Nhiệm vụ phân công

Quản lý nhiệm vụ và phân công trong suốt vòng đời nhân viên

📚 Tổng Quan

Nhiệm vụ là các hành động cụ thể cần được hoàn thành trong quá trình onboarding hoặc offboarding. Hướng dẫn này bao gồm việc tạo, phân công và quản lý nhiệm vụ hiệu quả.

---

🎯 Hiểu Nhiệm Vụ

Thuộc Tính Nhiệm Vụ

Cấu Trúc Nhiệm Vụ:
  ID: TASK-001
  Tiêu Đề: "Thiết lập môi trường phát triển"
  Mô Tả: "Cài đặt phần mềm cần thiết và cấu hình công cụ"
  
  Phân Loại:
    Danh Mục: IT
    Mốc Quan Trọng: Pre-boarding
    Loại Kế Hoạch: Onboarding
  
  Phân Công:
    Phân Công Cho: Quản Trị Viên IT ([email protected])
    Tạo Bởi: Quản Trị Viên HR
    Ngày Tạo: 15 tháng 10, 2025
  
  Thời Gian:
    Ngày Đến Hạn: 30 tháng 10, 2025
    Thời Gian Ước Tính: 2-3 giờ
    Ngày Hoàn Thành: Chưa hoàn thành
  
  Trạng Thái & Ưu Tiên:
    Trạng Thái: Đang Chờ
    Ưu Tiên: Cao
    Có Thể Bỏ Qua: Không
  
  Phụ Thuộc:
    Phụ Thuộc Vào:
      - TASK-000: Tạo tài khoản người dùng
      - TASK-002: Cấp phát thiết bị
    Chặn:
      - TASK-005: Đào tạo kỹ thuật
  
  Tài Nguyên:
    Hướng Dẫn: /docs/dev-setup-guide.md
    Liên Hệ: [email protected]
    Công Cụ: Ansible, Docker
  
  Tiêu Chí Hoàn Thành:
    - Tất cả phần mềm đã cài đặt
    - Có thể chạy dự án cục bộ
    - Quyền truy cập kho lưu trữ đã xác minh

Danh Mục Nhiệm Vụ

Nhiệm Vụ HR

Trách Nhiệm:
  - Giấy tờ tuyển dụng
  - Đăng ký phúc lợi
  - Xác nhận chính sách
  - Đào tạo tuân thủ
  - Tạo thẻ ID
  - Phỏng vấn rời công ty
  - Xử lý lương cuối cùng

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  - "Gửi email chào mừng cho nhân viên mới"
  - "Lên lịch định hướng HR"
  - "Xử lý giấy tờ I-9"
  - "Đăng ký phúc lợi sức khỏe"
  - "Thực hiện phỏng vấn rời công ty"

Nhiệm Vụ IT

Trách Nhiệm:
  - Tạo tài khoản
  - Cấp phát thiết bị
  - Cài đặt phần mềm
  - Quyền truy cập hệ thống
  - Đào tạo bảo mật
  - Thu hồi quyền truy cập
  - Thu thập thiết bị

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  - "Tạo tài khoản email và Slack"
  - "Cấu hình laptop với phần mềm tiêu chuẩn"
  - "Cấp quyền truy cập VPN"
  - "Thiết lập xác thực đa yếu tố"
  - "Thu hồi tất cả quyền truy cập hệ thống"

Nhiệm Vụ Quản Lý

Trách Nhiệm:
  - Giới thiệu đội
  - Kỳ vọng vai trò
  - Đặt mục tiêu
  - Check-in thường xuyên
  - Đánh giá hiệu suất
  - Chuyển giao kiến thức
  - Phân phối lại khối lượng công việc

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  - "Giới thiệu nhân viên mới với đội"
  - "Xem xét trách nhiệm và kỳ vọng vai trò"
  - "Đặt mục tiêu 30-60-90 ngày"
  - "Thực hiện check-in tuần đầu tiên"
  - "Giám sát chuyển giao kiến thức"

Nhiệm Vụ Buddy

Trách Nhiệm:
  - Chào mừng và định hướng
  - Hòa nhập văn hóa
  - Trả lời câu hỏi
  - Hoạt động xã hội
  - Hỗ trợ không chính thức
  - Giới thiệu đồng nghiệp

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  - "Chào mừng nhân viên mới vào ngày đầu tiên"
  - "Đưa đi tham quan văn phòng"
  - "Giải thích văn hóa và quy tắc không chính thức"
  - "Mời đi ăn trưa ngày đầu tiên"
  - "Check-in hàng ngày tuần đầu tiên"

Nhiệm Vụ Nhân Viên

Trách Nhiệm:
  - Hoàn thành biểu mẫu
  - Tham dự đào tạo
  - Đọc tài liệu
  - Hoàn thành bài tập
  - Cung cấp phản hồi
  - Tài liệu hóa kiến thức
  - Chuyển giao trách nhiệm

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  - "Hoàn thành giấy tờ tuyển dụng"
  - "Tham dự định hướng công ty"
  - "Đọc sổ tay nhân viên"
  - "Hoàn thành đào tạo bảo mật"
  - "Tạo tài liệu bàn giao"

Trạng Thái Nhiệm Vụ

Đang Chờ:
  Mô Tả: Nhiệm vụ chưa bắt đầu
  Biểu Tượng: ⏸️
  Màu: Xám
  Hành Động Tiếp Theo: Bắt đầu làm việc

Đang Thực Hiện:
  Mô Tả: Đang làm việc tích cực
  Biểu Tượng: 🔄
  Màu: Xanh Dương
  Hành Động Tiếp Theo: Hoàn thành hoặc cập nhật tiến độ

Đã Hoàn Thành:
  Mô Tả: Nhiệm vụ đã hoàn thành thành công
  Biểu Tượng: ✅
  Màu: Xanh Lá
  Hành Động Tiếp Theo: Không có

Đã Bỏ Qua:
  Mô Tả: Nhiệm vụ không áp dụng hoặc không cần thiết
  Biểu Tượng: ⏭️
  Màu: Vàng
  Hành Động Tiếp Theo: Tài liệu hóa lý do

Quá Hạn:
  Mô Tả: Đã qua ngày đến hạn mà chưa hoàn thành
  Biểu Tượng: ⚠️
  Màu: Đỏ
  Hành Động Tiếp Theo: Ưu tiên hoàn thành hoặc lên lại lịch

Mức Độ Ưu Tiên

Cao:
  Biểu Tượng: 🔴
  Tiêu Chí:
    - Chặn nhiệm vụ khác
    - Nhạy cảm về thời gian
    - Tuân thủ bắt buộc
    - Quan trọng cho ngày đầu tiên
  Ví Dụ:
    - Tạo tài khoản trước ngày bắt đầu
    - Thu hồi quyền truy cập vào ngày cuối cùng
    - Giấy tờ pháp lý

Trung Bình:
  Biểu Tượng: 🟡
  Tiêu Chí:
    - Quan trọng nhưng không khẩn cấp
    - Có thể lên lịch linh hoạt
    - Hỗ trợ mục tiêu chính
  Ví Dụ:
    - Đào tạo phòng ban
    - Giới thiệu đội
    - Tài liệu hóa quy trình

Thấp:
  Biểu Tượng: 🟢
  Tiêu Chí:
    - Tốt để có
    - Có thể trì hoãn nếu cần
    - Không chặn tiến độ
  Ví Dụ:
    - Hoạt động xã hội
    - Đọc tài liệu tùy chọn
    - Cải tiến quy trình

---

🚀 Tạo Nhiệm Vụ

Trong Quá Trình Tạo Kế Hoạch

Từ Mẫu:

• Nhiệm vụ được tạo tự động từ mẫu

• Ngày đến hạn được tính dựa trên ngày bắt đầu/cuối

• Có thể tùy chỉnh trước khi lưu kế hoạch

Từ Đầu:

1. Trong quá trình tạo kế hoạch

2. Thêm mốc quan trọng

3. Nhấp "Thêm Nhiệm Vụ" trong mốc

4. Điền chi tiết nhiệm vụ

5. Phân công trách nhiệm

6. Đặt ngày đến hạn

7. Nhấp "Lưu Nhiệm Vụ"

Thêm Vào Kế Hoạch Hiện Có

Các Bước:

1. Mở kế hoạch onboarding/offboarding

2. Điều hướng đến mốc quan trọng

3. Nhấp "Thêm Nhiệm Vụ"

4. Điền biểu mẫu nhiệm vụ:

   Tiêu Đề: "Đào tạo công cụ quản lý dự án"
   Mô Tả: "Học cách sử dụng Jira cho theo dõi dự án"
   Danh Mục: Quản Lý
   Phân Công Cho: Quản Lý Dự Án
   Ngày Đến Hạn: 10 tháng 11, 2025
   Ưu Tiên: Trung Bình
   Thời Gian Ước Tính: 1 giờ

5. Thêm hướng dẫn và tài nguyên

6. Đặt phụ thuộc (nếu có)

7. Nhấp "Tạo Nhiệm Vụ"

Nhiệm Vụ Hàng Loạt

Thêm Nhiều Nhiệm Vụ:

1. Nhấp "Thêm Hàng Loạt"

2. Nhập nhiệm vụ (một dòng mỗi nhiệm vụ)

3. Chọn cài đặt chung:

   • Danh mục

   • Người được phân công

   • Mốc quan trọng

   • Ưu tiên

4. Hệ thống tạo tất cả nhiệm vụ

5. Xem xét và chỉnh sửa từng cái

Ví Dụ Nhập Hàng Loạt:

Thiết lập tài khoản email
Cấu hình Slack
Cài đặt VPN
Thiết lập xác thực đa yếu tố
Cấp quyền truy cập kho lưu trữ

---

📊 Quản Lý Nhiệm Vụ

Cập Nhật Trạng Thái

Bắt Đầu Nhiệm Vụ:

1. Tìm nhiệm vụ trong danh sách

2. Nhấp "Bắt Đầu" hoặc thay đổi trạng thái thành "Đang Thực Hiện"

3. Thêm ghi chú nếu cần

4. Nhấp "Cập Nhật"

Hoàn Thành Nhiệm Vụ:

1. Chọn nhiệm vụ

2. Nhấp "Hoàn Thành"

3. Thêm ghi chú hoàn thành:

   Ghi Chú Hoàn Thành:
     Ngày: 5 tháng 11, 2025
     Hoàn Thành Bởi: Quản Trị Viên IT
     Ghi Chú: "Tất cả phần mềm đã cài đặt và kiểm tra.
              Nhân viên có thể truy cập tất cả hệ thống cần thiết."
     Thời Gian Thực Tế: 2.5 giờ
     Vấn Đề: Không có

4. Nhấp "Xác Nhận"

Bỏ Qua Nhiệm Vụ:

1. Chọn nhiệm vụ

2. Nhấp "Bỏ Qua"

3. Cung cấp lý do:

   Lý Do Bỏ Qua:
     - Không áp dụng cho vai trò này
     - Đã hoàn thành trong quy trình khác
     - Không còn cần thiết
     - Thiết bị không khả dụng
     - Nhân viên đã có kiến thức

4. Nhấp "Xác Nhận Bỏ Qua"

Phân Công Lại Nhiệm Vụ

Khi Nào Phân Công Lại:

• Người được phân công ban đầu không khả dụng

• Chuyên môn khác cần thiết

• Phân phối khối lượng công việc

• Thay đổi tổ chức

Các Bước:

1. Mở chi tiết nhiệm vụ

2. Nhấp "Phân Công Lại"

3. Chọn người được phân công mới

4. Thêm lý do phân công lại

5. Chọn tùy chọn thông báo:

   • Thông báo người được phân công mới

   • Thông báo người được phân công cũ

   • Thông báo cả hai

6. Nhấp "Phân Công Lại"

Ví Dụ:

Phân Công Lại:
  Nhiệm Vụ: "Thiết lập môi trường phát triển"
  Từ: Quản Trị Viên IT A (nghỉ phép)
  Đến: Quản Trị Viên IT B
  Lý Do: "Người được phân công ban đầu đang nghỉ phép"
  Ngày Đến Hạn Mới: 2 tháng 11, 2025 (gia hạn 2 ngày)
  Thông Báo: Cả hai bên

Lên Lại Lịch Nhiệm Vụ

Lý Do Lên Lại Lịch:

• Phụ thuộc bị trễ

• Thay đổi ngày bắt đầu/cuối

• Không khả dụng của tài nguyên

• Thay đổi ưu tiên

• Yêu cầu thời gian bổ sung

Các Bước:

1. Chọn nhiệm vụ

2. Nhấp "Lên Lại Lịch"

3. Chọn ngày đến hạn mới

4. Cập nhật nhiệm vụ phụ thuộc (nếu có)

5. Thêm lý do thay đổi

6. Thông báo các bên liên quan

7. Nhấp "Cập Nhật Lịch Trình"

Thêm Ghi Chú và Bình Luận

Loại Ghi Chú:

Cập Nhật Tiến Độ:
  Ngày: 3 tháng 11, 2025
  Bởi: Quản Trị Viên IT
  Ghi Chú: "Đã hoàn thành 60%. Cài đặt phần mềm xong,
           đang làm việc trên cấu hình."

Vấn Đề/Chặn:
  Ngày: 4 tháng 11, 2025
  Bởi: Quản Trị Viên IT
  Ghi Chú: "Chặn: Chờ quyền truy cập quản trị viên
           để cài đặt phần mềm. Đã liên hệ bảo mật IT."

Giải Pháp:
  Ngày: 4 tháng 11, 2025
  Bởi: Bảo Mật IT
  Ghi Chú: "Quyền truy cập quản trị viên đã cấp.
           Có thể tiếp tục cài đặt."

Hoàn Thành:
  Ngày: 5 tháng 11, 2025
  Bởi: Quản Trị Viên IT
  Ghi Chú: "Tất cả nhiệm vụ đã hoàn thành thành công.
           Môi trường đã kiểm tra và xác minh."

---

🔔 Thông Báo Nhiệm Vụ

Loại Thông Báo

Phân Công Nhiệm Vụ:

Tiêu Đề: "Nhiệm Vụ Mới Được Phân Công: Thiết lập môi trường phát triển"
Người Nhận: Người được phân công
Nội Dung:
  - Tiêu đề và mô tả nhiệm vụ
  - Ngày đến hạn
  - Ưu tiên
  - Liên kết đến chi tiết nhiệm vụ
  - Thông tin liên hệ
Kênh: Email + Thông báo trong ứng dụng

Sắp Đến Hạn:

Tiêu Đề: "Nhiệm Vụ Sắp Đến Hạn: Thiết lập môi trường phát triển"
Người Nhận: Người được phân công
Kích Hoạt: 2 ngày trước ngày đến hạn
Nội Dung:
  - Nhắc nhở nhiệm vụ
  - Thời gian còn lại
  - Liên kết hành động
Kênh: Email + Thông báo trong ứng dụng

Quá Hạn:

Tiêu Đề: "Nhiệm Vụ Quá Hạn: Thiết lập môi trường phát triển"
Người Nhận: Người được phân công + Quản lý
Kích Hoạt: Ngày sau ngày đến hạn
Nội Dung:
  - Cảnh báo quá hạn
  - Tác động đến kế hoạch
  - Yêu cầu hành động
Kênh: Email + Thông báo trong ứng dụng + Slack

Đã Hoàn Thành:

Tiêu Đề: "Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành: Thiết lập môi trường phát triển"
Người Nhận: Người tạo + Quản lý + Nhân viên
Nội Dung:
  - Xác nhận hoàn thành
  - Ghi chú hoàn thành
  - Nhiệm vụ tiếp theo
Kênh: Thông báo trong ứng dụng

Cài Đặt Thông Báo

Tùy Chọn Người Dùng:

Tùy Chọn Thông Báo Nhiệm Vụ:
  Phân Công Nhiệm Vụ:
    Email: Có
    Trong Ứng Dụng: Có
    Push Di Động: Có
    Slack: Không
  
  Sắp Đến Hạn:
    Email: Có
    Trong Ứng Dụng: Có
    Push Di Động: Có
    Thời Gian Trước: 2 ngày
  
  Quá Hạn:
    Email: Có
    Trong Ứng Dụng: Có
    Push Di Động: Có
    Slack: Có
  
  Đã Hoàn Thành:
    Email: Không
    Trong Ứng Dụng: Có
    Push Di Động: Không
  
  Tóm Tắt:
    Tóm Tắt Hàng Ngày: Có (8:00 AM)
    Tóm Tắt Hàng Tuần: Có (Thứ Hai 9:00 AM)

---

📈 Theo Dõi Nhiệm Vụ

Chế Độ Xem Nhiệm Vụ Của Tôi

Bảng Điều Khiển:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nhiệm Vụ Của Tôi                                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ 🔴 Quá Hạn (2)                                          │
│ ├─ Thiết lập môi trường phát triển (Ngày 30/10)       │
│ └─ Lên lịch định hướng HR (Ngày 31/10)                │
│                                                          │
│ 🟡 Hôm Nay (3)                                          │
│ ├─ Cấu hình laptop                                      │
│ ├─ Tạo tài khoản email                                 │
│ └─ Gửi email chào mừng                                  │
│                                                          │
│ 🟢 Tuần Này (5)                                         │
│ ├─ Lên lịch giới thiệu đội                             │
│ ├─ Chuẩn bị tài liệu định hướng                        │
│ ├─ Đặt check-in tuần 1                                 │
│ ├─ Xem xét kế hoạch onboarding                        │
│ └─ Gửi thiết bị                                         │
│                                                          │
│ 📅 Sắp Tới (8)                                          │
│                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Chế Độ Xem Nhiệm Vụ Kế Hoạch

Theo Mốc Quan Trọng:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nguyễn Văn A - Kế Hoạch Onboarding                    │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ Pre-boarding (8 nhiệm vụ)                               │
│ ├─ ✅ Gửi email chào mừng                              │
│ ├─ ✅ Tạo tài khoản                                    │
│ ├─ 🔄 Cấu hình laptop                                  │
│ ├─ ⏸️ Gửi thiết bị                                     │
│ └─ ⏸️ Chuẩn bị không gian làm việc                    │
│                                                          │
│ Ngày 1 (10 nhiệm vụ)                                    │
│ ├─ ⏸️ Chào mừng và tham quan                           │
│ ├─ ⏸️ Thiết lập IT                                     │
│ └─ ⏸️ Giới thiệu đội                                   │
│                                                          │
│ Tuần 1 (12 nhiệm vụ)                                    │
│ Tháng 1 (10 nhiệm vụ)                                   │
│ Ngày 90 (5 nhiệm vụ)                                    │
│                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Lọc và Sắp Xếp

Tùy Chọn Lọc:

Lọc Theo:
  Trạng Thái:
    - Đang Chờ
    - Đang Thực Hiện
    - Đã Hoàn Thành
    - Đã Bỏ Qua
    - Quá Hạn
  
  Danh Mục:
    - HR
    - IT
    - Quản Lý
    - Buddy
    - Nhân Viên
  
  Ưu Tiên:
    - Cao
    - Trung Bình
    - Thấp
  
  Ngày Đến Hạn:
    - Quá hạn
    - Hôm nay
    - Tuần này
    - Tháng này
    - Tùy chỉnh
  
  Người Được Phân Công:
    - Tôi
    - Đội của tôi
    - Tất cả

Tùy Chọn Sắp Xếp:

Sắp Xếp Theo:
  - Ngày đến hạn (sớm nhất trước)
  - Ưu tiên (cao nhất trước)
  - Trạng thái
  - Danh mục
  - Người được phân công
  - Ngày tạo

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Tạo Nhiệm Vụ: ✅ Sử dụng tiêu đề rõ ràng, có thể hành động ✅ Cung cấp mô tả chi tiết ✅ Đặt ngày đến hạn thực tế ✅ Phân công cho người phù hợp ✅ Bao gồm tài nguyên hữu ích

Quản Lý Nhiệm Vụ: ✅ Cập nhật trạng thái kịp thời ✅ Thêm ghi chú tiến độ ✅ Giao tiếp chặn ✅ Lên lại lịch khi cần ✅ Tài liệu hóa hoàn thành

Phân Công: ✅ Phân công cho vai trò phù hợp ✅ Cân bằng khối lượng công việc ✅ Xem xét tính khả dụng ✅ Cung cấp ngữ cảnh ✅ Theo dõi tiến độ

Giao Tiếp: ✅ Đặt kỳ vọng rõ ràng ✅ Cung cấp cập nhật thường xuyên ✅ Yêu cầu giúp đỡ khi cần ✅ Xác nhận hoàn thành ✅ Chia sẻ bài học

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Kế Hoạch Onboarding - Quản lý nhiệm vụ onboarding

• Kế Hoạch Offboarding - Quản lý nhiệm vụ offboarding

• Quản Lý Mẫu - Tạo mẫu nhiệm vụ

• Thông Báo & Nhắc Nhở - Cấu hình thông báo nhiệm vụ

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt