Kiểm tra tuân thủ

Hướng dẫn về các tính năng tuân thủ và kiểm toán

---

📋 Tổng Quan

Module Lương & Phúc Lợi bao gồm các tính năng tuân thủ và kiểm toán toàn diện để đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và tuân thủ quy định.

---

🎯 Tính Năng Tuân Thủ

1. Nhật Ký Kiểm Toán

Tất Cả Hành Động Được Ghi Lại:

• Ai thực hiện thay đổi

• Thay đổi gì

• Khi nào thay đổi

• Tại sao thay đổi (nếu có ghi chú)

• Giá trị trước và mới

Ví Dụ Nhật Ký Kiểm Toán:

Ngày: 2025-10-15 14:30:00
Người Dùng: John Smith (Quản Lý HR)
Hành Động: Cập Nhật Lương Nhân Viên
Nhân Viên: Nguyễn Văn A
Thay Đổi:
  - Lương Cơ Bản: 18,000,000 → 20,000,000 VND
  - Ngày Hiệu Lực: 2025-11-01
Lý Do: Xét tăng lương hàng năm - được phê duyệt bởi ban quản lý

2. Lịch Sử Thay Đổi

Theo Dõi Tất Cả Thay Đổi:

• Thay đổi lương

• Sửa đổi phụ cấp

• Đăng ký phúc lợi

• Cập nhật cấu trúc

• Phê duyệt xét duyệt

Xem Lịch Sử:

1. Đi đến bất kỳ bản ghi nào

2. Nhấp "Xem Lịch Sử"

3. Xem dòng thời gian đầy đủ các thay đổi

3. Tài Liệu Phê Duyệt

Lịch Sử Phê Duyệt Đầy Đủ:

• Ai phê duyệt

• Khi phê duyệt

• Nhận xét được cung cấp

• Tài liệu đính kèm

• Lý do từ chối (nếu có)

---

📊 Báo Cáo Tuân Thủ

1. Báo Cáo Thay Đổi Lương

Hiển Thị:

• Tất cả thay đổi lương trong kỳ

• Trạng thái phê duyệt

• Lý do

• Tác động ngân sách

Sử Dụng Cho:

• Kiểm toán nội bộ

• Xem xét ngân sách

• Kiểm tra tuân thủ

2. Báo Cáo Đăng Ký Phúc Lợi

Hiển Thị:

• Tất cả đăng ký

• Xác minh đủ điều kiện

• Tính toán chi phí

• Tài liệu người phụ thuộc

Sử Dụng Cho:

• Kiểm toán phúc lợi

• Phân tích chi phí

• Xác minh tuân thủ

3. Báo Cáo Tuân Thủ Thuế

Hiển Thị:

• Tính toán thuế

• Khấu trừ

• Khai báo người phụ thuộc

• Thanh toán thuế

Sử Dụng Cho:

• Kiểm toán thuế

• Báo cáo chính phủ

• Xác minh tuân thủ

---

🔒 Bảo Mật Dữ Liệu

Kiểm Soát Truy Cập

Truy Cập Dựa Trên Vai Trò:

• Nhân Viên: Chỉ xem lương của mình

• Quản Lý: Xem lương nhóm

• HR: Xem và quản lý tất cả lương

• Điều Hành: Xem báo cáo và phân tích

• Kiểm Toán Viên: Quyền truy cập chỉ đọc vào tất cả dữ liệu

Cấp Độ Quyền:

• Xem: Quyền truy cập chỉ đọc

• Chỉnh Sửa: Có thể sửa đổi dữ liệu

• Phê Duyệt: Có thể phê duyệt thay đổi

• Quản Trị: Quyền truy cập đầy đủ

Mã Hóa Dữ Liệu

• Tất cả dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ

• Mã hóa khi truyền (SSL/TLS)

• Lưu trữ cơ sở dữ liệu an toàn

• Kiểm toán bảo mật thường xuyên

Lưu Trữ Dữ Liệu

Thời Gian Lưu Trữ:

• Dữ liệu nhân viên đang làm việc: Vô thời hạn

• Dữ liệu nhân viên đã nghỉ: 7 năm

• Nhật ký kiểm toán: 10 năm

• Hồ sơ thuế: 10 năm

---

📋 Tuân Thủ Quy Định

Luật Lao Động Việt Nam

Tính Năng Tuân Thủ:

• Thực thi lương tối thiểu

• Tính toán làm thêm giờ

• Tuân thủ bảo hiểm xã hội

• Tuân thủ luật thuế

• Quyền lợi nghỉ phép

Bảo Vệ Dữ Liệu

Tuân Thủ GDPR/Quyền Riêng Tư:

• Giảm thiểu dữ liệu

• Giới hạn mục đích

• Kiểm soát truy cập

• Quyền truy cập

• Quyền sửa chữa

• Quyền xóa (khi áp dụng)

Quy Định Tài Chính

Tuân Thủ:

• Ủy quyền đúng cách

• Phân tách nhiệm vụ

• Nhật ký kiểm toán

• Báo cáo tài chính

• Kiểm soát ngân sách

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Cho Đội Ngũ HR

1. Ghi Chép Mọi Thứ

   • Thêm ghi chú cho tất cả thay đổi

   • Đính kèm tài liệu hỗ trợ

   • Duy trì hồ sơ rõ ràng

2. Xem Xét Thường Xuyên

   • Kiểm tra tuân thủ hàng tháng

   • Kiểm toán hàng quý

   • Xem xét toàn diện hàng năm

3. Đào Tạo

   • Đào tạo nhân viên về tuân thủ

   • Cập nhật về thay đổi quy định

   • Ghi chép hoàn thành đào tạo

---

❓ Câu Hỏi Thường Gặp

H: Nhật ký kiểm toán được lưu bao lâu? Đ: 10 năm cho mục đích tuân thủ.

H: Ai có thể truy cập nhật ký kiểm toán? Đ: Chỉ quản trị viên HR và kiểm toán viên được ủy quyền.

H: Nhật ký kiểm toán có thể được sửa đổi không? Đ: Không, nhật ký kiểm toán là bất biến và không thể thay đổi.

H: Điều gì xảy ra nếu tôi tìm thấy vấn đề tuân thủ? Đ: Báo cáo ngay lập tức cho HR hoặc nhóm tuân thủ.

---

📞 Cần Trợ Giúp?

• 📖 Câu Hỏi Thường Gặp

• 📧 Email: [email protected]

• 📧 HR: [email protected]

---

Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2025