Quy trình 8 bước

Mục đích: Hướng dẫn HR thực hiện quy trình đào tạo hoàn chỉnh từ A-Z Phạm vi: Từ phân tích nhu cầu → Lập kế hoạch → Thực thi → Đánh giá hiệu quả Ngày tạo: 2025-10-12

---

📊 TỔNG QUAN QUY TRÌNH

Quy trình 8 bước chuẩn

graph TD
    A[1. Phân tích nhu cầu] --> B[2. Lập kế hoạch hàng năm]
    B --> C[3. Thiết kế chương trình]
    C --> D[4. Lập ngân sách]
    D --> E[5. Tổ chức & Ghi danh]
    E --> F[6. Thực thi đào tạo]
    F --> G[7. Đánh giá kết quả]
    G --> H[8. Đánh giá hiệu quả]
    H --> A

---

🔍 BƯỚC 1: PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO

🎯 Mục tiêu

Xác định ai cần đào tạo gì, tại sao, và mức độ ưu tiên

📋 Các nguồn thu thập nhu cầu

1.1 Từ Phân Tích Khoảng Cách Năng Lực

Module: Sprint 4.1 - Training Needs Analysis

Bước thực hiện:

1. Truy cập: /manage/training/needs
2. Click "Phân tích Gap năng lực"
3. Chọn phạm vi:
   - Theo phòng ban
   - Theo vị trí
   - Theo cá nhân
4. Xem báo cáo gap:
   - Năng lực hiện tại vs Yêu cầu
   - Mức độ thiếu hụt
   - Số người bị ảnh hưởng
5. Xuất danh sách nhu cầu ưu tiên

Kết quả:

• ✅ Danh sách năng lực cần đào tạo

• ✅ Mức độ ưu tiên (Khẩn cấp/Cao/Trung bình/Thấp)

• ✅ Số lượng nhân viên cần đào tạo

1.2 Từ Khảo sát nhu cầu

Module: Sprint 4.1 - Training Needs Surveys

Bước thực hiện:

1. Tạo khảo sát nhu cầu:
   - Truy cập: /manage/training/needs/surveys
   - Click "Tạo khảo sát mới"
   - Chọn đối tượng (phòng ban/vị trí/cá nhân)
   - Thêm câu hỏi về:
     * Kỹ năng cần cải thiện
     * Chủ đề quan tâm
     * Hình thức học ưa thích
     * Thời gian phù hợp

2. Gửi khảo sát:
   - Chọn người nhận
   - Đặt deadline
   - Gửi thông báo

3. Thu thập & phân tích:
   - Xem tỷ lệ phản hồi
   - Phân tích kết quả
   - Xác định top needs

Kết quả:

• ✅ Nhu cầu từ nhân viên

• ✅ Ưu tiên theo số phiếu

• ✅ Insights về sở thích học tập

1.3 Từ Đánh Giá Hiệu Suất

Module: Tích hợp với Organization module

Bước thực hiện:

1. Review kết quả đánh giá hiệu suất
2. Xác định lĩnh vực cần cải thiện
3. Ánh xạ sang nhu cầu đào tạo

1.4 Từ Chiến Lược Kinh Doanh

Nguồn: Đầu vào từ ban lãnh đạo

Bước thực hiện:

1. Họp với ban lãnh đạo
2. Xác định ưu tiên chiến lược
3. Chuyển đổi sang yêu cầu đào tạo

📊 Kết Quả Của Bước 1

Tài liệu: Báo Cáo Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo

Nội dung:

• ✅ Danh sách nhu cầu đào tạo (có ưu tiên)

• ✅ Đối tượng mục tiêu cho mỗi nhu cầu

• ✅ Khoảng cách năng lực cần khắc phục

• ✅ Timeline đề xuất

• ✅ Phạm vi ngân sách ước tính

Template: TEMPLATE-01-BAO-CAO-PHAN-TICH-NHU-CAU-DAO-TAO.md

---

📅 BƯỚC 2: LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO HÀNG NĂM

🎯 Mục tiêu

Chuyển nhu cầu thành kế hoạch cụ thể với timeline và ngân sách

📋 Bước thực hiện

2.1 Tạo Kế Hoạch Đào Tạo Năm

Module: Sprint 4.2 - Annual Training Plans

Bước thực hiện:

