng: Vàng + 500 điểm        │
│     Ngày: 15/10/2025                    │
│                                         │
│  ⏳ Thử Thách Đổi Mới                   │
│     Trạng thái: Đang Xem Xét Ủy Ban     │
│     Điểm: 87/100                        │
│     Ngày: 10/10/2025                    │
│                                         │
│  ✅ Xuất Sắc Bán Hàng Q3                │
│     Trạng thái: Đã Phê Duyệt & Trao Giải│
│     Giải thưởng: Bạc + 300 điểm         │
│     Ngày: 30/09/2025                    │
└─────────────────────────────────────────┘

Cho Người Đề Cử

Dashboard Đề Cử Tôi Nộp:

┌─────────────────────────────────────────┐
│  Đề Cử Tôi Đã Nộp                       │
│  Tổng: 8  |  Đã duyệt: 6  |  Đang chờ: 2│
├─────────────────────────────────────────┤
│  Hành Động Đang Chờ:                    │
│                                         │
│  ⏳ Trần Thị B - Nhân Viên Của Tháng   │
│     Trạng thái: Đang chờ phản hồi của bạn│
│     Hành động: Yêu cầu thêm thông tin   │
│     Hạn: 20/10/2025                     │
│                                         │
│  ⏳ Lê Văn C - Đồng Đội Tốt            │
│     Trạng thái: Đang xem xét quản lý    │
│     Đã nộp: 12/10/2025                  │
└─────────────────────────────────────────┘

Cho Người Xem Xét

Hàng Đợi Xem Xét:

┌─────────────────────────────────────────┐
│  Đang Chờ Xem Xét Của Tôi: 12 đề cử    │
│  Quá hạn: 2  |  Hạn hôm nay: 3  |  Sắp tới: 7│
├─────────────────────────────────────────┤
│  Hàng Đợi Ưu Tiên:                      │
│                                         │
│  🔴 QUÁ HẠN (2 ngày)                   │
│     Trần Thị B - Nhân Viên Của Tháng   │
│     Đã nộp: 08/10/2025                  │
│     [Xem Xét Ngay]                      │
│                                         │
│  🟡 HẠN HÔM NAY                        │
│     Nguyễn Văn A - Xuất Sắc Bán Hàng   │
│     Đã nộp: 13/10/2025                  │
│     [Xem Xét Ngay]                      │
│                                         │
│  🟢 SẮP TỚI (còn 3 ngày)               │
│     Phạm Thị D - Giải Thưởng Đổi Mới   │
│     Đã nộp: 14/10/2025                  │
│     [Xem Xét]                           │
└─────────────────────────────────────────┘

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Cho Người Đề Cử

✅ Cụ thể và chi tiết
✅ Cung cấp bằng chứng cụ thể
✅ Định lượng tác động khi có thể
✅ Nộp đề cử kịp thời
✅ Theo dõi yêu cầu thông tin
✅ Tôn vinh đề cử được phê duyệt

Cho Người Được Đề Cử

✅ Giữ hồ sơ thành tích
✅ Ghi chép công việc thường xuyên
✅ Thu thập phản hồi và lời chứng thực
✅ Theo dõi chỉ số và kết quả
✅ Phản hồi yêu cầu nhanh chóng
✅ Bày tỏ lòng biết ơn cho đề cử

Cho Người Xem Xét

✅ Xem xét đề cử trong SLA
✅ Công bằng và nhất quán
✅ Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng
✅ Ghi chép lý do quyết định
✅ Giao tiếp rõ ràng
✅ Leo thang vấn đề kịp thời

---

🚨 Vấn Đề Thường Gặp & Giải Pháp

Vấn Đề 1: Đề Cử Bị Từ Chối

Triệu chứng: Đề cử không được phê duyệt

Giải pháp:

✅ Xem xét phản hồi từ chối cẩn thận
✅ Giải quyết các mối quan tâm cụ thể được nêu ra
✅ Thu thập bằng chứng bổ sung
✅ Nộp lại với cải thiện
✅ Tìm hướng dẫn từ quản lý/HR

Vấn Đề 2: Xem Xét Chậm Trễ

Triệu chứng: Đề cử bị kẹt trong xem xét

Giải pháp:

✅ Kiểm tra trạng thái và tiến độ xem xét
✅ Gửi nhắc nhở lịch sự cho người xem xét
✅ Leo thang nếu quá SLA
✅ Liên hệ HR để được hỗ trợ

Vấn Đề 3: Thiếu Bằng Chứng

Triệu chứng: Không thể tìm thấy tài liệu hỗ trợ

Giải pháp:

✅ Yêu cầu từ phòng ban liên quan
✅ Sử dụng loại bằng chứng thay thế
✅ Nhận xác nhận từ quản lý
✅ Ghi chép những gì có sẵn

---

📚 Tính Năng Liên Quan

• Quản Lý Thành Tích - Các loại thành tích

• Chương Trình Thi Đua - Cấu trúc chương trình

• Giải Thưởng & Phần Thưởng - Phân phối giải thưởng

• Quy Tắc Tự Động - Đề cử tự động

---

📞 Cần Trợ Giúp?

• Tài liệu: Hướng Dẫn Bắt Đầu

• Hỗ trợ: Liên hệ HR hoặc quản trị viên chương trình

• Đào tạo: Yêu cầu đào tạo hệ thống đề cử

• Phản hồi: Gửi đề xuất cải thiện

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 16 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt