Kế hoạch Onboarding

Tạo và quản lý kế hoạch onboarding toàn diện cho nhân viên mới

📚 Tổng Quan

Kế Hoạch Onboarding là chương trình có cấu trúc được thiết kế để hòa nhập nhân viên mới vào tổ chức của bạn một cách hiệu quả. Hướng dẫn này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về việc tạo, quản lý và tối ưu hóa kế hoạch onboarding.

---

🎯 Kế Hoạch Onboarding Là Gì?

Kế Hoạch Onboarding là lộ trình được cá nhân hóa cho 90 ngày đầu tiên của nhân viên mới, bao gồm:

• Hoạt động pre-boarding (trước ngày 1)

• Định hướng ngày đầu tiên

• Hòa nhập tuần đầu tiên

• Các mốc quan trọng 30-60-90 ngày

• Nhiệm vụ, check-in và mục tiêu

• Phân công buddy và hỗ trợ

Mục Đích:

• Đảm bảo trải nghiệm onboarding nhất quán

• Tăng tốc thời gian đạt năng suất

• Cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới

• Xây dựng sự gắn kết từ ngày đầu tiên

• Theo dõi tiến độ và hoàn thành

---

🚀 Tạo Kế Hoạch Onboarding

Phương Pháp 1: Từ Mẫu (Khuyến Nghị)

Các Bước:

1. Điều hướng đến Lifecycle → Onboarding

2. Nhấp "Kế Hoạch Onboarding Mới"

3. Chọn "Từ Mẫu"

4. Chọn mẫu phù hợp:

   • Theo vai trò (ví dụ: Kỹ Sư Phần Mềm, Nhân Viên Bán Hàng)

   • Theo phòng ban (ví dụ: Kỹ Thuật, Marketing)

   • Mẫu mặc định

5. Điền thông tin nhân viên

6. Xem xét và tùy chỉnh nhiệm vụ

7. Nhấp "Tạo Kế Hoạch"

Ví Dụ:

Mẫu: Onboarding Kỹ Sư Phần Mềm
Nhân Viên: Nguyễn Văn A
Vị Trí: Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp
Phòng Ban: Kỹ Thuật
Ngày Bắt Đầu: 1 tháng 11, 2025
Quản Lý: Trần Thị B
Buddy: Lê Văn C
Địa Điểm: Văn Phòng Hà Nội

Phương Pháp 2: Từ Đầu

Các Bước:

1. Nhấp "Kế Hoạch Onboarding Mới"

2. Chọn "Tạo Từ Đầu"

3. Nhập thông tin cơ bản

4. Thêm các mốc quan trọng thủ công

5. Tạo nhiệm vụ cho mỗi mốc

6. Phân công trách nhiệm

7. Đặt ngày đến hạn

8. Nhấp "Tạo Kế Hoạch"

Khi Nào Sử Dụng:

• Vai trò hoặc tình huống độc đáo

• Không có mẫu phù hợp

• Yêu cầu tùy chỉnh cao

• Trường hợp đặc biệt một lần

---

📋 Các Thành Phần Kế Hoạch

1. Thông Tin Cơ Bản

Chi Tiết Kế Hoạch:
  Tên Nhân Viên: Nguyễn Văn A
  Mã Nhân Viên: EMP-2025-001
  Vị Trí: Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp
  Phòng Ban: Kỹ Thuật
  Ngày Bắt Đầu: 1 tháng 11, 2025
  Loại Hợp Đồng: Toàn thời gian
  Địa Điểm: Văn Phòng Hà Nội
  
Phân Công:
  Quản Lý: Trần Thị B ([email protected])
  Buddy: Lê Văn C ([email protected])
  Liên Hệ HR: Phạm Thị D ([email protected])
  
Cài Đặt Kế Hoạch:
  Mẫu Sử Dụng: Onboarding Kỹ Sư Phần Mềm
  Tạo Bởi: Quản Trị Viên HR
  Ngày Tạo: 15 tháng 10, 2025
  Trạng Thái: Đang Hoạt Động

2. Các Mốc Quan Trọng

Pre-boarding (Ngày -14 đến 0)

Thời Gian: 2 tuần trước ngày bắt đầu
Trọng Tâm: Chuẩn bị và mong đợi
Hoạt Động Chính:
  - Gửi email chào mừng
  - Hoàn thành giấy tờ
  - Chuẩn bị không gian làm việc
  - Thiết lập tài khoản IT
  - Gửi thiết bị (nếu làm việc từ xa)
  
Tiêu Chí Thành Công:
  - Tất cả giấy tờ đã hoàn thành
  - Tài khoản IT đã tạo
  - Thiết bị sẵn sàng
  - Gói chào mừng đã gửi

Ngày 1

Thời Gian: Ngày đầu tiên
Trọng Tâm: Chào mừng và định hướng
Hoạt Động Chính:
  - Chào mừng và tham quan văn phòng
  - Gặp gỡ đội ngũ
  - Thiết lập và đào tạo IT
  - Xem xét chính sách công ty
  - Bữa trưa ngày đầu tiên
  
Tiêu Chí Thành Công:
  - Nhân viên cảm thấy được chào đón
  - Không gian làm việc đã thiết lập đầy đủ
  - Quyền truy cập hệ thống cơ bản hoạt động
  - Giới thiệu đội ngũ hoàn tất

Tuần 1 (Ngày 1-7)

Thời Gian: Tuần đầu tiên
Trọng Tâm: Hòa nhập ban đầu
Hoạt Động Chính:
  - Định hướng phòng ban
  - Đào tạo theo vai trò
  - Gặp các bên liên quan chính
  - Theo dõi thành viên nhóm
  - Nhiệm vụ đầu tiên
  
Tiêu Chí Thành Công:
  - Hiểu cấu trúc đội ngũ
  - Biết các liên hệ chính
  - Hoàn thành đào tạo ban đầu
  - Bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên

Tháng 1 (Ngày 1-30)

Thời Gian: 30 ngày đầu tiên
Trọng Tâm: Học tập và đóng góp
Hoạt Động Chính:
  - Hoàn thành các module đào tạo
  - Làm việc trên dự án đầu tiên
  - Check-in 30 ngày
  - Đặt mục tiêu 30 ngày
  - Xây dựng mối quan hệ
  
Tiêu Chí Thành Công:
  - Đào tạo đã hoàn thành
  - Đóng góp vào dự án
  - Mục tiêu đã đặt và hiểu rõ
  - Phản hồi check-in tích cực

Ngày 90 (Ngày 1-90)

Thời Gian: 90 ngày đầu tiên
Trọng Tâm: Hòa nhập hoàn toàn và đánh giá
Hoạt Động Chính:
  - Làm việc độc lập
  - Check-in 60 ngày
  - Đánh giá 90 ngày
  - Đạt mục tiêu 90 ngày
  - Cung cấp phản hồi
  
Tiêu Chí Thành Công:
  - Làm việc với năng suất đầy đủ
  - Mục tiêu đã đạt được
  - Đánh giá hiệu suất tích cực
  - Hoàn thành onboarding thành công

3. Nhiệm Vụ

Cấu Trúc Nhiệm Vụ:

Ví Dụ Nhiệm Vụ:
  ID: TASK-001
  Tiêu Đề: "Thiết lập môi trường phát triển"
  Mô Tả: "Cài đặt phần mềm, công cụ cần thiết và truy cập kho lưu trữ"
  Danh Mục: IT
  Phân Công Cho: Quản Trị Viên IT
  Ngày Đến Hạn: 30 tháng 10, 2025 (Ngày -2)
  Ưu Tiên: Cao
  Trạng Thái: Đang Chờ
  Mốc Quan Trọng: Pre-boarding
  
  Nhiệm Vụ Con:
    - Cài đặt IDE và công cụ
    - Cấu hình quyền truy cập Git
    - Thiết lập kết nối cơ sở dữ liệu
    - Kiểm tra môi trường
  
  Tài Nguyên:
    - Hướng dẫn thiết lập: /docs/dev-setup.md
    - Hỗ trợ IT: [email protected]
  
  Tiêu Chí Hoàn Thành:
    - Tất cả phần mềm đã cài đặt
    - Có thể chạy dự án cục bộ
    - Quyền truy cập tất cả kho lưu trữ

Danh Mục Nhiệm Vụ:

Nhiệm Vụ HR (15-20% nhiệm vụ)

• Giấy tờ tuyển dụng

• Đăng ký phúc lợi

• Xác nhận chính sách

• Đào tạo tuân thủ

• Tạo thẻ ID

Nhiệm Vụ IT (20-25% nhiệm vụ)

• Tạo tài khoản

• Cấp phát thiết bị

• Cài đặt phần mềm

• Quyền truy cập

• Đào tạo bảo mật

Nhiệm Vụ Quản Lý (25-30% nhiệm vụ)

• Giới thiệu đội ngũ

• Kỳ vọng vai trò

• Đặt mục tiêu

• Thảo luận hiệu suất

• Phát triển nghề nghiệp

Nhiệm Vụ Buddy (15-20% nhiệm vụ)

• Chào mừng và định hướng

• Hòa nhập văn hóa

• Trả lời câu hỏi

• Hoạt động xã hội

• Hỗ trợ không chính thức

Nhiệm Vụ Nhân Viên (20-25% nhiệm vụ)

• Hoàn thành biểu mẫu

• Tham dự đào tạo

• Đọc tài liệu

• Hoàn thành bài tập

• Cung cấp phản hồi

4. Check-in

Check-in Đã Lên Lịch:

Check-in Ngày 1:
  Ngày: 1 tháng 11, 2025 (4:00 PM)
  Thời Lượng: 15-30 phút
  Người Tham Gia: Nhân viên, Quản lý
  Chương Trình:
    - Ngày đầu tiên như thế nào?
    - Có mối quan tâm ngay lập tức nào không?
    - Câu hỏi về ngày mai?
  
