Quản lý cấu trúc
Hướng dẫn từng bước để tổ chức và duy trì cấu trúc công ty
📚 Tổng Quan
Quy trình này hướng dẫn bạn tạo, tổ chức và duy trì cấu trúc tổ chức, bao gồm phòng ban, nhóm và phân cấp báo cáo.
Thời Gian Cần: 20-30 phút Yêu Cầu: Quyền Quản Trị Nhân Sự hoặc Quản Trị Tổ Chức Tính Năng Liên Quan: Cấu Trúc Tổ Chức, Quản Lý Nhân Sự, Quản Lý Vị Trí
🎯 Các Bước Quy Trình
Bước 1: Lập Kế Hoạch Cấu Trúc
Trước Khi Bắt Đầu:
Định Nghĩa Cấp Độ Phân Cấp:
Cấp 1: Công Ty
Cấp 2: Khối
Cấp 3: Phòng Ban
Cấp 4: Nhóm
Cấp 5: Nhóm Phụ (nếu cần)Ví Dụ Cấu Trúc:
Công Ty TechCorp
├── Khối Kỹ Thuật
│ ├── Phòng Kỹ Thuật Sản Phẩm
│ │ ├── Nhóm Backend
│ │ ├── Nhóm Frontend
│ │ └── Nhóm Mobile
│ └── Phòng Hạ Tầng
│ ├── Nhóm DevOps
│ └── Nhóm Bảo Mật
├── Khối Kinh Doanh & Marketing
│ ├── Phòng Kinh Doanh
│ └── Phòng Marketing
└── Khối Vận Hành
├── Phòng Nhân Sự
├── Phòng Tài Chính
└── Phòng Hỗ Trợ ITDanh Sách Kiểm Tra Lập Kế Hoạch:
Bước 2: Tạo Đơn Vị Tổ Chức Gốc
Hành Động:
Vào Module Tổ Chức
Click "Cấu Trúc" trong thanh bên
Click "Thêm Đơn Vị Tổ Chức" (nếu bắt đầu mới)
Chọn "Đơn Vị Gốc"
Chi Tiết Đơn Vị Gốc:
Mẹo:
✅ Sử dụng tên công ty làm gốc
✅ Giữ mã đơn giản
✅ Thêm mô tả rõ ràng
✅ Đặt là hoạt động
Bước 3: Tạo Khối
Hành Động:
Chọn đơn vị gốc
Click "Thêm Đơn Vị Con"
Điền chi tiết khối
Ví Dụ - Khối Kỹ Thuật:
Lặp Lại Cho Các Khối Khác:
Bước 4: Tạo Phòng Ban
Hành Động:
Chọn khối
Click "Thêm Đơn Vị Con"
Điền chi tiết phòng ban
Ví Dụ - Phòng Kỹ Thuật Sản Phẩm:
Thêm Phòng Ban Khác:
Bước 5: Tạo Nhóm
Hành Động:
Chọn phòng ban
Click "Thêm Đơn Vị Con"
Điền chi tiết nhóm
Ví Dụ - Nhóm Backend:
Thêm Nhóm Khác:
Bước 6: Phân Công Nhân Viên Vào Đơn Vị
Hành Động:
Chọn đơn vị tổ chức
Click "Quản Lý Thành Viên"
Click "Thêm Nhân Viên"
Tìm kiếm và chọn nhân viên
Xác nhận phân công
Loại Phân Công:
Ví Dụ:
Bước 7: Thiết Lập Mối Quan Hệ Báo Cáo
Hành Động:
Chọn đơn vị tổ chức
Click "Chỉnh Sửa Đơn Vị"
Đặt quản lý
Xác minh chuỗi báo cáo
Ví Dụ Chuỗi Báo Cáo:
Xác Minh:
✅ Mỗi đơn vị có quản lý
✅ Quản lý trong đơn vị cha
✅ Chuỗi đến CEO
✅ Không báo cáo vòng tròn
Bước 8: Cấu Hình Thuộc Tính Đơn Vị
Cho Mỗi Đơn Vị, Đặt:
Thuộc Tính Cơ Bản:
Số Lượng:
Tài Chính:
Địa Điểm:
Bước 9: Trực Quan Hóa và Xác Minh Cấu Trúc
Tùy Chọn Xem:
1. Xem Cây:
2. Xem Sơ Đồ Tổ Chức:
Phân cấp trực quan
Ảnh quản lý
Chỉ báo số lượng
Khả năng khoan xuống
3. Xem Ma Trận:
Định dạng bảng
Cột có thể sắp xếp
Tùy chọn bộ lọc
Khả năng xuất
Danh Sách Kiểm Tra Xác Minh:
Tiêu Chí Thành Công:
Tất cả đơn vị dự kiến đã được tạo đúng cha và mã
Mỗi đơn vị có quản lý; chuỗi báo cáo đi đến gốc, không vòng tròn
Nhân viên có phân công chính; phân công phụ áp dụng cho công việc liên chức năng (nếu cần)
Số lượng/vị trí trống phản ánh đúng phân công; sơ đồ tổ chức và chế độ ma trận hiển thị số liệu kỳ vọng
Bước 10: Công Bố và Truyền Thông
Hành Động:
Xem xét cấu trúc cuối cùng
Nhận phê duyệt từ các bên liên quan
Công bố thay đổi
Truyền thông đến tổ chức
Kế Hoạch Truyền Thông:
🔄 Bảo Trì Liên Tục
Cập Nhật Định Kỳ
Hàng Tháng:
Xem xét độ chính xác số lượng
Cập nhật vị trí trống
Xác minh mối quan hệ báo cáo
Kiểm tra thay đổi
Hàng Quý:
Đánh giá hiệu quả cấu trúc
Xác định nhu cầu tổ chức lại
Cập nhật trung tâm chi phí
Xem xét phạm vi kiểm soát
Hàng Năm:
Xem xét cấu trúc lớn
Kiểm tra liên kết chiến lược
So sánh với ngành
Lập kế hoạch cải tiến
💡 Thực Hành Tốt Nhất
Thiết Kế Cấu Trúc
✅ Giữ phân cấp đơn giản (4-6 cấp) ✅ Duy trì phạm vi kiểm soát hợp lý ✅ Nhóm theo chức năng hoặc sản phẩm ✅ Cân bằng kích thước đơn vị ✅ Lập kế hoạch cho tăng trưởng
Quy Ước Đặt Tên
✅ Sử dụng đặt tên nhất quán ✅ Tên rõ ràng, mô tả ✅ Mã phân cấp ✅ Tránh viết tắt ✅ Bao gồm địa điểm nếu liên quan
Bảo Trì
✅ Xem xét định kỳ ✅ Giữ dữ liệu cập nhật ✅ Ghi chép thay đổi ✅ Truyền thông cập nhật ✅ Lưu trữ đơn vị cũ
🔗 Tài Nguyên Liên Quan
Hướng Dẫn Cấu Trúc Tổ Chức - Tài liệu tính năng chi tiết
Hướng Dẫn Quản Lý Nhân Sự - Phân công nhân viên
Hướng Dẫn Quản Lý Vị Trí - Cấu trúc vị trí
Quy Trình Thêm Nhân Viên - Onboarding nhân viên
Phiên Bản: 2.0 Cập Nhật Lần Cuối: 17 Tháng 10, 2025 Ngôn Ngữ: Tiếng Việt
Last updated