Theo dõi tiến độ

Hướng dẫn từng bước để theo dõi và quản lý tiến độ kế hoạch vòng đời

📚 Tổng Quan

Quy trình này hướng dẫn quản lý và chuyên viên HR theo dõi hiệu quả tiến độ onboarding và offboarding để đảm bảo kết quả thành công.

---

🎯 Cấp Độ Theo Dõi

Theo Dõi Kế Hoạch Cá Nhân

Ai: Quản lý trực tiếp, điều phối viên HR Tần Suất: Hàng ngày đến hàng tuần Trọng Tâm: Tiến độ của một nhân viên

Theo Dõi Đội/Phòng Ban

Ai: Quản lý phòng ban, quản lý HR Tần Suất: Hàng tuần Trọng Tâm: Nhiều kế hoạch trong đội

Theo Dõi Toàn Tổ Chức

Ai: Lãnh đạo HR, điều hành Tần Suất: Hàng tháng/hàng quý Trọng Tâm: Chỉ số vòng đời tổng thể và xu hướng

---

📋 Theo Dõi Kế Hoạch Cá Nhân

Bước 1: Truy Cập Bảng Điều Khiển Kế Hoạch

Hành Động:

1. Điều hướng đến Lifecycle > Onboarding hoặc Offboarding

2. Nhấp vào kế hoạch nhân viên cụ thể

3. Xem bảng điều khiển kế hoạch

Tổng Quan Bảng Điều Khiển:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Nguyễn Văn A - Tiến Độ Onboarding                      │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                          │
│ 📊 Tiến Độ Tổng Thể: 47% ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ │
│                                                          │
│ 📅 Thời Gian:                                           │
│    Ngày Bắt Đầu: 1 tháng 11, 2025                      │
│    Ngày Hiện Tại: Ngày 15 của 90                       │
│    Ngày Còn Lại: 75 ngày                               │
│                                                          │
│ ✅ Hoàn Thành Nhiệm Vụ:                                 │
│    Đã Hoàn Thành: 19/45 (42%)                          │
│    Đang Thực Hiện: 4/45 (9%)                           │
│    Đang Chờ: 22/45 (49%)                               │
│    Quá Hạn: 0/45 (0%)                                  │
│                                                          │
│ 🎯 Trạng Thái: 🟢 Đúng Tiến Độ                         │
│                                                          │
│ [Xem Chi Tiết] [Xem Nhiệm Vụ] [Xem Check-in]          │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

---

Bước 2: Xem Xét Tiến Độ Cột Mốc

Chế Độ Xem Cột Mốc:

Pre-boarding (Ngày -14 đến Ngày 0):
  Trạng Thái: ✅ Đã Hoàn Thành
  Nhiệm Vụ: 8/8 (100%)
  Ngày Hoàn Thành: 31 tháng 10, 2025
  Ghi Chú: Tất cả nhiệm vụ pre-boarding hoàn thành đúng hạn

Ngày 1 (1 tháng 11, 2025):
  Trạng Thái: ✅ Đã Hoàn Thành
  Nhiệm Vụ: 10/10 (100%)
  Ngày Hoàn Thành: 1 tháng 11, 2025
  Ghi Chú: Ngày đầu tiên thành công, tất cả nhiệm vụ hoàn thành

Tuần 1 (Ngày 1-7):
  Trạng Thái: 🔄 Đang Thực Hiện
  Nhiệm Vụ: 9/12 (75%)
  Hoàn Thành Dự Kiến: 7 tháng 11, 2025
  Trạng Thái Hiện Tại: Đúng tiến độ
  Ghi Chú: 3 nhiệm vụ đang chờ, tất cả theo lịch trình

Tháng 1 (Ngày 1-30):
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Bắt Đầu
  Nhiệm Vụ: 0/10 (0%)
  Hoàn Thành Dự Kiến: 1 tháng 12, 2025
  Ghi Chú: Sẽ bắt đầu sau khi hoàn thành Tuần 1

Ngày 90 (Ngày 90):
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Bắt Đầu
  Nhiệm Vụ: 0/5 (0%)
  Hoàn Thành Dự Kiến: 30 tháng 1, 2026
  Ghi Chú: Cột mốc đánh giá cuối cùng

Hành Động Xem Xét:

• ✅ Kiểm tra nếu cột mốc đúng lịch trình

• ✅ Xác định bất kỳ trễ nào

• ✅ Xem xét chất lượng hoàn thành

• ✅ Ghi chú bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào

---

Bước 3: Phân Tích Trạng Thái Nhiệm Vụ

Chế Độ Xem Phân Loại Nhiệm Vụ:

Theo Trạng Thái:
  ✅ Đã Hoàn Thành: 19 nhiệm vụ
     - Tất cả pre-boarding (8)
     - Tất cả Ngày 1 (10)
     - Tuần 1 một phần (1)
  
  🔄 Đang Thực Hiện: 4 nhiệm vụ
     - Giới thiệu đội (Quản lý)
     - Hoàn thành module đào tạo (Nhân viên)
     - Thiết lập quyền truy cập dự án (IT)
     - Lên lịch 1-1 (Quản lý)
  
  ⏳ Đang Chờ: 22 nhiệm vụ
     - Tuần 1 còn lại (2)
     - Nhiệm vụ Tháng 1 (10)
     - Nhiệm vụ Ngày 90 (5)
     - Nhiệm vụ đang diễn ra (5)
  
  🔴 Quá Hạn: 0 nhiệm vụ

Theo Ưu Tiên:
  Cao: 5 nhiệm vụ (3 hoàn thành, 2 đang thực hiện)
  Trung Bình: 30 nhiệm vụ (12 hoàn thành, 2 đang thực hiện, 16 đang chờ)
  Thấp: 10 nhiệm vụ (4 hoàn thành, 0 đang thực hiện, 6 đang chờ)

Theo Người Được Phân Công:
  HR: 5 nhiệm vụ (5 hoàn thành, 0 đang chờ)
  IT: 6 nhiệm vụ (6 hoàn thành, 0 đang chờ)
  Quản Lý: 8 nhiệm vụ (5 hoàn thành, 2 đang thực hiện, 1 đang chờ)
  Buddy: 4 nhiệm vụ (2 hoàn thành, 0 đang thực hiện, 2 đang chờ)
  Nhân Viên: 22 nhiệm vụ (1 hoàn thành, 2 đang thực hiện, 19 đang chờ)

Cờ Đỏ Cần Theo Dõi:

🚨 Vấn Đề Nghiêm Trọng:
  - Nhiệm vụ ưu tiên cao quá hạn
  - Nhiều nhiệm vụ quá hạn từ cùng một người
  - Nhiệm vụ bị kẹt "Đang Thực Hiện" quá lâu
  - Phụ thuộc chặn tiến độ
  - Không có hoạt động trong vài ngày

⚠️ Dấu Hiệu Cảnh Báo:
  - Nhiệm vụ liên tục hoàn thành muộn
  - Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ nhân viên thấp
  - Nhiệm vụ quản lý không được hoàn thành
  - Buddy không tham gia
  - Không có bình luận hoặc cập nhật trên nhiệm vụ

---

Bước 4: Xem Xét Trạng Thái Check-in

Theo Dõi Check-in:

Lịch Check-in:

Check-in Ngày 1:
  Trạng Thái: ✅ Đã Hoàn Thành
  Ngày: 1 tháng 11, 2025 4:00 PM
  Người Tham Gia: Nguyễn Văn A, Trần Thị B (Quản lý)
  Thời Lượng: 20 phút
  Kết Quả: Trải nghiệm ngày đầu tiên tích cực
  Ghi Chú: "Nguyễn Văn A cảm thấy được chào đón và hào hứng. Tất cả thiết lập hoàn thành."
  Mục Hành Động: Không có

Check-in Tuần 1:
  Trạng Thái: 📅 Đã Lên Lịch
  Ngày: 7 tháng 11, 2025 2:00 PM
  Người Tham Gia: Nguyễn Văn A, Trần Thị B, Lê Văn C (Buddy)
  Chương Trình: Xem xét Tuần 1, giải quyết câu hỏi, xem trước Tuần 2
  Chuẩn Bị: Xem xét nhiệm vụ và mục tiêu Tuần 1

Check-in 30 Ngày:
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Lên Lịch
  Dự Kiến: 1 tháng 12, 2025
  Người Tham Gia: Nguyễn Văn A, Trần Thị B
  Mục Đích: Xem xét mục tiêu 30 ngày, đặt mục tiêu 60 ngày

Check-in 60 Ngày:
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Lên Lịch
  Dự Kiến: 1 tháng 1, 2026

Check-in 90 Ngày:
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Lên Lịch
  Dự Kiến: 30 tháng 1, 2026

Hành Động Xem Xét Check-in:

• ✅ Đảm bảo check-in được lên lịch

• ✅ Xác nhận tham dự

• ✅ Xem xét ghi chú check-in trước đó

• ✅ Chuẩn bị cho check-in sắp tới

• ✅ Theo dõi mục hành động

---

Bước 5: Theo Dõi Tiến Độ Mục Tiêu

Theo Dõi Mục Tiêu:

Mục Tiêu 30 Ngày (Hạn: 1 tháng 12, 2025):
  
  Mục Tiêu 1: Hoàn thành tất cả đào tạo onboarding
    Trạng Thái: 🔄 Đang Thực Hiện (40%)
    Tiến Độ:
      - ✅ Tổng quan công ty (Đã Hoàn Thành)
      - ✅ Chính sách HR (Đã Hoàn Thành)
      - 🔄 Đào tạo kỹ thuật (Đang Thực Hiện)
      - ⏳ Đào tạo sản phẩm (Chưa Bắt Đầu)
      - ⏳ Đào tạo bảo mật (Chưa Bắt Đầu)
    Đúng Tiến Độ: Có
  
  Mục Tiêu 2: Hiểu quy trình đội
    Trạng Thái: 🔄 Đang Thực Hiện (60%)
    Tiến Độ:
      - ✅ Gặp tất cả thành viên đội
      - ✅ Tham dự cuộc họp đội
      - 🔄 Theo dõi thành viên đội
      - ⏳ Tài liệu hóa học tập
    Đúng Tiến Độ: Có
  
  Mục Tiêu 3: Hoàn thành dự án đầu tiên
    Trạng Thái: ⏳ Chưa Bắt Đầu (0%)
    Tiến Độ:
      - ⏳ Dự án được phân công
      - ⏳ Yêu cầu đã xem xét
      - ⏳ Phát triển bắt đầu
      - ⏳ Xem xét code hoàn thành
      - ⏳ Dự án giao
    Đúng Tiến Độ: Có (bắt đầu Tuần 2)

Mục Tiêu 60 Ngày:
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Đặt
  Sẽ được đặt trong check-in 30 ngày

Mục Tiêu 90 Ngày:
  Trạng Thái: ⏳ Chưa Đặt
  Sẽ được đặt trong check-in 60 ngày

---

Bước 6: Xác Định và Giải Quyết Vấn Đề

Xác Định Vấn Đề:

Cảnh Báo Tự Động:
  🔴 Nghiêm Trọng:
    - Nhiệm vụ ưu tiên cao quá hạn
    - Check-in bị bỏ lỡ
    - Không có hoạt động trong 3+ ngày
    - Nhiều nhiệm vụ quá hạn
  
  🟡 Cảnh Báo:
    - Nhiệm vụ hạn trong 24 giờ
    - Tỷ lệ hoàn thành thấp
    - Cột mốc bị trễ
    - Buddy không tham gia

Xem Xét Thủ Công:
  - Mẫu hoàn thành nhiệm vụ
  - Cảm xúc bình luận
  - Mức độ tham gia nhân viên
  - Sự tham gia của quản lý
  - Chất lượng hoàn thành

Quy Trình Phản Ứng Vấn Đề:

Cho Nhiệm Vụ Quá Hạn:

1. Xác Định Nhiệm Vụ:
   Nhiệm Vụ: "Thiết lập quyền truy cập dự án"
   Phân Công Cho: Phòng IT
   Ngày Hạn: 10 tháng 11, 2025
   Ngày Quá Hạn: 2

2. Điều Tra:
   - Kiểm tra bình luận nhiệm vụ
   - Xem xét trạng thái trở ngại
   - Liên hệ người được phân công
   - Đánh giá tác động

3. Hành Động:
   - Leo thang nếu cần
   - Phân công lại nếu cần thiết
   - Điều chỉnh thời gian
   - Loại bỏ trở ngại

4. Tài Liệu:
   - Thêm bình luận với giải pháp
   - Cập nhật trạng thái nhiệm vụ
   - Ghi chú trong kế hoạch

Cho Tham Gia Thấp:

Dấu Hiệu:
  - Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
  - Không có bình luận hoặc câu hỏi
  - Bỏ lỡ check-in
  - Tham gia thấp

Hành Động:
  1. Liên hệ với nhân viên
  2. Lên lịch 1-1 với quản lý
  3. Kiểm tra với buddy
  4. Đánh giá khối lượng công việc
  5. Xác định rào cản
  6. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần
  7. Cung cấp hỗ trợ bổ sung

---

📊 Theo Dõi Đội/Phòng Ban

Bước 7: Xem Bảng Điều Khiển Đội

Truy Cập:

1. Điều hướng đến Lifecycle > Bảng Điều Khiển

2. Lọc theo phòng ban hoặc đội

3. Xem chỉ số tổng hợp

Bảng Điều Khiển Đội:

Phòng Kỹ Thuật - Tổng Quan Onboarding

Kế Hoạch Đang Hoạt Động: 5
  - Nguyễn Văn A (Ngày 15/90) - 47% - 🟢 Đúng Tiến Độ
  - Trần Thị B (Ngày 8/90) - 25% - 🟢 Đúng Tiến Độ
  - Lê Văn C (Ngày 45/90) - 78% - 🟢 Đúng Tiến Độ
  - Phạm Thị D (Ngày 30/90) - 55% - 🟡 Có Rủi Ro
  - Hoàng Văn E (Ngày 60/90) - 82% - 🟢 Đúng Tiến Độ

Hoàn Thành Tháng Này: 2
  - Võ Thị F (Hoàn thành 15/10)
  - Đỗ Văn G (Hoàn thành 22/10)

Chỉ Số Tổng Thể:
  Tiến Độ Trung Bình: 57%
  Tỷ Lệ Hoàn Thành Nhiệm Vụ: 85%
  Hoàn Thành Đúng Hạn: 90%
  Thời Gian Trung Bình Đạt Năng Suất: 82 ngày
  
Kế Hoạch Có Rủi Ro: 1
  - Phạm Thị D: 3 nhiệm vụ quá hạn, tham gia thấp

Cột Mốc Sắp Tới:
  - Trần Thị B: Check-in Tuần 1 (8/11)
  - Lê Văn C: Check-in 60 ngày (15/11)
  - Phạm Thị D: Check-in 30 ngày (20/11)
  - Hoàng Văn E: Đánh giá 90 ngày (1/12)

---

Bước 8: Xem Xét Đội Hàng Tuần

Danh Sách Kiểm Tra Xem Xét Hàng Tuần:

Mỗi Sáng Thứ Hai:

1. Xem Xét Kế Hoạch Đang Hoạt Động:
   ☐ Kiểm tra tiến độ tổng thể
   ☐ Xác định kế hoạch có rủi ro
   ☐ Xem xét nhiệm vụ quá hạn
   ☐ Kiểm tra cột mốc sắp tới

2. Giải Quyết Vấn Đề:
   ☐ Theo dõi nhiệm vụ quá hạn
   ☐ Liên hệ quản lý kế hoạch có rủi ro
   ☐ Giải quyết trở ngại
   ☐ Cung cấp hỗ trợ

3. Chuẩn Bị Cho Tuần:
   ☐ Check-in sắp tới
   ☐ Nhân viên mới bắt đầu
   ☐ Kế hoạch hoàn thành
   ☐ Nhu cầu tài nguyên

4. Giao Tiếp:
   ☐ Gửi cập nhật cho quản lý
   ☐ Leo thang vấn đề nghiêm trọng
   ☐ Chia sẻ thực hành tốt nhất
   ☐ Kỷ niệm thành công

Mẫu Báo Cáo Hàng Tuần:

Onboarding Kỹ Thuật - Cập Nhật Hàng Tuần
Tuần 4-8 tháng 11, 2025

Tóm Tắt:
  - 5 kế hoạch onboarding đang hoạt động
  - 1 kế hoạch có rủi ro (Phạm Thị D)
  - 2 check-in tuần này
  - 1 nhân viên mới bắt đầu tuần tới

Điểm Nổi Bật:
  ✅ Lê Văn C đạt cột mốc 45 ngày trước lịch trình
  ✅ Trần Thị B hoàn thành Tuần 1 với 100% hoàn thành nhiệm vụ
  ✅ Hoàng Văn E đúng tiến độ cho hoàn thành 90 ngày

Mối Quan Tâm:
  ⚠️ Phạm Thị D có 3 nhiệm vụ quá hạn và tham gia thấp
     Hành Động: Cuộc họp quản lý đã lên lịch cho 6/11

Mục Hành Động:
  - Theo dõi với quản lý của Phạm Thị D
  - Chuẩn bị cho check-in Tuần 1 của Trần Thị B
  - Lên lịch check-in 60 ngày của Lê Văn C
  - Onboard nhân viên mới (Bùi Thị H) bắt đầu 11/11

Chỉ Số:
  - Tiến độ trung bình: 57% (↑ 5% từ tuần trước)
  - Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ: 85% (↓ 3% từ tuần trước)
  - Hoàn thành đúng hạn: 90% (→ giống tuần trước)

---

💡 Thực Hành Tốt Nhất

Theo Dõi Hàng Ngày: ✅ Kiểm tra nhiệm vụ quá hạn ✅ Xem xét bình luận mới ✅ Giải quyết vấn đề khẩn cấp ✅ Phản hồi câu hỏi ✅ Kỷ niệm hoàn thành

Theo Dõi Hàng Tuần: ✅ Xem xét tất cả kế hoạch đang hoạt động ✅ Xác định kế hoạch có rủi ro ✅ Theo dõi vấn đề ✅ Chuẩn bị cho check-in ✅ Giao tiếp với quản lý

Theo Dõi Hàng Tháng: ✅ Phân tích xu hướng ✅ Xem xét chỉ số ✅ Xác định cải thiện ✅ Cập nhật mẫu ✅ Báo cáo cho lãnh đạo

Cách Tiếp Cận Chủ Động: ✅ Đừng chờ vấn đề ✅ Check-in thường xuyên ✅ Can thiệp sớm ✅ Giao tiếp rõ ràng ✅ Cải thiện liên tục

---

🔗 Tài Nguyên Liên Quan

• Kế Hoạch Onboarding - Hiểu onboarding

• Kế Hoạch Offboarding - Hiểu offboarding

• Phân Tích & Báo Cáo - Chỉ số chi tiết

• Nhiệm Vụ & Phân Công - Quản lý nhiệm vụ

---

Phiên bản: 1.0 Cập nhật lần cuối: 17 tháng 10, 2025 Ngôn ngữ: Tiếng Việt