Mẫu hồ sơ nhân viên

Mẫu chuẩn để tạo hồ sơ nhân viên toàn diện

📚 Tổng Quan

Mẫu này cung cấp cấu trúc chuẩn hóa cho hồ sơ nhân viên, đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ trong toàn tổ chức. Sử dụng làm hướng dẫn khi thêm nhân viên mới hoặc cập nhật hồ sơ hiện có.

Trường Hợp Sử Dụng:

• Onboarding nhân viên mới

• Cập nhật hồ sơ

• Di chuyển dữ liệu

• Sáng kiến chuẩn hóa

---

👤 Thông Tin Cơ Bản

Chi Tiết Cá Nhân

Mã Nhân Viên: [NV###]
Họ và Tên: [Họ] [Tên Đệm] [Tên]
Tên Thường Gọi: [Biệt danh/Tên thường gọi]
Ngày Sinh: [DD/MM/YYYY]
Giới Tính: [Nam/Nữ/Khác/Không muốn nói]
Quốc Tịch: [Quốc gia]

Thông Tin Liên Hệ

Email Chính: [[email protected]]
Email Cá Nhân: [[email protected]]
Điện Thoại Công Ty: [+84 XXX XXX XXXX]
Điện Thoại Di Động: [+84 XXX XXX XXXX]
Liên Hệ Khẩn Cấp:
  Tên: [Tên người liên hệ]
  Quan Hệ: [Vợ/Chồng/Cha mẹ/Anh chị em/Khác]
  Điện Thoại: [+84 XXX XXX XXXX]
  Email: [[email protected]]

Địa Chỉ

Địa Chỉ: [Số nhà và tên đường]
Quận/Huyện: [Quận/Huyện]
Thành Phố: [Thành phố]
Mã Bưu Điện: [Mã bưu điện]
Quốc Gia: [Việt Nam]

---

💼 Thông Tin Công Việc

Chi Tiết Vị Trí

Ngày Vào Làm: [DD/MM/YYYY]
Trạng Thái: [Đang làm việc/Không hoạt động/Nghỉ phép/Đã nghỉ việc]
Loại Hợp Đồng: [Toàn thời gian/Bán thời gian/Hợp đồng/Thực tập]
Địa Điểm Làm Việc: [Văn phòng/Từ xa/Kết hợp]
Lịch Làm Việc: [Thứ 2-6, 9:00 - 18:00]

Vị Trí Chính:
  Chức Danh: [Chức danh công việc]
  Phòng Ban: [Phòng ban > Nhóm]
  Cấp Bậc: [Cấp bậc]
  Đường Nghề Nghiệp: [IC/Quản lý/Điều hành/Khác]
  Ngày Bắt Đầu: [DD/MM/YYYY]

Vị Trí Phụ:
  - Chức Danh: [Chức danh vị trí phụ]
    Phòng Ban: [Phòng ban]
    Phân Bổ Thời Gian: [XX%]
    Ngày Bắt Đầu: [DD/MM/YYYY]

Cấu Trúc Báo Cáo

Báo Cáo Cho:
  Tên: [Tên quản lý]
  Chức Danh: [Chức danh quản lý]
  Email: [[email protected]]

Nhân Viên Trực Thuộc: [Số lượng]
  - [Tên nhân viên 1]
  - [Tên nhân viên 2]
  - [Tên nhân viên 3]

Lương Thưởng (Bảo Mật)

Lương: [Số tiền] [VNĐ]
Tần Suất Trả: [Hàng tháng/Hai tuần một lần/Hàng tuần]
Đủ Điều Kiện Thưởng: [Có/Không]
Mục Tiêu Thưởng: [XX%]
Xem Xét Lương Lần Cuối: [DD/MM/YYYY]
Xem Xét Lương Tiếp Theo: [DD/MM/YYYY]

---

🎓 Học Vấn & Chứng Chỉ

Học Vấn

Bằng Cấp Cao Nhất: [Tên bằng]
Chuyên Ngành: [Chuyên ngành/Chuyên môn]
Trường: [Tên trường đại học/cao đẳng]
Năm Tốt Nghiệp: [YYYY]
Điểm Trung Bình: [X.XX/4.00] (Tùy chọn)

Học Vấn Bổ Sung:
  - Bằng: [Tên bằng]
    Chuyên Ngành: [Chuyên ngành]
    Trường: [Tên trường]
    Năm: [YYYY]

Chứng Chỉ

Chứng Chỉ Chuyên Môn:
  - Tên: [Tên chứng chỉ]
    Tổ Chức Cấp: [Tổ chức]
    Ngày Cấp: [DD/MM/YYYY]
    Ngày Hết Hạn: [DD/MM/YYYY]
    Trạng Thái: [Còn hiệu lực/Hết hạn/Chờ gia hạn]
    Mã Chứng Chỉ: [Số ID]

Ngôn Ngữ

Ngôn Ngữ:
  - Ngôn Ngữ: [Tên ngôn ngữ]
    Trình Độ: [Bản ngữ/Thành thạo/Chuyên nghiệp/Cơ bản]
    Đọc: [Xuất sắc/Tốt/Khá/Yếu]
    Viết: [Xuất sắc/Tốt/Khá/Yếu]
    Nói: [Xuất sắc/Tốt/Khá/Yếu]

---

🎯 Năng Lực & Kỹ Năng

Năng Lực Cốt Lõi

Năng Lực: [Tên năng lực]
Danh Mục: Cốt lõi
Cấp Độ Hiện Tại: [1-5]
Cấp Độ Yêu Cầu: [1-5]
Khoảng Cách: [Chênh lệch]
Ưu Tiên: [Cao/Trung bình/Thấp]
Đánh Giá Lần Cuối: [DD/MM/YYYY]
Đánh Giá Tiếp Theo: [DD/MM/YYYY]
Người Đánh Giá: [Tên người đánh giá]

Kỹ Năng Kỹ Thuật

Kỹ Năng: [Tên kỹ năng]
Danh Mục: Kỹ thuật
Trình Độ: [Chuyên gia/Nâng cao/Trung cấp/Cơ bản]
Số Năm Kinh Nghiệm: [X năm]
Sử Dụng Lần Cuối: [DD/MM/YYYY]
Chứng Chỉ: [Chứng chỉ liên quan]

Tóm Tắt Năng Lực

Tổng Năng Lực: [Số lượng]
Đạt Yêu Cầu: [Số lượng] ([XX%])
Dưới Yêu Cầu: [Số lượng] ([XX%])
Vượt Yêu Cầu: [Số lượng] ([XX%])
Khớp Tổng Thể: [XX%]

---

📈 Hiệu Suất & Phát Triển

Lịch Sử Hiệu Suất

Kỳ Đánh Giá: [Ngày bắt đầu] - [Ngày kết thúc]
Xếp Loại: [Vượt trội/Đạt yêu cầu/Cần cải thiện]
Điểm Tổng Thể: [X.X/5.0]
Người Đánh Giá: [Tên quản lý]
Ngày Đánh Giá: [DD/MM/YYYY]
Thành Tựu Chính:
  - [Thành tựu 1]
  - [Thành tựu 2]
  - [Thành tựu 3]
Lĩnh Vực Cần Cải Thiện:
  - [Lĩnh vực 1]
  - [Lĩnh vực 2]

Kế Hoạch Phát Triển

Tên Kế Hoạch: [Tên nhân viên] - Kế Hoạch Phát Triển [Năm]
Thời Gian: [X tháng]
Ngày Bắt Đầu: [DD/MM/YYYY]
Hoàn Thành Mục Tiêu: [DD/MM/YYYY]
Ngân Sách: [Số tiền] [VNĐ]

Mục Tiêu:
  1. [Mục tiêu phát triển 1]
  2. [Mục tiêu phát triển 2]
  3. [Mục tiêu phát triển 3]

Hành Động:
  - Đào Tạo: [Tên khóa học]
    Thời Gian: [X tuần]
    Chi Phí: [Số tiền]
    Trạng Thái: [Chưa bắt đầu/Đang tiến hành/Đã hoàn thành]
  
  - Thực Hành: [Mô tả hoạt động]
    Thời Gian: [Bắt đầu] - [Kết thúc]
    Tiêu Chí Thành Công: [Tiêu chí]

Lộ Trình Nghề Nghiệp

Vị Trí Hiện Tại: [Chức danh hiện tại]
Đường Nghề Nghiệp: [IC/Quản lý/Điều hành]
Vị Trí Tiếp Theo: [Chức danh mục tiêu]
Thời Gian Đến Cấp Tiếp Theo: [X tháng/năm]
Yêu Cầu Để Thăng Tiến:
  - [Yêu cầu 1]
  - [Yêu cầu 2]
  - [Yêu cầu 3]

---

📄 Tài Liệu

Tài Liệu Tuyển Dụng

- Tài Liệu: Hợp Đồng Lao Động
  Loại: Hợp đồng
  Ngày Tải Lên: [DD/MM/YYYY]
  Người Tải: [Tên]
  File: [tenfile.pdf]
  Quyền Truy Cập: [Hạn chế/Chỉ Nhân sự/Nhân viên + Nhân sự]

- Tài Liệu: Thư Mời Làm Việc
  Loại: Thư mời
  Ngày Tải Lên: [DD/MM/YYYY]
  Người Tải: [Tên]
  File: [tenfile.pdf]
  Quyền Truy Cập: [Hạn chế/Chỉ Nhân sự/Nhân viên + Nhân sự]

Tài Liệu Cá Nhân

- Tài Liệu: Bản Sao CMND/CCCD
  Loại: Giấy tờ tùy thân
  Ngày Tải Lên: [DD/MM/YYYY]
  Hết Hạn: [DD/MM/YYYY]
  File: [tenfile.pdf]
  Quyền Truy Cập: [Hạn chế/Chỉ Nhân sự]

- Tài Liệu: Giấy Tờ Thuế
  Loại: Thuế
  Ngày Tải Lên: [DD/MM/YYYY]
  File: [tenfile.pdf]
  Quyền Truy Cập: [Hạn chế/Chỉ Nhân sự]

Chứng Chỉ & Đào Tạo

- Tài Liệu: [Tên chứng chỉ]
  Loại: Chứng chỉ
  Ngày Tải Lên: [DD/MM/YYYY]
  Hết Hạn: [DD/MM/YYYY]
  File: [tenfile.pdf]
  Quyền Truy Cập: [Nhân viên + Quản lý + Nhân sự]

---

📊 Lịch Sử Công Việc

Lịch Sử Nội Bộ

Vị Trí: [Chức danh]
Phòng Ban: [Tên phòng ban]
Ngày Bắt Đầu: [DD/MM/YYYY]
Ngày Kết Thúc: [DD/MM/YYYY] hoặc [Hiện tại]
Thời Gian: [X năm Y tháng]
Lý Do Thay Đổi: [Thăng tiến/Chuyển đổi/Tái cơ cấu]
Quản Lý: [Tên quản lý]
Trách Nhiệm Chính:
  - [Trách nhiệm 1]
  - [Trách nhiệm 2]
Thành Tựu Lớn:
  - [Thành tựu 1]
  - [Thành tựu 2]

Lịch Sử Bên Ngoài (Trước Khi Tuyển Dụng)

Công Ty: [Tên công ty]
Vị Trí: [Chức danh]
Ngày Bắt Đầu: [DD/MM/YYYY]
Ngày Kết Thúc: [DD/MM/YYYY]
Thời Gian: [X năm Y tháng]
Lý Do Nghỉ Việc: [Lý do]
Trách Nhiệm Chính:
  - [Trách nhiệm 1]
  - [Trách nhiệm 2]

---

🏆 Thành Tựu & Ghi Nhận

Giải Thưởng & Ghi Nhận

Giải Thưởng: [Tên giải thưởng]
Ngày: [DD/MM/YYYY]
Danh Mục: [Hiệu suất/Đổi mới/Lãnh đạo/Khác]
Mô Tả: [Mô tả giải thưởng]
Trao Bởi: [Người/Phòng ban]

Dự Án & Đóng Góp

Dự Án: [Tên dự án]
Vai Trò: [Vai trò của bạn]
Thời Gian: [Ngày bắt đầu] - [Ngày kết thúc]
Quy Mô Nhóm: [Số người]
Mô Tả: [Mô tả dự án]
Đóng Góp Chính:
  - [Đóng góp 1]
  - [Đóng góp 2]
Tác Động: [Tác động kinh doanh]

---

📝 Ghi Chú & Nhận Xét

Ghi Chú Của Quản Lý

Ngày: [DD/MM/YYYY]
Tác Giả: [Tên quản lý]
Danh Mục: [Hiệu suất/Phát triển/Chung]
Ghi Chú: [Nội dung ghi chú]
Hiển Thị: [Riêng tư/Chia sẻ với nhân viên]

Ghi Chú Của Nhân Sự

Ngày: [DD/MM/YYYY]
Tác Giả: [Đại diện Nhân sự]
Danh Mục: [Hành chính/Tuân thủ/Khác]
Ghi Chú: [Nội dung ghi chú]
Hiển Thị: [Chỉ Nhân sự/Hạn chế]

---

✅ Danh Sách Kiểm Tra Hoàn Thiện Hồ Sơ

Sử dụng danh sách này để đảm bảo hồ sơ đầy đủ:

Thông Tin Cơ Bản:
☐ Mã nhân viên đã gán
☐ Họ tên đã nhập
☐ Thông tin liên hệ đầy đủ
☐ Địa chỉ đã cung cấp
☐ Liên hệ khẩn cấp đã thêm

Thông Tin Công Việc:
☐ Vị trí đã gán
☐ Phòng ban đã đặt
☐ Cấu trúc báo cáo đã định nghĩa
☐ Lịch làm việc đã cấu hình
☐ Loại hợp đồng đã chỉ định

Học Vấn & Chứng Chỉ:
☐ Lịch sử học vấn đã thêm
☐ Chứng chỉ đã tải lên
☐ Ngôn ngữ đã ghi chép

Năng Lực:
☐ Năng lực cốt lõi đã gán
☐ Kỹ năng kỹ thuật đã liệt kê
☐ Đánh giá ban đầu đã hoàn thành
☐ Kế hoạch phát triển đã tạo

Tài Liệu:
☐ Hợp đồng lao động đã tải lên
☐ Giấy tờ tùy thân đã tải lên
☐ Giấy tờ thuế đã hoàn thành
☐ Chứng chỉ đã tải lên

Lịch Sử Công Việc:
☐ Lịch sử nội bộ đã ghi chép
☐ Lịch sử bên ngoài đã ghi lại (nếu có)

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Nhập Dữ Liệu

✅ Sử dụng định dạng nhất quán cho ngày (DD/MM/YYYY) ✅ Xác minh địa chỉ email hợp lệ ✅ Kiểm tra kỹ mã nhân viên ✅ Hoàn thành tất cả trường bắt buộc ✅ Thêm thông tin tùy chọn khi có

Quản Lý Tài Liệu

✅ Sử dụng tên file rõ ràng, mô tả ✅ Tổ chức tài liệu theo danh mục ✅ Đặt quyền truy cập phù hợp ✅ Giữ tài liệu cập nhật ✅ Xóa tài liệu lỗi thời

Bảo Mật & An Toàn

✅ Bảo vệ thông tin nhạy cảm ✅ Sử dụng kiểm soát truy cập phù hợp ✅ Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu ✅ Kiểm tra quyền truy cập định kỳ ✅ Lưu trữ tài liệu an toàn

Bảo Trì

✅ Xem xét hồ sơ hàng quý ✅ Cập nhật sau thay đổi lớn ✅ Xác minh thông tin liên hệ hàng năm ✅ Giữ năng lực cập nhật ✅ Lưu trữ tài liệu cũ

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Hướng Dẫn Quản Lý Nhân Sự - Tài liệu chi tiết

• Quy Trình Thêm Nhân Viên - Onboarding từng bước

• Hướng Dẫn Khung Năng Lực - Thiết lập năng lực

• Hướng Dẫn Hồ Sơ Nhân Viên - Quản lý hồ sơ

---

Phiên Bản: 2.0 Cập Nhật Lần Cuối: 17 Tháng 10, 2025 Ngôn Ngữ: Tiếng Việt