Tạo báo cáo

Hướng dẫn từng bước để tạo, tùy chỉnh và phân phối báo cáo

📚 Tổng Quan

Quy trình này hướng dẫn bạn tạo các loại báo cáo khác nhau từ Module Tổ Chức, từ báo cáo chuẩn đến phân tích tùy chỉnh, và thiết lập phân phối tự động.

Thời Gian Cần: 10-20 phút Yêu Cầu: Dữ liệu đã điền trong hệ thống, quyền phù hợp Tính Năng Liên Quan: Phân Tích & Báo Cáo, Báo Cáo Tùy Chỉnh, Bảng Điều Khiển

---

🎯 Các Bước Quy Trình

Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Báo Cáo

Trước Khi Bắt Đầu:

Định Nghĩa Mục Đích Báo Cáo:

Mục Đích: Báo cáo số lượng hàng tháng cho lãnh đạo
Đối Tượng: Nhóm điều hành
Tần Suất: Hàng tháng
Định Dạng: PDF + Excel
Phân Phối: Email

Câu Hỏi Chính:
  - Thông tin nào cần thiết?
  - Ai sẽ sử dụng báo cáo?
  - Cần bao lâu một lần?
  - Định dạng nào được ưa thích?
  - Sẽ phân phối như thế nào?

Loại Báo Cáo Phổ Biến:

Báo Cáo Vận Hành:
  - Số lượng theo phòng ban
  - Tỷ lệ lấp đầy vị trí
  - Tuyển dụng mới và nghỉ việc
  - Thay đổi cấu trúc tổ chức

Báo Cáo Chiến Lược:
  - Phân tích khoảng cách năng lực
  - Lập kế hoạch lực lượng lao động
  - Sẵn sàng kế nhiệm
  - Chỉ số đa dạng

Báo Cáo Tuân Thủ:
  - Danh sách nhân viên
  - Trạng thái chứng chỉ
  - Hoàn thành đào tạo
  - Dấu vết kiểm tra

---

Bước 2: Truy Cập Trình Xây Dựng Báo Cáo

Hành Động:

1. Vào Module Tổ Chức

2. Click "Báo Cáo" trong thanh bên

3. Chọn loại báo cáo:

   • "Báo Cáo Chuẩn" - Báo cáo có sẵn

   • "Trình Xây Dựng Báo Cáo" - Báo cáo tùy chỉnh

   • "Báo Cáo Đã Lưu" - Đã lưu trước đó

Giao Diện Trình Xây Dựng Báo Cáo:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Trình Xây Dựng Báo Cáo          [Lưu] [Xuất]           │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. Nguồn Dữ Liệu │ 2. Cột      │ 3. Bộ Lọc            │
│ 4. Nhóm          │ 5. Sắp Xếp  │ 6. Trực Quan Hóa     │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                    Xem Trước                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

---

Bước 3: Tạo Báo Cáo Chuẩn

Ví Dụ - Báo Cáo Số Lượng:

Hành Động:

1. Click "Báo Cáo Chuẩn"

2. Chọn "Báo Cáo Số Lượng"

3. Đặt tham số

4. Click "Tạo"

Tham Số:

Báo Cáo: Báo Cáo Số Lượng
Phạm Vi Ngày: 01/01/2024 đến 17/10/2024
Phòng Ban: Tất Cả
Trạng Thái: Đang Làm Việc
Bao Gồm:
  - Số lượng hiện tại
  - Xu hướng (hàng tháng)
  - Tuyển dụng mới
  - Nghỉ việc
  - Tỷ lệ nghỉ việc
Nhóm Theo: Phòng ban
Sắp Xếp Theo: Tên phòng ban (tăng dần)

Báo Cáo Đã Tạo:

Báo Cáo Số Lượng
Kỳ: 1 Tháng 1 - 17 Tháng 10, 2024
Tạo: 17 Tháng 10, 2024

Tóm Tắt:
  Tổng Nhân Viên: 1,234
  Đang Làm Việc: 1,180 (95.6%)
  Nghỉ Phép: 32 (2.6%)
  Không Hoạt Động: 22 (1.8%)

Theo Phòng Ban:
  Kỹ Thuật: 450 (36.5%)
    Tuyển Dụng Mới: 45
    Nghỉ Việc: 12
    Thay Đổi Ròng: +33
    Nghỉ Việc: 2.7%

  Kinh Doanh: 320 (25.9%)
    Tuyển Dụng Mới: 28
    Nghỉ Việc: 15
    Thay Đổi Ròng: +13
    Nghỉ Việc: 4.7%

  Vận Hành: 280 (22.7%)
    Tuyển Dụng Mới: 22
    Nghỉ Việc: 8
    Thay Đổi Ròng: +14
    Nghỉ Việc: 2.9%

  Nhân Sự: 95 (7.7%)
    Tuyển Dụng Mới: 8
    Nghỉ Việc: 3
    Thay Đổi Ròng: +5
    Nghỉ Việc: 3.2%

  Tài Chính: 89 (7.2%)
    Tuyển Dụng Mới: 6
    Nghỉ Việc: 2
    Thay Đổi Ròng: +4
    Nghỉ Việc: 2.2%

Xu Hướng:
  Tháng 1: 1,089
  Tháng 2: 1,105 (+16)
  Tháng 3: 1,125 (+20)
  Tháng 4: 1,142 (+17)
  Tháng 5: 1,158 (+16)
  Tháng 6: 1,175 (+17)
  Tháng 7: 1,192 (+17)
  Tháng 8: 1,208 (+16)
  Tháng 9: 1,221 (+13)
  Tháng 10: 1,234 (+13)

Tăng Trưởng Hàng Tháng Trung Bình: +14.5 nhân viên
Tỷ Lệ Tăng Trưởng Hàng Năm: 13.3%

---

Bước 4: Xây Dựng Báo Cáo Tùy Chỉnh

Ví Dụ - Báo Cáo Khoảng Cách Năng Lực:

Bước 4.1: Chọn Nguồn Dữ Liệu

Nguồn Chính: Khoảng Cách Năng Lực
Kết Hợp Với:
  - Nhân Viên (cho chi tiết nhân viên)
  - Vị Trí (cho thông tin vị trí)
  - Năng Lực (cho chi tiết năng lực)

Bước 4.2: Chọn Cột

Cột:
  - Tên Nhân Viên
  - Mã Nhân Viên
  - Phòng Ban
  - Vị Trí
  - Tên Năng Lực
  - Cấp Độ Hiện Tại
  - Cấp Độ Yêu Cầu
  - Kích Thước Khoảng Cách
  - Ưu Tiên
  - Đào Tạo Khuyến Nghị

Bước 4.3: Áp Dụng Bộ Lọc

Bộ Lọc:
  - Ưu Tiên = "Cao"
  - Phòng Ban = "Kỹ Thuật"
  - Trạng Thái = "Đang Làm Việc"
  - Kích Thước Khoảng Cách >= 1

Bước 4.4: Đặt Nhóm

Nhóm Theo:
  Chính: Tên Năng Lực
  Phụ: Ưu Tiên
  Thứ Ba: Phòng Ban

Tổng Hợp:
  - Đếm nhân viên
  - Kích thước khoảng cách trung bình
  - Tổng chi phí đào tạo

Bước 4.5: Cấu Hình Sắp Xếp

Sắp Xếp Theo:
  1. Đếm nhân viên (giảm dần)
  2. Kích thước khoảng cách trung bình (giảm dần)
  3. Tên năng lực (tăng dần)

Bước 4.6: Chọn Trực Quan Hóa

Xem Chính: Bảng
Biểu Đồ Bổ Sung:
  - Biểu đồ cột: Khoảng cách theo năng lực
  - Biểu đồ tròn: Phân bố ưu tiên
  - Đường xu hướng: Đóng khoảng cách theo thời gian

---

Bước 5: Xem Trước và Tinh Chỉnh

Hành Động:

1. Click "Xem Trước"

2. Xem xét dữ liệu

3. Điều chỉnh nếu cần

4. Xem trước lại

Đầu Ra Xem Trước:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Khoảng Cách Năng Lực Ưu Tiên Cao - Phòng Kỹ Thuật       │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Năng Lực            │ Nhân Viên │ KC TB  │ Chi Phí ƯT   │
├─────────────────────┼───────────┼────────┼──────────────┤
│ Kỹ Thuật Phần Mềm   │    45     │  -1.2  │ 2,812,500k   │
│ Thiết Kế Hệ Thống   │    38     │  -1.5  │ 2,850,000k   │
│ Lãnh Đạo            │    32     │  -1.0  │ 1,600,000k   │
│ Phân Tích Dữ Liệu   │    28     │  -1.3  │ 1,820,000k   │
│ Quản Lý Dự Án       │    25     │  -1.1  │ 1,375,000k   │
├─────────────────────┼───────────┼────────┼──────────────┤
│ Tổng                │   168     │  -1.2  │ 10,457,500k  │
└─────────────────────┴───────────┴────────┴──────────────┘

[Biểu Đồ Cột: Khoảng Cách Theo Năng Lực]
[Biểu Đồ Tròn: Phân Bố Ưu Tiên]

Danh Sách Kiểm Tra Tinh Chỉnh:

☐ Dữ liệu chính xác
☐ Cột liên quan
☐ Bộ lọc đúng
☐ Nhóm có ý nghĩa
☐ Sắp xếp hợp lý
☐ Trực quan hóa rõ ràng
☐ Không thiếu dữ liệu
☐ Hiệu suất chấp nhận được

---

Bước 6: Lưu Báo Cáo

Hành Động:

1. Click "Lưu Báo Cáo"

2. Điền chi tiết

3. Đặt quyền

4. Lưu

Chi Tiết Lưu:

Tên Báo Cáo: Khoảng Cách Năng Lực Ưu Tiên Cao - Kỹ Thuật
Mô Tả: Báo cáo hàng tháng về khoảng cách năng lực ưu tiên cao trong phòng Kỹ Thuật
Danh Mục: Phân Tích Năng Lực
Thẻ:
  - năng-lực
  - khoảng-cách
  - kỹ-thuật
  - ưu-tiên-cao

Hiển Thị:
  - Báo Cáo Của Tôi: Có
  - Báo Cáo Nhóm: Có
  - Chia Sẻ Với:
    - Lãnh Đạo Kỹ Thuật
    - Nhóm Nhân Sự
    - Phòng Đào Tạo

Quyền:
  - Xem: Quản Lý Kỹ Thuật, Nhóm Nhân Sự
  - Chỉnh Sửa: Quản Trị Nhân Sự, Quản Trị Năng Lực
  - Xóa: Chỉ Quản Trị Nhân Sự

Yêu Thích: Có

---

Bước 7: Xuất Báo Cáo

Tùy Chọn Xuất:

Excel (.xlsx):

Định Dạng: Sổ Làm Việc Excel
Tùy Chọn:
  - Bao gồm tất cả dữ liệu
  - Nhiều trang tính:
    - Tóm tắt
    - Dữ liệu chi tiết
    - Biểu đồ
  - Định dạng được bảo toàn
  - Công thức bao gồm
Kích Thước File: ~2.5 MB
Tốt Nhất Cho: Phân tích dữ liệu, thao tác

PDF:

Định Dạng: Tài Liệu PDF
Tùy Chọn:
  - Bố cục chuyên nghiệp
  - Biểu đồ và bảng
  - Ngắt trang tối ưu
  - Đầu trang/chân trang với ngày
  - Mục lục
Kích Thước File: ~1.2 MB
Tốt Nhất Cho: Thuyết trình, in, phân phối

CSV:

Định Dạng: Giá Trị Phân Cách Bằng Dấu Phẩy
Tùy Chọn:
  - Chỉ dữ liệu thô
  - Không định dạng
  - Không biểu đồ
  - Mã hóa UTF-8
Kích Thước File: ~150 KB
Tốt Nhất Cho: Nhập dữ liệu, tích hợp, phân tích

Hành Động:

1. Click "Xuất"

2. Chọn định dạng

3. Cấu hình tùy chọn

4. Click "Tải Xuống"

---

Bước 8: Lập Lịch Báo Cáo Tự Động

Hành Động:

1. Mở báo cáo đã lưu

2. Click "Lập Lịch"

3. Cấu hình lịch trình

4. Đặt người nhận

5. Lưu lịch trình

Cấu Hình Lịch Trình:

Báo Cáo: Khoảng Cách Năng Lực Ưu Tiên Cao - Kỹ Thuật
Tên Lịch Trình: Báo Cáo Khoảng Cách Kỹ Thuật Hàng Tháng

Tần Suất: Hàng tháng
Ngày: Ngày 1 của tháng
Thời Gian: 08:00 Sáng
Múi Giờ: Giờ Việt Nam

Người Nhận:
  Đến:
    - [email protected]
    - [email protected]
  CC:
    - [email protected]
    - [email protected]

Cài Đặt Email:
  Chủ Đề: Báo Cáo Khoảng Cách Năng Lực Hàng Tháng - Kỹ Thuật
  Nội Dung: |
    Xin chào,

    Vui lòng xem báo cáo khoảng cách năng lực hàng tháng
    cho phòng Kỹ Thuật đính kèm.

    Điểm nổi bật chính:
    - Tổng khoảng cách ưu tiên cao: {total_gaps}
    - Lĩnh vực khoảng cách hàng đầu: {top_competency}
    - Chi phí đào tạo ước tính: {total_cost}

    Vui lòng xem xét và thảo luận trong cuộc họp tiếp theo.

    Trân trọng,
    Nhóm Nhân Sự

Đính Kèm:
  - Báo cáo PDF
  - Dữ liệu chi tiết Excel

Tùy Chọn:
  - Chỉ gửi nếu dữ liệu thay đổi: Không
  - Bao gồm báo cáo trống: Không
  - Thông báo khi thất bại: Có
  - Thử lại khi thất bại: 3 lần

---

Bước 9: Tạo Bảng Điều Khiển

Hành Động:

1. Vào "Bảng Điều Khiển"

2. Click "Tạo Bảng Điều Khiển"

3. Thêm widget

4. Sắp xếp bố cục

5. Lưu bảng điều khiển

Cấu Hình Bảng Điều Khiển:

Tên Bảng Điều Khiển: Tổng Quan Tổ Chức
Mô Tả: Bảng điều khiển điều hành cho chỉ số tổ chức
Làm Mới: Mỗi 1 giờ
Hiển Thị: Nhóm điều hành

Widget:

Hàng 1:
  - Tổng Số Lượng (KPI)
  - Tỷ Lệ Lấp Đầu Vị Trí (Đồng Hồ)
  - Tăng Trưởng Hàng Tháng (Xu Hướng)
  - Tỷ Lệ Nghỉ Việc (KPI)

Hàng 2:
  - Số Lượng Theo Phòng Ban (Biểu Đồ Cột)
  - Tóm Tắt Khoảng Cách Năng Lực (Biểu Đồ Tròn)
  - Tuyển Dụng Gần Đây (Bảng)

Hàng 3:
  - Xu Hướng Khoảng Cách (Biểu Đồ Đường)
  - Hoàn Thành Đào Tạo (Thanh Tiến Độ)
  - Đánh Giá Sắp Tới (Danh Sách)

Bộ Lọc:
  - Bộ chọn phạm vi ngày
  - Bộ lọc phòng ban
  - Bộ lọc trạng thái

---

Bước 10: Chia Sẻ và Phân Phối

Tùy Chọn Chia Sẻ:

1. Liên Kết Trực Tiếp:

Loại Chia Sẻ: Liên kết chỉ xem
URL: https://app.company.com/reports/abc123
Hết Hạn: 30 ngày
Mật Khẩu: Tùy chọn
Nhật Ký Truy Cập: Bật

2. Phân Phối Email:

Người Nhận: Người dùng/nhóm đã chọn
Tần Suất: Theo yêu cầu hoặc theo lịch
Định Dạng: PDF, Excel, hoặc liên kết
Tin Nhắn: Nội dung email tùy chỉnh

3. Nhúng Bảng Điều Khiển:

Nhúng Trong: Intranet công ty
Loại: iframe
Tự Động Làm Mới: Có
Bộ Lọc: Cụ thể người dùng

4. Truy Cập API:

Điểm Cuối: /api/reports/{report_id}
Xác Thực: Khóa API
Định Dạng: JSON, CSV, Excel
Giới Hạn Tốc Độ: 100 yêu cầu/giờ

---

Tiêu Chí Thành Công:

• Các bên liên quan mở và hiểu báo cáo (PDF/Excel/API) không lỗi

• Bộ lọc, nhóm và tính toán khớp định nghĩa nghiệp vụ; đối chiếu mẫu với nguồn dữ liệu

• Email theo lịch được gửi đúng thời điểm, đúng người nhận và tệp đính kèm

• Bảng điều khiển phản ánh dữ liệu mới nhất trong khung làm mới dự kiến; dữ liệu cũ được cảnh báo và làm mới

Lưu ý về Độ Mới Dữ Liệu: Một số phân tích có thể dùng dữ liệu tổng hợp được bộ nhớ đệm. Nếu thay đổi cấu trúc hoặc đánh giá gần đây chưa phản ánh, hãy làm mới dữ liệu hoặc chạy lại trình xây dựng trước khi phân phối.

📊 Thư Viện Báo Cáo

Báo Cáo Chuẩn:

1. Báo Cáo Số Lượng:

• Số lượng hiện tại

• Xu hướng số lượng

• Báo cáo tuyển dụng mới

• Báo cáo nghỉ việc

• Phân tích nghỉ việc

2. Báo Cáo Vị Trí:

• Danh sách vị trí

• Phân tích tỷ lệ lấp đầy

• Vị trí trống

• Lập kế hoạch vị trí

• Số lượng so với kế hoạch

3. Báo Cáo Năng Lực:

• Phân bố năng lực

• Tóm tắt phân tích khoảng cách

• Phạm vi đánh giá

• Nhu cầu đào tạo

• Xu hướng năng lực

4. Báo Cáo Cấu Trúc Tổ Chức:

• Sơ đồ tổ chức (trực quan)

• Danh sách phân cấp

• Phân tích phạm vi kiểm soát

• Chuỗi báo cáo

• Phân tích phòng ban

5. Báo Cáo Tùy Chỉnh:

• Báo cáo tùy chỉnh đã lưu

• Báo cáo nhóm chia sẻ

• Báo cáo yêu thích

• Báo cáo gần đây

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Thiết Kế Báo Cáo

✅ Tiêu đề rõ ràng, mô tả ✅ Chỉ dữ liệu liên quan ✅ Trực quan hóa phù hợp ✅ Định dạng nhất quán ✅ Bao gồm ngữ cảnh/ghi chú

Chất Lượng Dữ Liệu

✅ Xác minh độ chính xác dữ liệu ✅ Sử dụng dữ liệu hiện tại ✅ Xử lý dữ liệu thiếu ✅ Ghi chép giả định ✅ Xác thực tính toán

Phân Phối

✅ Đối tượng phù hợp ✅ Tần suất thích hợp ✅ Định dạng phù hợp ✅ Dòng chủ đề rõ ràng ✅ Thông tin chi tiết có thể hành động

Hiệu Suất

✅ Giới hạn phạm vi dữ liệu ✅ Sử dụng bộ lọc phù hợp ✅ Tối ưu hóa truy vấn ✅ Lập lịch báo cáo lớn ✅ Bộ nhớ đệm khi có thể

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Hướng Dẫn Phân Tích & Báo Cáo - Tài liệu chi tiết

• Hướng Dẫn Báo Cáo Tùy Chỉnh - Chi tiết trình xây dựng báo cáo

• Tổng Quan Bảng Điều Khiển - Thiết lập bảng điều khiển

• Mẫu Báo Cáo - Mẫu báo cáo

---

Phiên Bản: 2.0 Cập Nhật Lần Cuối: 17 Tháng 10, 2025 Ngôn Ngữ: Tiếng Việt