Check-in Tuần 1:
  Ngày: 7 tháng 11, 2025 (2:00 PM)
  Thời Lượng: 30 phút
  Người Tham Gia: Nhân viên, Quản lý, Buddy
  Chương Trình:
    - Ấn tượng tuần đầu tiên
    - Tiến độ đào tạo
    - Hòa nhập đội ngũ
    - Câu hỏi và mối quan tâm
  
Check-in 30 Ngày:
  Ngày: 1 tháng 12, 2025 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 45-60 phút
  Người Tham Gia: Nhân viên, Quản lý
  Chương Trình:
    - Xem xét mục tiêu 30 ngày
    - Thảo luận tiến độ
    - Giải quyết thách thức
    - Đặt mục tiêu 60 ngày
    - Thu thập phản hồi
  
Check-in 60 Ngày:
  Ngày: 1 tháng 1, 2026 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 45 phút
  Người Tham Gia: Nhân viên, Quản lý
  Chương Trình:
    - Xem xét mục tiêu 60 ngày
    - Thảo luận hiệu suất
    - Phát triển nghề nghiệp
    - Đặt mục tiêu 90 ngày
  
Đánh Giá 90 Ngày:
  Ngày: 30 tháng 1, 2026 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 60 phút
  Người Tham Gia: Nhân viên, Quản lý, HR
  Chương Trình:
    - Đánh giá tổng thể
    - Đạt mục tiêu
    - Đánh giá hiệu suất
    - Lập kế hoạch tương lai
    - Phản hồi onboarding

5. Mục Tiêu

Mục Tiêu 30-60-90 Ngày:

Mục Tiêu 30 Ngày (Học Tập):
  Mục Tiêu 1:
    Tiêu Đề: "Hoàn thành tất cả đào tạo onboarding"
    Mô Tả: "Hoàn thành các module đào tạo và chứng chỉ bắt buộc"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Tất cả module đã hoàn thành
      - Chứng chỉ đã có
      - Đánh giá kiến thức đạt
    Trạng Thái: Đang Thực Hiện
  
  Mục Tiêu 2:
    Tiêu Đề: "Hiểu quy trình và quy trình làm việc của đội"
    Mô Tả: "Học cách đội làm việc và cộng tác"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Có thể giải thích quy trình làm việc
      - Biết tất cả thành viên nhóm
      - Hiểu công cụ và hệ thống
    Trạng Thái: Chưa Bắt Đầu
  
  Mục Tiêu 3:
    Tiêu Đề: "Hoàn thành dự án nhỏ đầu tiên"
    Mô Tả: "Giao nhiệm vụ đầu tiên thành công"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Dự án hoàn thành đúng hạn
      - Code được xem xét và hợp nhất
      - Nhận phản hồi tích cực
    Trạng Thái: Chưa Bắt Đầu

Mục Tiêu 60 Ngày (Đóng Góp):
  Mục Tiêu 1:
    Tiêu Đề: "Đóng góp vào dự án nhóm"
    Mô Tả: "Làm việc tích cực trên các sản phẩm của nhóm"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Đóng góp vào mục tiêu sprint
      - Chất lượng code đạt tiêu chuẩn
      - Cộng tác hiệu quả
  
  Mục Tiêu 2:
    Tiêu Đề: "Tham gia xem xét code"
    Mô Tả: "Xem xét code của thành viên nhóm"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Xem xét 2-3 PR mỗi tuần
      - Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng
      - Học hỏi từ các đánh giá
  
  Mục Tiêu 3:
    Tiêu Đề: "Xây dựng mối quan hệ với đội"
    Mô Tả: "Thiết lập mối quan hệ làm việc"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Giao tiếp thường xuyên
      - Tham gia hoạt động nhóm
      - Tìm kiếm và đưa ra sự giúp đỡ

Mục Tiêu 90 Ngày (Thực Hiện):
  Mục Tiêu 1:
    Tiêu Đề: "Làm việc độc lập trên tính năng"
    Mô Tả: "Sở hữu và giao tính năng từ đầu đến cuối"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Hoàn thành tính năng độc lập
      - Đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng
      - Giao đúng hạn
  
  Mục Tiêu 2:
    Tiêu Đề: "Cố vấn thành viên nhóm mới"
    Mô Tả: "Giúp onboard thành viên nhóm tương lai"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Trả lời câu hỏi
      - Chia sẻ kiến thức
      - Hỗ trợ hòa nhập
  
  Mục Tiêu 3:
    Tiêu Đề: "Đề xuất cải tiến quy trình"
    Mô Tả: "Xác định và đề xuất cải tiến"
    Tiêu Chí Thành Công:
      - Ít nhất 2 đề xuất được đưa ra
      - Cải tiến được triển khai
      - Tác động tích cực đến nhóm

---

📊 Quản Lý Kế Hoạch Onboarding

Giám Sát Tiến Độ

Chế Độ Xem Bảng Điều Khiển:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nguyễn Văn A - Onboarding Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp      │
│                                                          │
│ Trạng Thái: Đang Hoạt Động | Ngày 15 của 90            │
│ Tiến Độ: ████████░░░░░░░░░░ 45%                       │
│                                                          │
│ Nhiệm Vụ: 12/27 đã hoàn thành                          │
│ ├─ HR: 4/5 đã hoàn thành (80%)                         │
│ ├─ IT: 3/6 đã hoàn thành (50%)                         │
│ ├─ Quản Lý: 3/8 đã hoàn thành (38%)                    │
│ ├─ Buddy: 2/4 đã hoàn thành (50%)                      │
│ └─ Nhân Viên: 0/4 đã hoàn thành (0%)                   │
│                                                          │
│ Mốc Tiếp Theo: Check-in 30 ngày (30 tháng 11)         │
│ Nhiệm Vụ Quá Hạn: 1                                    │
│ Có Rủi Ro: Có (Thiết lập IT bị trễ)                    │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Cập Nhật Nhiệm Vụ

Đánh Dấu Nhiệm Vụ Hoàn Thành:

1. Mở chi tiết kế hoạch

2. Tìm nhiệm vụ trong danh sách

3. Nhấp "Hoàn Thành"

4. Thêm ghi chú hoàn thành

5. Nhấp "Lưu"

Lên Lại Lịch Nhiệm Vụ:

1. Chọn nhiệm vụ

2. Nhấp "Lên Lại Lịch"

3. Chọn ngày mới

4. Thêm lý do thay đổi

5. Thông báo người được phân công

6. Nhấp "Cập Nhật"

Thêm Nhiệm Vụ Mới:

1. Mở kế hoạch

2. Nhấp "Thêm Nhiệm Vụ"

3. Điền chi tiết nhiệm vụ

4. Phân công trách nhiệm

5. Đặt ngày đến hạn

6. Nhấp "Tạo"

Sửa Đổi Kế Hoạch

Thêm Mốc Quan Trọng:

Mốc Mới:
  Tên: "Đào Tạo Sản Phẩm"
  Thời Gian: Ngày 20-25
  Mô Tả: "Đào tạo sản phẩm chuyên môn"
  Nhiệm Vụ: 5 nhiệm vụ
  Phân Công Cho: Quản Lý Sản Phẩm

Xóa Nhiệm Vụ:

• Chọn nhiệm vụ

• Nhấp "Xóa" hoặc "Bỏ Qua"

• Thêm lý do

• Xác nhận hành động

Thay Đổi Phân Công:

• Chọn nhiệm vụ hoặc mốc

• Nhấp "Phân Công Lại"

• Chọn người được phân công mới

• Thông báo cả hai bên

• Cập nhật ngày đến hạn nếu cần

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Lập Kế Hoạch: ✅ Bắt đầu pre-boarding sớm 2 tuần ✅ Sử dụng mẫu để đảm bảo tính nhất quán ✅ Tùy chỉnh cho vai trò và cá nhân ✅ Đặt thời gian thực tế ✅ Bao gồm thời gian đệm

Thực Hiện: ✅ Phân công buddy trước ngày 1 ✅ Lên lịch tất cả check-in trước ✅ Giám sát tiến độ hàng tuần ✅ Giải quyết vấn đề kịp thời ✅ Giao tiếp thường xuyên

Mục Tiêu: ✅ Làm cho mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Đạt được, Liên quan, Có thời hạn) ✅ Phù hợp với kỳ vọng vai trò ✅ Xem xét và điều chỉnh khi cần ✅ Ăn mừng thành tích ✅ Cung cấp hỗ trợ cho thách thức

Giao Tiếp: ✅ Gửi email chào mừng trước ngày 1 ✅ Check-in hàng ngày tuần đầu tiên ✅ Cập nhật hàng tuần tháng đầu tiên ✅ Phiên phản hồi thường xuyên ✅ Chính sách cửa mở

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Hướng Dẫn Bắt Đầu Nhanh - Tạo kế hoạch đầu tiên

• Quản Lý Mẫu - Xây dựng mẫu có thể tái sử dụng

• Nhiệm Vụ & Phân Công - Quản lý nhiệm vụ hiệu quả

• Check-in & Mục Tiêu - Thực hiện check-in hiệu quả

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt