Tổ chức cuộc họp kết hợp

Quy trình hoàn chỉnh để tổ chức cuộc họp kết hợp trực tuyến và trực tiếp

🎯 Mục Đích

Tổ chức một cuộc họp có cả người tham gia trực tuyến và trực tiếp.

---

📋 Danh Sách Kiểm Tra

• Lập kế hoạch

• Chuẩn bị phòng

• Chuẩn bị nền tảng

• Tạo cuộc họp

• Gửi lời mời

• Kiểm tra thiết bị

• Bắt đầu cuộc họp

• Quản lý cả hai nhóm

• Kết thúc cuộc họp

---

🚀 Các Bước Chi Tiết

Bước 1: Lập Kế Hoạch (10 phút)

1. Xác định số người trực tuyến

2. Xác định số người trực tiếp

3. Chọn phòng phù hợp

4. Chọn nền tảng trực tuyến

5. Chuẩn bị tài liệu

Bước 2: Chuẩn Bị Phòng (15 phút)

1. Chọn phòng

2. Kiểm tra sẵn có

3. Thêm tài nguyên:

   • Máy chiếu

   • Video conference

   • Ghi âm

4. Kiểm tra tất cả hoạt động

Bước 3: Chuẩn Bị Nền Tảng (10 phút)

1. Chọn nền tảng (Zoom, Teams, v.v.)

2. Tạo cuộc họp

3. Tạo liên kết

4. Thêm mật khẩu (nếu cần)

5. Kiểm tra liên kết

Bước 4: Tạo Cuộc Họp (5 phút)

1. Chọn "Tạo Cuộc Họp Mới"

2. Chọn "Kết Hợp"

3. Chọn phòng

4. Chọn nền tảng

5. Thêm người tham gia

6. Nhấp "Tạo Cuộc Họp"

Bước 5: Gửi Lời Mời (5 phút)

1. Gửi liên kết trực tuyến cho người tham gia trực tuyến

2. Gửi thông tin phòng cho người tham gia trực tiếp

3. Đảm bảo tất cả nhận được

4. Gửi nhắc nhở

Bước 6: Kiểm Tra Thiết Bị (15 phút)

1. Kiểm tra kết nối internet

2. Kiểm tra micro

3. Kiểm tra camera

4. Kiểm tra loa

5. Kiểm tra máy chiếu

6. Kiểm tra video conference

7. Kiểm tra chia sẻ màn hình

Bước 7: Bắt Đầu Cuộc Họp (5 phút)

1. Khi đến giờ, nhấp "Bắt Đầu"

2. Nền tảng trực tuyến mở

3. Chào đón người tham gia trực tiếp

4. Chào đón người tham gia trực tuyến

5. Chờ tất cả tham gia

Bước 8: Quản Lý Cả Hai Nhóm (30-60 phút)

1. Đảm bảo cả hai nhóm có thể nghe/nhìn

2. Chia sẻ màn hình cho cả hai nhóm

3. Ghi âm cuộc họp

4. Tương tác với cả hai nhóm

5. Ghi chú từ cả hai nhóm

Bước 9: Kết Thúc Cuộc Họp (5 phút)

1. Tóm tắt kết quả cho cả hai nhóm

2. Xác nhận hành động

3. Kết thúc nền tảng trực tuyến

4. Hoàn thành cuộc họp

---

💡 Mẹo Thành Công

Chuẩn Bị Tốt

• ✅ Kiểm tra tất cả thiết bị

• ✅ Kiểm tra kết nối internet

• ✅ Chuẩn bị tài liệu

• ✅ Bắt đầu sớm

Quản Lý Tốt

• ✅ Đảm bảo cả hai nhóm tham gia

• ✅ Chia sẻ thông tin cho cả hai nhóm

• ✅ Ghi chú từ cả hai nhóm

• ✅ Tương tác với cả hai nhóm

Kết Thúc Tốt

• ✅ Tóm tắt cho cả hai nhóm

• ✅ Xác nhận hành động

• ✅ Lưu bản ghi

• ✅ Gửi ghi chú

---

🆘 Các Vấn Đề Thường Gặp

Vấn Đề 1: Âm Thanh Không Rõ

Nguyên Nhân: Thiết bị không tốt

Giải Pháp:

• Kiểm tra loa

• Kiểm tra micro

• Điều chỉnh âm lượng

Vấn Đề 2: Video Không Hiển Thị

Nguyên Nhân: Kết nối yếu

Giải Pháp:

• Kiểm tra kết nối

• Thử lại

• Liên hệ hỗ trợ

---

📞 Cần Giúp Đỡ?

Tài Liệu

• Cuộc Họp Kết Hợp

• Cuộc Họp Trực Tuyến

Support

• FAQ & Troubleshooting

---

Tiếp theo: Phân Tích Cuộc Họp 📖