Thông báo nhắc nhở

Cấu hình và quản lý thông báo để giữ cho mọi người được thông tin và đúng tiến độ

📚 Tổng Quan

Hệ thống thông báo đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông tin về hoạt động vòng đời nhân viên. Hướng dẫn này bao gồm các loại thông báo, cài đặt và thực hành tốt nhất.

---

🔔 Loại Thông Báo

1. Thông Báo Nhiệm Vụ

Phân Công Nhiệm Vụ

Kích Hoạt: Khi nhiệm vụ được phân công
Người Nhận: Người được phân công
Kênh: Email + Trong ứng dụng + Push di động

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Nhiệm Vụ Mới Được Phân Công: [Tiêu Đề Nhiệm Vụ]"
  Thông Điệp:
    - Tên nhiệm vụ và mô tả
    - Kế hoạch liên quan (Onboarding/Offboarding)
    - Nhân viên liên quan
    - Ngày đến hạn
    - Ưu tiên
    - Liên kết đến chi tiết nhiệm vụ
    - Thông tin liên hệ
  
  Hành Động:
    - Xem Nhiệm Vụ
    - Bắt Đầu Nhiệm Vụ
    - Phân Công Lại
    - Liên Hệ Người Tạo

Ví Dụ:
  "Bạn đã được phân công nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển'
   cho kế hoạch onboarding của Nguyễn Văn A.
   
   Ngày đến hạn: 30 tháng 10, 2025
   Ưu tiên: Cao
   
   Vui lòng xem chi tiết và bắt đầu làm việc trên nhiệm vụ này."

Nhiệm Vụ Sắp Đến Hạn

Kích Hoạt: X ngày trước ngày đến hạn (mặc định: 2 ngày)
Người Nhận: Người được phân công
Kênh: Email + Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Nhắc Nhở: Nhiệm Vụ Sắp Đến Hạn - [Tiêu Đề Nhiệm Vụ]"
  Thông Điệp:
    - Tên nhiệm vụ
    - Thời gian còn lại
    - Trạng thái hiện tại
    - Liên kết hành động
  
  Hành Động:
    - Hoàn Thành Nhiệm Vụ
    - Cập Nhật Trạng Thái
    - Yêu Cầu Gia Hạn

Ví Dụ:
  "Nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển' sẽ đến hạn trong 2 ngày.
   
   Ngày đến hạn: 30 tháng 10, 2025
   Trạng thái: Đang Thực Hiện
   
   Vui lòng hoàn thành nhiệm vụ này hoặc cập nhật trạng thái."

Nhiệm Vụ Quá Hạn

Kích Hoạt: Ngày sau ngày đến hạn
Người Nhận: Người được phân công + Quản lý + Người tạo
Kênh: Email + Trong ứng dụng + Slack (tùy chọn)

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "⚠️ Nhiệm Vụ Quá Hạn: [Tiêu Đề Nhiệm Vụ]"
  Thông Điệp:
    - Tên nhiệm vụ
    - Số ngày quá hạn
    - Tác động đến kế hoạch
    - Yêu cầu hành động khẩn cấp
  
  Hành Động:
    - Hoàn Thành Ngay
    - Lên Lại Lịch
    - Phân Công Lại
    - Liên Hệ Hỗ Trợ

Ví Dụ:
  "Nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển' đã quá hạn 1 ngày.
   
   Ngày đến hạn: 30 tháng 10, 2025
   Trạng thái: Đang Thực Hiện
   
   Nhiệm vụ này đang chặn onboarding của Nguyễn Văn A.
   Vui lòng hành động ngay lập tức."

Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành

Kích Hoạt: Khi nhiệm vụ được đánh dấu hoàn thành
Người Nhận: Người tạo + Quản lý + Nhân viên
Kênh: Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "✅ Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành: [Tiêu Đề Nhiệm Vụ]"
  Thông Điệp:
    - Tên nhiệm vụ
    - Hoàn thành bởi
    - Ngày hoàn thành
    - Ghi chú hoàn thành
    - Nhiệm vụ tiếp theo

Ví Dụ:
  "Nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển' đã được hoàn thành
   bởi Quản Trị Viên IT vào 29 tháng 10, 2025.
   
   Ghi chú: Tất cả phần mềm đã cài đặt và kiểm tra thành công.
   
   Nhiệm vụ tiếp theo: Đào tạo kỹ thuật"

Nhiệm Vụ Được Phân Công Lại

Kích Hoạt: Khi nhiệm vụ được phân công lại
Người Nhận: Người được phân công mới + Người được phân công cũ
Kênh: Email + Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Cho Người Được Phân Công Mới:
    "Bạn đã được phân công nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển'
     từ Quản Trị Viên IT A.
     
     Lý do: Người được phân công ban đầu đang nghỉ phép
     Ngày đến hạn mới: 2 tháng 11, 2025"
  
  Cho Người Được Phân Công Cũ:
    "Nhiệm vụ 'Thiết lập môi trường phát triển' đã được phân công lại
     cho Quản Trị Viên IT B.
     
     Lý do: Bạn đang nghỉ phép"

2. Thông Báo Kế Hoạch

Kế Hoạch Đã Tạo

Kích Hoạt: Khi kế hoạch onboarding/offboarding mới được tạo
Người Nhận: Nhân viên + Quản lý + Buddy + HR
Kênh: Email + Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Kế Hoạch Onboarding Mới Đã Tạo: [Tên Nhân Viên]"
  Thông Điệp:
    - Tên nhân viên
    - Vị trí
    - Ngày bắt đầu/cuối
    - Tổng nhiệm vụ
    - Vai trò của bạn
    - Liên kết đến kế hoạch

Ví Dụ:
  "Kế hoạch onboarding đã được tạo cho Nguyễn Văn A
   (Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp).
   
   Ngày bắt đầu: 1 tháng 11, 2025
   Tổng nhiệm vụ: 45
   Vai trò của bạn: Quản lý
   Nhiệm vụ được phân công cho bạn: 8
   
   Vui lòng xem xét kế hoạch và chuẩn bị cho ngày đầu tiên."

Cập Nhật Tiến Độ Kế Hoạch

Kích Hoạt: Hàng tuần (mặc định: Thứ Hai 9:00 AM)
Người Nhận: Quản lý + HR
Kênh: Email

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Cập Nhật Tiến Độ Onboarding Hàng Tuần"
  Thông Điệp:
    - Danh sách kế hoạch đang hoạt động
    - Tiến độ mỗi kế hoạch
    - Nhiệm vụ quá hạn
    - Kế hoạch có rủi ro
    - Hành động cần thiết

Ví Dụ:
  "Cập Nhật Onboarding Hàng Tuần - Tuần 1 tháng 11, 2025
   
   Kế Hoạch Đang Hoạt Động: 5
   
   Đúng Tiến Độ: 3
   - Nguyễn Văn A: 45% (Ngày 15/90)
   - Trần Thị B: 60% (Ngày 30/90)
   - Lê Văn C: 25% (Ngày 10/90)
   
   Có Rủi Ro: 2
   - Phạm Thị D: 30% (Ngày 25/90) - 3 nhiệm vụ quá hạn
   - Hoàng Văn E: 40% (Ngày 20/90) - Thiết lập IT bị trễ
   
   Vui lòng xem xét các kế hoạch có rủi ro và hành động."

Kế Hoạch Đã Hoàn Thành

Kích Hoạt: Khi kế hoạch hoàn thành (đánh giá 90 ngày)
Người Nhận: Nhân viên + Quản lý + HR
Kênh: Email + Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "🎉 Chúc Mừng! Onboarding Đã Hoàn Thành"
  Thông Điệp:
    - Chúc mừng
    - Tóm tắt thành tựu
    - Mục tiêu đã đạt
    - Bước tiếp theo
    - Lời mời phản hồi

Ví Dụ:
  "Chúc mừng Nguyễn Văn A đã hoàn thành onboarding thành công!
   
   Thành Tựu:
   - Tất cả 45 nhiệm vụ đã hoàn thành
   - Tất cả mục tiêu 30-60-90 ngày đã đạt
   - Điểm hài lòng: 5/5
   - Thời gian đạt năng suất: 85 ngày
   
   Chúng tôi rất vui mừng có bạn trong đội!
   
   Bước tiếp theo: Check-in thường xuyên với quản lý của bạn."

3. Thông Báo Check-in

Nhắc Nhở Check-in

Kích Hoạt: 1 ngày trước check-in đã lên lịch
Người Nhận: Nhân viên + Quản lý
Kênh: Email + Trong ứng dụng + Lịch

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Nhắc Nhở: Check-in 30 Ngày Ngày Mai"
  Thông Điệp:
    - Loại check-in
    - Ngày và giờ
    - Người tham gia
    - Chương trình
    - Chuẩn bị
    - Liên kết lịch

Ví Dụ:
  "Nhắc nhở: Check-in 30 ngày của bạn với Nguyễn Văn A được lên lịch
   vào ngày mai.
   
   Ngày: 1 tháng 12, 2025
   Giờ: 10:00 AM
   Thời lượng: 60 phút
   Địa điểm: Phòng Họp A
   
   Chương trình:
   - Xem xét mục tiêu 30 ngày
   - Thảo luận tiến độ
   - Giải quyết thách thức
   - Đặt mục tiêu 60 ngày
   
   Vui lòng chuẩn bị bằng cách xem xét tiến độ và mục tiêu."

Check-in Bị Bỏ Lỡ

Kích Hoạt: Khi check-in không được đánh dấu hoàn thành
Người Nhận: Quản lý + HR
Kênh: Email + Trong ứng dụng

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "⚠️ Check-in Bị Bỏ Lỡ: [Nhân Viên] - [Loại Check-in]"
  Thông Điệp:
    - Nhân viên
    - Loại check-in
    - Ngày đã lên lịch
    - Tác động
    - Hành động cần thiết

Ví Dụ:
  "Check-in 30 ngày với Nguyễn Văn A đã bị bỏ lỡ.
   
   Ngày đã lên lịch: 1 tháng 12, 2025
   
   Check-in này quan trọng để đánh giá tiến độ và đặt mục tiêu 60 ngày.
   
   Vui lòng lên lại lịch càng sớm càng tốt."

4. Thông Báo Phỏng Vấn Rời Công Ty

Lời Mời Phỏng Vấn

Kích Hoạt: Khi phỏng vấn rời công ty được lên lịch
Người Nhận: Nhân viên rời đi
Kênh: Email

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Lời Mời Phỏng Vấn Rời Công Ty - Phản Hồi Của Bạn Có Giá Trị"
  Thông Điệp:
    - Mục đích phỏng vấn
    - Ngày và giờ
    - Thời lượng
    - Người phỏng vấn
    - Đảm bảo bảo mật
    - Liên kết lịch

Ví Dụ:
  "Khi bạn chuẩn bị cho bước tiếp theo, chúng tôi muốn mời bạn
   tham gia phỏng vấn rời công ty.
   
   Ngày: 13 tháng 12, 2025
   Giờ: 2:00 PM
   Thời lượng: 45-60 phút
   Người phỏng vấn: Trần Thị F (HR)
   
   Phản hồi của bạn sẽ giúp chúng tôi cải thiện và sẽ được giữ bí mật.
   
   Vui lòng xác nhận tham gia của bạn."

Nhắc Nhở Phỏng Vấn

Kích Hoạt: 1 ngày trước phỏng vấn
Người Nhận: Nhân viên rời đi + Người phỏng vấn
Kênh: Email + Lịch

Nội Dung:
  "Nhắc nhở: Phỏng vấn rời công ty của bạn được lên lịch vào ngày mai
   lúc 2:00 PM với Trần Thị F.
   
   Địa điểm: Phòng Họp B / Cuộc Gọi Video
   
   Chúng tôi mong được nghe phản hồi trung thực của bạn."

5. Thông Báo Hệ Thống

Tóm Tắt Hàng Ngày

Kích Hoạt: Hàng ngày (mặc định: 8:00 AM)
Người Nhận: Người dùng có nhiệm vụ
Kênh: Email

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Tóm Tắt Nhiệm Vụ Hàng Ngày Của Bạn"
  Thông Điệp:
    - Nhiệm vụ hôm nay
    - Nhiệm vụ quá hạn
    - Nhiệm vụ sắp đến hạn
    - Check-in sắp tới
    - Liên kết nhanh

Ví Dụ:
  "Tóm Tắt Hàng Ngày - 1 tháng 11, 2025
   
   Nhiệm Vụ Hôm Nay: 3
   - Cấu hình laptop (Cao)
   - Tạo tài khoản email (Trung bình)
   - Gửi email chào mừng (Trung bình)
   
   Quá Hạn: 1
   - Thiết lập môi trường phát triển (Cao)
   
   Check-in Hôm Nay:
   - Check-in 30 ngày với Nguyễn Văn A (10:00 AM)
   
   [Xem Tất Cả Nhiệm Vụ]"

Tóm Tắt Hàng Tuần

Kích Hoạt: Hàng tuần (mặc định: Thứ Hai 9:00 AM)
Người Nhận: Tất cả người dùng
Kênh: Email

Nội Dung:
  Tiêu Đề: "Tóm Tắt Vòng Đời Hàng Tuần"
  Thông Điệp:
    - Kế hoạch đang hoạt động
    - Nhiệm vụ tuần này
    - Check-in sắp tới
    - Phỏng vấn rời công ty
    - Điểm nổi bật

Ví Dụ:
  "Tóm Tắt Hàng Tuần - Tuần 1 tháng 11, 2025
   
   Kế Hoạch Onboarding Đang Hoạt Động: 5
   Kế Hoạch Offboarding Đang Hoạt Động: 2
   
   Nhiệm Vụ Của Bạn Tuần Này: 8
   - Cao: 2
   - Trung bình: 5
   - Thấp: 1
   
   Check-in Sắp Tới:
   - Check-in 30 ngày: 2
   - Check-in 60 ngày: 1
   
   Điểm Nổi Bật:
   - 2 nhân viên mới bắt đầu tuần này
   - 1 nhân viên hoàn thành onboarding
   
   [Xem Bảng Điều Khiển]"

---

⚙️ Cài Đặt Thông Báo

Tùy Chọn Người Dùng

Tùy Chọn Cá Nhân:

Nhiệm Vụ:
  Phân Công Nhiệm Vụ:
    Email: ✅ Bật
    Trong Ứng Dụng: ✅ Bật
    Push Di Động: ✅ Bật
    Slack: ❌ Tắt
  
  Sắp Đến Hạn:
    Email: ✅ Bật
    Trong Ứng Dụng: ✅ Bật
    Push Di Động: ✅ Bật
    Thời Gian Trước: 2 ngày
  
  Quá Hạn:
    Email: ✅ Bật
    Trong Ứng Dụng: ✅ Bật
    Push Di Động: ✅ Bật
    Slack: ✅ Bật
  
  Đã Hoàn Thành:
    Email: ❌ Tắt
    Trong Ứng Dụng: ✅ Bật
    Push Di Động: ❌ Tắt

Kế Hoạch:
  Kế Hoạch Đã Tạo: ✅ Bật
  Cập Nhật Tiến Độ: ✅ Bật (Hàng tuần)
  Kế Hoạch Đã Hoàn Thành: ✅ Bật

Check-in:
  Nhắc Nhở: ✅ Bật (1 ngày trước)
  Bị Bỏ Lỡ: ✅ Bật

Tóm Tắt:
  Tóm Tắt Hàng Ngày: ✅ Bật (8:00 AM)
  Tóm Tắt Hàng Tuần: ✅ Bật (Thứ Hai 9:00 AM)

Cài Đặt Quản Trị Viên

Cài Đặt Toàn Hệ Thống:

Mặc Định:
  Kênh Mặc Định:
    - Email: Bật
    - Trong Ứng Dụng: Bật
    - Push Di Động: Tùy chọn
    - Slack: Tùy chọn
  
  Thời Gian:
    Nhắc Nhở Sắp Đến Hạn: 2 ngày
    Nhắc Nhở Check-in: 1 ngày
    Tóm Tắt Hàng Ngày: 8:00 AM
    Tóm Tắt Hàng Tuần: Thứ Hai 9:00 AM

Quy Tắc:
  Nhiệm Vụ Ưu Tiên Cao:
    - Luôn gửi email
    - Luôn gửi push di động
    - Tùy chọn Slack
  
  Nhiệm Vụ Quá Hạn:
    - Thông báo người được phân công
    - Thông báo quản lý
    - Thông báo người tạo
    - Tùy chọn Slack

Tích Hợp:
  Slack:
    Kênh: #lifecycle-notifications
    Sự Kiện:
      - Nhiệm vụ quá hạn
      - Kế hoạch có rủi ro
      - Check-in bị bỏ lỡ
  
  Microsoft Teams:
    Kênh: Lifecycle
    Sự Kiện: Tương tự Slack

---

📱 Kênh Thông Báo

Email

Đặc Điểm:

Ưu Điểm:
  - Phổ biến
  - Có thể tìm kiếm
  - Có thể lưu trữ
  - Hỗ trợ nội dung phong phú

Nhược Điểm:
  - Có thể bị bỏ qua
  - Trễ
  - Có thể bị spam

Tốt Nhất Cho:
  - Thông tin chi tiết
  - Tài liệu chính thức
  - Tóm tắt
  - Nhắc nhở không khẩn cấp

Trong Ứng Dụng

Đặc Điểm:

Ưu Điểm:
  - Ngay lập tức
  - Theo ngữ cảnh
  - Có thể hành động
  - Không xâm phạm

Nhược Điểm:
  - Yêu cầu đăng nhập
  - Có thể bị bỏ lỡ
  - Không lưu trữ lâu dài

Tốt Nhất Cho:
  - Cập nhật thời gian thực
  - Hành động nhanh
  - Thông báo trong ngữ cảnh

Push Di Động

Đặc Điểm:

Ưu Điểm:
  - Ngay lập tức
  - Có thể tiếp cận mọi lúc
  - Tỷ lệ mở cao
  - Khẩn cấp

Nhược Điểm:
  - Có thể xâm phạm
  - Nội dung hạn chế
  - Yêu cầu ứng dụng di động

Tốt Nhất Cho:
  - Cảnh báo khẩn cấp
  - Nhiệm vụ quá hạn
  - Nhắc nhở quan trọng

Slack/Teams

Đặc Điểm:

Ưu Điểm:
  - Ngay lập tức
  - Cộng tác
  - Có thể hành động
  - Tích hợp quy trình làm việc

Nhược Điểm:
  - Có thể ồn ào
  - Yêu cầu tích hợp
  - Không phải tất cả người dùng

Tốt Nhất Cho:
  - Cảnh báo đội
  - Cộng tác
  - Cập nhật thời gian thực
  - Vấn đề khẩn cấp

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Cấu Hình: ✅ Bắt đầu với mặc định hợp lý ✅ Cho phép tùy chỉnh người dùng ✅ Tôn trọng tùy chọn ✅ Cung cấp kiểm soát chi tiết ✅ Kiểm tra trước khi triển khai

Nội Dung: ✅ Rõ ràng và súc tích ✅ Có thể hành động ✅ Cung cấp ngữ cảnh ✅ Bao gồm liên kết ✅ Sử dụng ngôn ngữ thân thiện

Thời Gian: ✅ Gửi vào thời gian phù hợp ✅ Tránh giờ ngoài giờ làm việc ✅ Nhóm thông báo tương tự ✅ Tôn trọng múi giờ ✅ Cho phép tạm hoãn

Quản Lý: ✅ Tránh quá tải thông báo ✅ Ưu tiên theo tầm quan trọng ✅ Sử dụng kênh phù hợp ✅ Cho phép tắt ✅ Theo dõi hiệu quả

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Nhiệm Vụ & Phân Công - Quản lý thông báo nhiệm vụ

• Check-in & Mục Tiêu - Nhắc nhở check-in

• Phỏng Vấn Rời Công Ty - Thông báo phỏng vấn

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt