Quản lý phòng họp
Quy trình hoàn chỉnh để quản lý phòng họp
🎯 Mục Đích
Quản lý phòng họp vật lý từ tạo đến bảo trì.
📋 Danh Sách Kiểm Tra
🚀 Các Bước Chi Tiết
Bước 1: Lập Kế Hoạch (10 phút)
Xác định số phòng cần thiết
Xác định vị trí
Xác định sức chứa
Xác định tài nguyên
Ví Dụ:
Phòng A: 10 người, máy chiếu, bảng trắng
Phòng B: 20 người, video conference, máy chiếu
Phòng C: 5 người, bảng trắng
Bước 2: Tạo Phòng (10 phút)
Chọn "Phòng Họp"
Nhấp "Tạo Phòng Mới"
Điền thông tin:
Tên: "Phòng A"
Mô Tả: "Phòng họp nhỏ"
Vị Trí: "Tòa nhà A, Tầng 2"
Sức Chứa: 10 người
Nhấp "Tạo Phòng"
Bước 3: Thêm Tài Nguyên (10 phút)
Chọn phòng
Nhấp "Thêm Tài Nguyên"
Chọn loại:
Máy chiếu
Bảng trắng
Video conference
Ghi âm
Nhập số lượng
Lặp lại cho tài nguyên khác
Bước 4: Đặt Quy Tắc (5 phút)
Chọn phòng
Nhấp "Cài Đặt"
Đặt quy tắc:
Có Thể Đặt: Có
Cần Phê Duyệt: Không
Giờ Làm Việc: 8:00 - 18:00
Lưu cài đặt
Bước 5: Theo Dõi Sử Dụng (5 phút)
Xem lịch phòng
Xem các cuộc họp
Xem tỷ lệ sử dụng
Xác định xu hướng
Bước 6: Bảo Trì Phòng (10 phút)
Kiểm tra tài nguyên
Kiểm tra thiết bị
Kiểm tra vệ sinh
Sửa chữa nếu cần
Cập nhật trạng thái
Bước 7: Cập Nhật Thông Tin (5 phút)
Cập nhật tài nguyên
Cập nhật quy tắc
Cập nhật vị trí
Cập nhật sức chứa
💡 Mẹo Thành Công
Tên Phòng Tốt
✅ Rõ ràng & dễ nhớ
✅ Ví dụ: "Phòng A", "Phòng Họp Lớn"
✅ Tránh tên quá dài
Tài Nguyên Tốt
✅ Cập nhật chính xác
✅ Bao gồm tất cả tài nguyên
✅ Cập nhật khi thay đổi
Quy Tắc Tốt
✅ Rõ ràng & công bằng
✅ Dễ hiểu
✅ Thực thi nhất quán
🆘 Các Vấn Đề Thường Gặp
Vấn Đề 1: Phòng Không Có Sẵn
Nguyên Nhân: Phòng đã được đặt
Giải Pháp:
Kiểm tra lịch
Chọn phòng khác
Liên hệ quản lý
Vấn Đề 2: Tài Nguyên Không Hoạt Động
Nguyên Nhân: Thiết bị hỏng
Giải Pháp:
Kiểm tra thiết bị
Sửa chữa
Cập nhật trạng thái
📞 Cần Giúp Đỡ?
Tài Liệu
Support
Tiếp theo: Tổ Chức Cuộc Họp Kết Hợp 📖
Last updated