1. Truy cập: /manage/training/plans
2. Click "Tạo kế hoạch năm mới"
3. Nhập thông tin:
   - Năm kế hoạch: 2025
   - Mục tiêu tổng thể
   - Ngân sách tổng thể
   - Phê duyệt bởi: CEO/CFO

4. Thêm Kế Hoạch Theo Quý:
   Q1 (Tháng 1-3):
   - Lĩnh vực trọng tâm
   - Chương trình dự kiến
   - Phân bổ ngân sách
   - Mốc quan trọng
   
   Q2 (Tháng 4-6):
   - ...
   
   Q3 (Tháng 7-9):
   - ...
   
   Q4 (Tháng 10-12):
   - ...

5. Link với Training Needs:
   - Chọn needs từ Bước 1
   - Map sang programs
   - Assign priority

6. Submit để phê duyệt

Kết quả:

• ✅ Kế hoạch năm hoàn chỉnh

• ✅ Phân bổ ngân sách theo quý

• ✅ Timeline rõ ràng

• ✅ Được phê duyệt

Template: TEMPLATE-02-KE-HOACH-DAO-TAO-NAM.md

---

🎨 BƯỚC 3: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

🎯 Mục tiêu

Tạo chương trình đào tạo chi tiết với nội dung, hoạt động, và đánh giá

📋 Bước thực hiện

3.1 Sử Dụng Template (Khuyến nghị)

Module: Sprint 4.4 - Program Templates

Bước thực hiện:

1. Truy cập: /manage/training/templates
2. Chọn template phù hợp:
   - Onboarding Program (30 ngày)
   - Leadership Development (3 tháng)
   - Technical Training (6 tuần)
   - Compliance Training (2 tuần)
   - Sales Training (1 tháng)

3. Click "Sử dụng template"
4. Tùy chỉnh:
   - Tên chương trình
   - Thời lượng
   - Nội dung
   - Hoạt động
   - Đánh giá

5. Lưu & Xuất bản

3.2 Tạo Chương Trình Mới (Custom)

Module: Core Training Management

Bước thực hiện:

1. Truy cập: /manage/training/programs
2. Click "Tạo chương trình mới"
3. Nhập thông tin cơ bản:
   - Tên chương trình
   - Mô tả
   - Mục tiêu học tập
   - Đối tượng
   - Thời lượng
   - Competencies liên quan

4. Tạo Tracks (Giai đoạn):
   Track 1: Foundation
   - Duration: 2 tuần
   - Objectives: ...
   
   Track 2: Advanced
   - Duration: 4 tuần
   - Objectives: ...

5. Thêm Activities vào mỗi Track:
   - Classroom training
   - E-learning
   - Workshop
   - On-the-job training
   - Coaching/Mentoring

6. Setup Assessments:
   - Pre-test
   - Mid-term test
   - Final test
   - Practical assessment

7. Lưu & Xuất bản

Kết quả:

• ✅ Chương trình đào tạo hoàn chỉnh

• ✅ Nội dung chi tiết

• ✅ Hoạt động đa dạng

• ✅ Đánh giá rõ ràng

---

💰 BƯỚC 4: LẬP NGÂN SÁCH ĐÀO TẠO

🎯 Mục tiêu

Ước tính và theo dõi chi phí đào tạo

📋 Bước thực hiện

Trong Program Editor:

1. Tab "Ngân sách"
2. Nhập các khoản chi phí:
   
   A. Chi phí trực tiếp:
   - Giảng viên/Nhà cung cấp: 10,000,000 VND
   - Địa điểm: 5,000,000 VND
   - Tài liệu: 2,000,000 VND
   - Thiết bị/Công nghệ: 3,000,000 VND
   - Ăn uống: 3,000,000 VND
   
   B. Chi phí gián tiếp:
   - Di chuyển: 1,000,000 VND
   - Lưu trú: 2,000,000 VND
   - Quản lý: 500,000 VND
   
   C. Chi phí cơ hội:
   - Thời gian nhân viên: 5,000,000 VND
   
   Tổng: 31,500,000 VND

3. Lưu và theo dõi

Kết quả:

• ✅ Ngân sách chi tiết

• ✅ Theo dõi chi tiêu thực tế

• ✅ Variance analysis

Template: TEMPLATE-04-KE-HOACH-NGAN-SACH-DAO-TAO.md

---

📝 BƯỚC 5: TỔ CHỨC & GHI DANH

🎯 Mục tiêu

Lên lịch sessions và ghi danh học viên

📋 Bước thực hiện

5.1 Lên Lịch Sessions

Module: Training Calendar (Sprint 4.3)

Bước thực hiện:

1. Tab "Sessions" trong Program
2. Tạo session cho mỗi activity:
   - Chọn ngày, giờ
   - Chọn địa điểm
   - Phân công giảng viên
   - Thiết lập capacity

3. Xem trên Training Calendar:
   - View theo tháng/tuần/ngày
   - Kiểm tra conflicts
   - Điều chỉnh nếu cần

5.2 Ghi Danh Học Viên

Module: Core Enrollment

Bước thực hiện:

1. Tab "Enrollments"
2. Click "Ghi danh"
3. Chọn phương thức:
   
   A. Thủ công:
   - Chọn từng nhân viên
   - Thêm vào danh sách
   
   B. Theo phòng ban:
   - Chọn phòng ban
   - Tự động thêm tất cả
   
   C. Theo vị trí:
   - Chọn chức danh
   - Tự động thêm
   
   D. Theo competency gap:
   - Chọn competency
   - Hệ thống gợi ý người thiếu

4. Gửi thông báo:
   - Email invitation
   - Calendar invite
   - SMS (optional)

5. Quản lý Waitlist:
   - Tự động thêm khi đầy
   - Thông báo khi có chỗ

Kết quả:

• ✅ Sessions được lên lịch

• ✅ Học viên được ghi danh

• ✅ Thông báo đã gửi

---

🎓 BƯỚC 6: THỰC THI ĐÀO TẠO

🎯 Mục tiêu

Tiến hành đào tạo và theo dõi tiến độ

📋 Bước thực hiện

6.1 Điểm Danh

1. Vào session
2. Click "Điểm danh"
3. Check học viên có mặt
4. Ghi chú (nếu cần)
5. Lưu

6.2 Theo Dõi Tiến Độ

1. Dashboard → "Chương trình đang chạy"
2. Xem metrics:
   - Tỷ lệ tham gia: 95%
   - Tỷ lệ hoàn thành activities: 87%
   - Điểm trung bình assessments: 82%
   - Feedback score: 4.3/5

6.3 Xử Lý Vấn Đề

- Học viên vắng mặt → Gửi nhắc nhở
- Điểm thấp → Coaching
- Feedback tiêu cực → Điều chỉnh
- Conflict lịch → Reschedule

Kết quả:

• ✅ Chương trình chạy trơn tru

• ✅ Vấn đề được xử lý kịp thời

• ✅ Dữ liệu được ghi nhận đầy đủ

Template: TEMPLATE-05-BAO-CAO-THUC-THI-DAO-TAO.md

---

📊 BƯỚC 7: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ (Level 1 & 2)

🎯 Mục tiêu

Đánh giá phản ứng và học tập (Kirkpatrick Level 1 & 2)

📋 Bước thực hiện

7.1 Level 1 - Phản Ứng (Reaction)

Thời điểm: Ngay sau mỗi session/chương trình

Bước thực hiện:

1. Hệ thống tự động gửi khảo sát
2. Học viên đánh giá:
   - Nội dung: 1-5 sao
   - Giảng viên: 1-5 sao
   - Tài liệu: 1-5 sao
   - Tổ chức: 1-5 sao
   - Tổng thể: 1-5 sao

3. Xem kết quả:
   - Tab "Evaluations"
   - Điểm trung bình: 4.2/5
   - Tỷ lệ hài lòng: 85%
   - Comments

7.2 Level 2 - Học Tập (Learning)

Thời điểm: Cuối chương trình

Bước thực hiện:

1. Xem điểm assessments:
   - Pre-test: 65%
   - Mid-term: 75%
   - Final test: 88%
   - Improvement: +23%

2. Phân tích:
   - % đạt yêu cầu: 92%
   - Điểm trung bình: 85%
   - Top performers
   - Need improvement

Kết quả:

• ✅ Báo cáo Level 1 & 2

• ✅ Insights để cải thiện

• ✅ Dữ liệu cho Level 3 & 4

Template: TEMPLATE-06-BAO-CAO-KET-QUA-HOC-TAP.md

---

🎯 BƯỚC 8: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ (Level 3 & 4)

🎯 Mục tiêu

Đánh giá hành vi và kết quả kinh doanh (Kirkpatrick Level 3 & 4)

📋 Bước thực hiện

8.1 Level 3 - Hành Vi (Behavior)

Thời điểm: 3 tháng sau đào tạo Module: Sprint 4.4 - Effectiveness Evaluation

Bước thực hiện:

1. Gửi khảo sát follow-up:
   - Tự đánh giá học viên
   - Đánh giá của quản lý
   - Đánh giá của đồng nghiệp

2. Phỏng vấn quản lý:
   - Thay đổi hành vi quan sát được
   - Áp dụng kỹ năng vào công việc
   - Tác động đến team

3. Quan sát thực tế:
   - Work samples
   - Performance data
   - Customer feedback

4. Tính toán:
   - % áp dụng kỹ năng: 85%
   - Tần suất sử dụng: Hàng ngày
   - Mức độ thành thạo: 4.1/5

8.2 Level 4 - Kết Quả (Results) & ROI

Thời điểm: 6 tháng sau đào tạo

Bước thực hiện:

1. Thu thập dữ liệu KPI:
   - Năng suất: +15%
   - Chất lượng: +20%
   - Doanh thu: +10M VND/tháng
   - Chi phí: -5%
   - Sự hài lòng khách hàng: +12%

2. Tính toán lợi ích:
   Lợi ích hàng năm:
   - Tăng doanh thu: 120M VND
   - Tiết kiệm chi phí: 30M VND
   - Tổng lợi ích: 150M VND

3. Tính ROI:
   Chi phí đào tạo: 50M VND
   Lợi nhuận ròng: 150M - 50M = 100M VND
   ROI = (100M / 50M) × 100% = 200%

4. Phân tích:
   - Payback period: 4 tháng
   - Benefit-Cost Ratio: 3:1
   - NPV: 95M VND

Kết quả:

• ✅ Báo cáo hiệu quả hoàn chỉnh

• ✅ ROI được chứng minh

• ✅ Insights cho chương trình tương lai

Template: TEMPLATE-07-BAO-CAO-HIEU-QUA-DAO-TAO.md

---

🔄 CHU TRÌNH LIÊN TỤC

Cải Tiến Liên Tục

Bước 8 → Bước 1:
- Sử dụng insights từ đánh giá hiệu quả
- Xác định nhu cầu mới
- Cải thiện chương trình hiện tại
- Bắt đầu chu kỳ mới

---

📚 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Templates

1. Phân tích nhu cầu

2. Kế hoạch năm

3. Thiết kế chương trình

4. Kế hoạch ngân sách

5. Báo cáo thực thi

6. Báo cáo kết quả học tập

7. Báo cáo hiệu quả & ROI

Hướng dẫn khác

• Bắt đầu nhanh

• Tính năng hệ thống

• Thực hành tốt nhất

---

🎉 Chúc bạn thành công với quy trình đào tạo! 🚀

---

Phiên bản: 1.0 | Ngày: 2025-10-12