Tạo kế hoạch Onboarding

Hướng dẫn từng bước để tạo kế hoạch onboarding toàn diện

📚 Tổng Quan

Quy trình này hướng dẫn bạn tạo kế hoạch onboarding từ đầu đến cuối, đảm bảo tất cả các thành phần cần thiết được bao gồm cho trải nghiệm nhân viên mới thành công.

---

🎯 Điều Kiện Tiên Quyết

Trước khi bắt đầu, đảm bảo bạn có:

Thông Tin Bắt Buộc:
  ✅ Chi tiết nhân viên mới (tên, vị trí, ngày bắt đầu)
  ✅ Quản lý được phân công
  ✅ Thông tin phòng ban và đội
  ✅ Địa điểm làm việc (văn phòng/từ xa)
  ✅ Nhu cầu thiết bị đã xác định

Thông Tin Tùy Chọn:
  ⭕ Phân công buddy
  ⭕ Yêu cầu đào tạo cụ thể
  ⭕ Mục tiêu hoặc cột mốc tùy chỉnh
  ⭕ Điều chỉnh đặc biệt

Quyền Yêu Cầu:

• Vai trò Quản Trị Viên HR hoặc Quản Lý

• Quyền truy cập module Lifecycle

• Quyền tạo kế hoạch onboarding

---

📋 Các Bước Quy Trình

Bước 1: Điều Hướng Đến Onboarding

Hành Động:

1. Đăng nhập vào hệ thống Noova HR

2. Nhấp "Lifecycle" trong điều hướng chính

3. Chọn "Onboarding" từ menu phụ

4. Nhấp nút "Kế Hoạch Onboarding Mới"

Kết Quả Mong Đợi:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Tạo Kế Hoạch Onboarding                                │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ Chọn Phương Thức Tạo:                                   │
│                                                          │
│ ○ Từ Mẫu (Khuyến Nghị)                                 │
│   Sử dụng mẫu đã cấu hình sẵn                          │
│                                                          │
│ ○ Từ Đầu                                               │
│   Tạo kế hoạch tùy chỉnh thủ công                     │
│                                                          │
│ [Tiếp Tục]                                              │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

---

Bước 2: Chọn Phương Thức Tạo

Tùy Chọn A: Từ Mẫu (Khuyến Nghị)

Khi Nào Sử Dụng:

• Vai trò tiêu chuẩn có mẫu sẵn

• Muốn tính nhất quán giữa các tuyển dụng tương tự

• Cần tiết kiệm thời gian

• Lần đầu tạo kế hoạch

Hành Động:

1. Chọn "Từ Mẫu"

2. Nhấp "Tiếp Tục"

3. Duyệt các mẫu có sẵn

4. Lọc theo:

   • Vai trò (ví dụ: Kỹ Sư Phần Mềm)

   • Phòng ban (ví dụ: Kỹ Thuật)

   • Cấp độ (ví dụ: Cao Cấp)

5. Xem trước chi tiết mẫu

6. Nhấp "Sử Dụng Mẫu Này"

Xem Trước Mẫu:

Mẫu: Onboarding Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp
Thời Lượng: 90 ngày
Tổng Nhiệm Vụ: 45
Cột Mốc: 5 (Pre-boarding, Ngày 1, Tuần 1, Tháng 1, Ngày 90)
Check-in: 5
Mục Tiêu: 9 (3 mỗi giai đoạn)
Đã Sử Dụng: 23 lần
Tỷ Lệ Thành Công: 95%
Thời Gian Trung Bình Đạt Năng Suất: 85 ngày

Tùy Chọn B: Từ Đầu

Khi Nào Sử Dụng:

• Vai trò hoặc tình huống độc đáo

• Không có mẫu phù hợp

• Yêu cầu tùy chỉnh cao

• Vị trí điều hành hoặc chuyên môn

Hành Động:

1. Chọn "Từ Đầu"

2. Nhấp "Tiếp Tục"

3. Bắt đầu với kế hoạch trống

4. Thêm tất cả thành phần thủ công

---

Bước 3: Nhập Thông Tin Nhân Viên

Trường Bắt Buộc:

Chi Tiết Nhân Viên:
  Tên: [Nhập tên]
  Họ: [Nhập họ]
  Email: [Nhập địa chỉ email]
  Mã Nhân Viên: [Tự động tạo hoặc nhập]
  
Thông Tin Vị Trí:
  Chức Danh: [Nhập vị trí]
  Phòng Ban: [Chọn từ danh sách]
  Đội: [Chọn đội]
  Địa Điểm: [Văn phòng/Từ xa/Kết hợp]
  Loại Hợp Đồng: [Toàn thời gian/Bán thời gian/Hợp đồng]
  
Ngày Bắt Đầu:
  Ngày Bắt Đầu: [Chọn ngày]
  Giờ Ngày Đầu: [Chọn giờ, mặc định 9:00 AM]

Trường Tùy Chọn:

Thông Tin Bổ Sung:
  Email Cá Nhân: [Để liên lạc pre-boarding]
  Số Điện Thoại: [Số liên lạc]
  Tên Ưa Thích: [Nếu khác tên pháp lý]
  Đại Từ: [Anh ấy, Cô ấy, Họ, v.v.]
  Múi Giờ: [Cho nhân viên từ xa]

Ví Dụ:

Chi Tiết Nhân Viên:
  Tên: Nguyễn
  Họ: Văn A
  Email: [email protected]
  Mã Nhân Viên: EMP-2025-001
  
Thông Tin Vị Trí:
  Chức Danh: Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp
  Phòng Ban: Kỹ Thuật
  Đội: Đội Backend
  Địa Điểm: Văn Phòng Hà Nội
  Loại Hợp Đồng: Toàn thời gian
  
Ngày Bắt Đầu:
  Ngày Bắt Đầu: 1 tháng 11, 2025
  Giờ Ngày Đầu: 9:00 AM

Xác Thực:

• Định dạng email được kiểm tra

• Ngày bắt đầu phải là ngày tương lai

• Tất cả trường bắt buộc đã hoàn thành

---

Bước 4: Phân Công Người Chủ Chốt

Phân Công Quản Lý:

Quản Lý Trực Tiếp:
  Tên: [Tìm kiếm và chọn]
  Email: [Tự động điền]
  Vai Trò: Quản Lý Trực Tiếp
  Trách Nhiệm:
    - Thực hiện check-in
    - Xem xét mục tiêu
    - Cung cấp phản hồi
    - Phê duyệt nhiệm vụ

Phân Công Buddy (Tùy Chọn nhưng Khuyến Nghị):

Buddy Onboarding:
  Tên: [Tìm kiếm và chọn]
  Email: [Tự động điền]
  Vai Trò: Người Hướng Dẫn Đồng Nghiệp
  Trách Nhiệm:
    - Chào đón ngày đầu tiên
    - Trả lời câu hỏi
    - Cung cấp hướng dẫn văn hóa
    - Hòa nhập xã hội
  
  Tiêu Chí Chọn Buddy:
    ✅ Vai trò giống hoặc tương tự
    ✅ 1+ năm với công ty
    ✅ Phù hợp văn hóa tốt
    ✅ Có sẵn và sẵn lòng
    ✅ Giao tiếp tốt

Liên Hệ HR:

Đại Diện HR:
  Tên: [Tự động điền hoặc chọn]
  Email: [Tự động điền]
  Vai Trò: Hỗ Trợ HR
  Trách Nhiệm:
    - Giấy tờ và tuân thủ
    - Đăng ký phúc lợi
    - Câu hỏi chính sách
    - Điều phối tổng thể

Ví Dụ:

Phân Công:
  Quản Lý Trực Tiếp: Trần Thị B ([email protected])
  Buddy Onboarding: Lê Văn C ([email protected])
  Liên Hệ HR: Phạm Thị D ([email protected])

---

Bước 5: Xem Xét và Tùy Chỉnh Nhiệm Vụ

Nếu Sử Dụng Mẫu:

Màn Hình Xem Xét Nhiệm Vụ:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Xem Xét Nhiệm Vụ - 45 nhiệm vụ qua 5 cột mốc          │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ Pre-boarding (8 nhiệm vụ)                               │
│ ├─ ✓ Gửi email chào mừng (Ngày -14)                    │
│ ├─ ✓ Gửi thiết bị (Ngày -10)                           │
│ ├─ ✓ Tạo tài khoản (Ngày -7)                           │
│ └─ ... 5 nhiệm vụ nữa                                   │
│                                                          │
│ Ngày 1 (10 nhiệm vụ)                                    │
│ ├─ Chào đón và tham quan văn phòng (9:00 AM)           │
│ ├─ Thiết lập IT (10:00 AM)                             │
│ └─ ... 8 nhiệm vụ nữa                                   │
│                                                          │
│ [Mở Rộng Tất Cả] [Tùy Chỉnh] [Tiếp Tục]               │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Tùy Chọn Tùy Chỉnh:

1. Thêm Nhiệm Vụ:

   • Nhấp "Thêm Nhiệm Vụ" trong bất kỳ cột mốc nào

   • Điền chi tiết nhiệm vụ

   • Phân công trách nhiệm

   • Đặt ngày đến hạn

2. Chỉnh Sửa Nhiệm Vụ:

   • Nhấp vào bất kỳ nhiệm vụ nào

   • Sửa tiêu đề, mô tả hoặc ngày đến hạn

   • Thay đổi người được phân công

   • Điều chỉnh ưu tiên

3. Xóa Nhiệm Vụ:

   • Chọn nhiệm vụ

   • Nhấp "Xóa" hoặc "Bỏ Qua"

   • Xác nhận hành động

4. Sắp Xếp Lại Nhiệm Vụ:

   • Kéo và thả để sắp xếp lại

   • Đặt phụ thuộc

Ví Dụ Tùy Chỉnh:

Nhiệm Vụ Đã Thêm:
  Tiêu Đề: "Đào tạo sản phẩm cụ thể"
  Mô Tả: "Hoàn thành đào tạo về sản phẩm chủ lực của chúng ta"
  Danh Mục: Nhân Viên
  Phân Công Cho: Nhân Viên
  Ngày Đến Hạn: Ngày 15
  Ưu Tiên: Cao
  Cột Mốc: Tuần 1

---

Bước 6: Cấu Hình Check-in

Lịch Check-in Mặc Định:

Check-in 1: Ngày 1
  Thời Gian: Cuối ngày (4:00 PM)
  Thời Lượng: 15-30 phút
  Người Tham Gia: Nhân Viên + Quản Lý
  Chương Trình: Trải nghiệm ngày đầu tiên

Check-in 2: Tuần 1
  Thời Gian: Cuối tuần (Thứ Sáu 2:00 PM)
  Thời Lượng: 30 phút
  Người Tham Gia: Nhân Viên + Quản Lý + Buddy
  Chương Trình: Xem xét tuần 1

Check-in 3: 30 Ngày
  Thời Gian: Ngày 30 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 60 phút
  Người Tham Gia: Nhân Viên + Quản Lý
  Chương Trình: Xem xét mục tiêu 30 ngày

Check-in 4: 60 Ngày
  Thời Gian: Ngày 60 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 45 phút
  Người Tham Gia: Nhân Viên + Quản Lý
  Chương Trình: Xem xét mục tiêu 60 ngày

Check-in 5: 90 Ngày
  Thời Gian: Ngày 90 (10:00 AM)
  Thời Lượng: 60 phút
  Người Tham Gia: Nhân Viên + Quản Lý + HR
  Chương Trình: Đánh giá cuối cùng

Tùy Chỉnh:

• Thêm check-in bổ sung

• Sửa thời gian

• Thay đổi người tham gia

• Tùy chỉnh chương trình

• Thêm lời mời lịch

---

Bước 7: Đặt Mục Tiêu

Mục Tiêu 30-60-90 Ngày:

Mục Tiêu 30 Ngày (Học Tập):

Mục Tiêu 1:
  Tiêu Đề: "Hoàn thành tất cả đào tạo onboarding"
  Mô Tả: "Hoàn thành các module đào tạo và chứng chỉ bắt buộc"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 30
  Tiêu Chí Thành Công:
    - Tất cả module đã hoàn thành
    - Chứng chỉ đã đạt được
    - Đánh giá kiến thức đã qua

Mục Tiêu 2:
  Tiêu Đề: "Hiểu quy trình đội"
  Mô Tả: "Học cách đội làm việc và cộng tác"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 30
  Tiêu Chí Thành Công:
    - Có thể giải thích quy trình làm việc
    - Biết tất cả thành viên đội
    - Hiểu công cụ và hệ thống

Mục Tiêu 3:
  Tiêu Đề: "Hoàn thành dự án đầu tiên"
  Mô Tả: "Giao thành công nhiệm vụ đầu tiên"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 30
  Tiêu Chí Thành Công:
    - Dự án hoàn thành đúng hạn
    - Code đã được xem xét và merge
    - Nhận phản hồi tích cực

Mục Tiêu 60 Ngày (Đóng Góp):

Mục Tiêu 1:
  Tiêu Đề: "Đóng góp vào dự án đội"
  Mô Tả: "Tích cực làm việc trên các sản phẩm của đội"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 60

Mục Tiêu 2:
  Tiêu Đề: "Tham gia xem xét code"
  Mô Tả: "Xem xét code từ thành viên đội"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 60

Mục Tiêu 3:
  Tiêu Đề: "Xây dựng mối quan hệ đội"
  Mô Tả: "Thiết lập mối quan hệ làm việc"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 60

Mục Tiêu 90 Ngày (Thực Hiện):

Mục Tiêu 1:
  Tiêu Đề: "Làm việc độc lập"
  Mô Tả: "Sở hữu và giao tính năng từ đầu đến cuối"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 90

Mục Tiêu 2:
  Tiêu Đề: "Hướng dẫn người khác"
  Mô Tả: "Giúp onboard thành viên đội tương lai"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 90

Mục Tiêu 3:
  Tiêu Đề: "Đề xuất cải tiến"
  Mô Tả: "Xác định và đề xuất cải tiến quy trình"
  Ngày Đến Hạn: Ngày 90

---

Bước 8: Xem Xét Tóm Tắt Kế Hoạch

Màn Hình Tóm Tắt:

Tóm Tắt Kế Hoạch Onboarding:
  
  Nhân Viên: Nguyễn Văn A
  Vị Trí: Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp
  Phòng Ban: Kỹ Thuật
  Ngày Bắt Đầu: 1 tháng 11, 2025
  
  Người Chủ Chốt:
    Quản Lý: Trần Thị B
    Buddy: Lê Văn C
    Liên Hệ HR: Phạm Thị D
  
  Chi Tiết Kế Hoạch:
    Thời Lượng: 90 ngày
    Tổng Nhiệm Vụ: 45
    Cột Mốc: 5
    Check-in: 5
    Mục Tiêu: 9
  
  Phân Loại Nhiệm Vụ:
    Pre-boarding: 8 nhiệm vụ
    Ngày 1: 10 nhiệm vụ
    Tuần 1: 12 nhiệm vụ
    Tháng 1: 10 nhiệm vụ
    Ngày 90: 5 nhiệm vụ
  
  Phân Công Nhiệm Vụ:
    HR: 5 nhiệm vụ
    IT: 6 nhiệm vụ
    Quản Lý: 8 nhiệm vụ
    Buddy: 4 nhiệm vụ
    Nhân Viên: 22 nhiệm vụ

Danh Sách Kiểm Tra:

Trước Khi Tạo:
  ✅ Thông tin nhân viên chính xác
  ✅ Ngày bắt đầu đã xác nhận
  ✅ Quản lý đã phân công
  ✅ Buddy đã phân công (nếu có)
  ✅ Tất cả nhiệm vụ đã xem xét
  ✅ Check-in đã lên lịch
  ✅ Mục tiêu đã đặt
  ✅ Ngày đến hạn thực tế

---

Bước 9: Tạo và Kích Hoạt Kế Hoạch

Hành Động Cuối Cùng:

1. Xem xét tất cả thông tin

2. Nhấp "Tạo Kế Hoạch"

3. Chọn kích hoạt:

   • "Kích Hoạt Ngay" - Bắt đầu ngay lập tức

   • "Lưu Nháp" - Kích hoạt sau

4. Xác nhận tạo

Thông Báo Thành Công:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✅ Kế Hoạch Onboarding Đã Tạo Thành Công!              │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ Kế hoạch cho Nguyễn Văn A đã được tạo và kích hoạt.   │
│                                                          │
│ Bước Tiếp Theo:                                         │
│ • Thông báo đã gửi đến tất cả người tham gia           │
│ • Lời mời lịch đã tạo                                  │
│ • Nhiệm vụ đã phân công                                │
│ • Email chào mừng đã gửi đến nhân viên                 │
│                                                          │
│ [Xem Kế Hoạch] [Tạo Khác] [Đến Bảng Điều Khiển]       │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

---

Bước 10: Hành Động Sau Tạo

Hành Động Ngay Lập Tức:

Tự Động:
  ✅ Email chào mừng gửi đến nhân viên
  ✅ Thông báo gửi đến quản lý, buddy, HR
  ✅ Lời mời lịch tạo cho check-in
  ✅ Nhiệm vụ phân công cho các bên chịu trách nhiệm
  ✅ Nhiệm vụ pre-boarding kích hoạt

Thủ Công (Khuyến Nghị):
  ⭕ Xem xét kế hoạch với quản lý
  ⭕ Xác nhận buddy có sẵn
  ⭕ Xác minh đơn hàng thiết bị
  ⭕ Lên lịch các cuộc họp bổ sung
  ⭕ Chuẩn bị tài liệu chào mừng

Theo Dõi Tiến Độ:

1. Kiểm tra bảng điều khiển thường xuyên

2. Theo dõi hoàn thành nhiệm vụ

3. Giải quyết các mục quá hạn

4. Giao tiếp với đội

5. Điều chỉnh khi cần

---

✅ Tiêu Chí Thành Công

Kế hoạch thành công khi:

• ✅ Tất cả thông tin bắt buộc đã nhập

• ✅ Người chủ chốt đã phân công

• ✅ Nhiệm vụ toàn diện và thực tế

• ✅ Check-in đã lên lịch

• ✅ Mục tiêu phù hợp với vai trò

• ✅ Thời gian phù hợp

• ✅ Thông báo đã gửi

• ✅ Đội đã chuẩn bị

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Lập Kế Hoạch: ✅ Bắt đầu 2-4 tuần trước ngày bắt đầu ✅ Sử dụng mẫu khi có sẵn ✅ Tùy chỉnh cho nhu cầu cá nhân ✅ Liên quan quản lý trong lập kế hoạch ✅ Xác nhận buddy có sẵn

Tạo Nhiệm Vụ: ✅ Cụ thể và có thể hành động ✅ Đặt ngày đến hạn thực tế ✅ Phân công cho người đúng ✅ Bao gồm tài nguyên và liên kết ✅ Đặt ưu tiên phù hợp

Mục Tiêu: ✅ Làm cho chúng SMART ✅ Phù hợp với kỳ vọng vai trò ✅ Độ khó tăng dần ✅ Có thể đạt được nhưng thách thức ✅ Tiêu chí thành công rõ ràng

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Hướng Dẫn Kế Hoạch Onboarding - Thông tin onboarding chi tiết

• Quản Lý Mẫu - Tạo và sử dụng mẫu

• Nhiệm Vụ & Phân Công - Quản lý nhiệm vụ hiệu quả

• Check-in & Mục Tiêu - Thiết lập check-in và mục tiêu

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt